Bối cảnh: Hàng tháng, HR tốn hàng chục giờ để giải quyết khiếu nại thiếu công của công nhận
Một trong những công việc khiến bộ phận C&B mất nhiều thời gian mỗi kỳ tính lương là tìm hiểu nguyên nhân thiếu công. Nhìn trên bảng chấm công, một nhân viên chỉ đơn giản là thiếu một ngày công hoặc một vài giờ làm việc. Nhưng để xác định chính xác vì sao dữ liệu bị thiếu, HR có thể phải kiểm tra nhiều nguồn thông tin, đối chiếu lịch làm việc, dữ liệu máy chấm công, đơn nghỉ phép, đăng ký tăng ca và thậm chí liên hệ trực tiếp với nhân viên hoặc quản lý. Khi số lượng nhân sự lên đến vài trăm hoặc vài nghìn người, việc xử lý từng trường hợp thủ công có thể trở thành một khối lượng công việc rất lớn vào cuối kỳ payroll.
Thực tế, thiếu công không phải lúc nào cũng có cùng một nguyên nhân. Trường hợp phổ biến nhất là nhân viên quên chấm công khi vào hoặc ra khỏi ca. Đặc biệt trong môi trường làm việc theo ca, có nhiều khung giờ và nhiều khu vực chấm công, việc bỏ sót một lần chấm có thể khiến hệ thống không ghi nhận đủ thời gian làm việc. Một số trường hợp khác xuất phát từ việc máy chấm công không nhận diện được khuôn mặt, vân tay hoặc thẻ, khiến nhân viên tưởng rằng mình đã chấm công nhưng dữ liệu thực tế không được ghi nhận.
Một nhóm nguyên nhân khác đến từ nghiệp vụ nhân sự. Nhân viên có thể đi công tác, làm việc tại địa điểm khác, nghỉ phép, nghỉ ốm, tham gia đào tạo hoặc được điều chuyển sang một ca làm việc khác nhưng thông tin chưa được cập nhật kịp thời. Tương tự, việc đăng ký tăng ca, đổi ca hoặc điều chỉnh lịch làm việc không đúng quy trình cũng có thể khiến dữ liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống không khớp nhau.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, vấn đề còn phức tạp hơn khi có nhiều ca làm việc, ca qua ngày, ca đêm, tăng ca trước hoặc sau ca, ngày nghỉ và ngày lễ. Một nhân viên có thể chấm công vào cuối ngày hôm trước nhưng ra ca vào sáng hôm sau. Nếu hệ thống hoặc cấu hình ca không xử lý đúng logic, dữ liệu có thể bị thiếu hoặc phân bổ sai sang ngày khác.
Điều đáng nói là thời gian HR bỏ ra không chỉ nằm ở việc phát hiện thiếu công, mà còn nằm ở việc tìm ra nguyên nhân và xác nhận cách xử lý. C&B có thể phải lập danh sách nhân viên thiếu công, kiểm tra dữ liệu chấm công, hỏi nhân viên, gửi quản lý xác nhận, cập nhật lại dữ liệu rồi kiểm tra một lần nữa trước khi khóa bảng công. Nếu quy trình này lặp lại hàng chục hoặc hàng trăm trường hợp mỗi tháng, C&B sẽ phải dành một lượng thời gian đáng kể cho những công việc mang tính xử lý sự vụ thay vì tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn.
Giải pháp: Làm thế nào phần mềm ezhR giúp Phòng nhân sự tiết kiệm 80% thời gian trong nghiệp vụ chấm công tính lương?
oán này bằng cách tổ chức một quy trình tính công khoa học, trong đó nhân viên sẽ chủ động kiểm tra và xử lý thông tin chấm công, sẵn sàng ngay trước khi đến ngày tổng hợp công cuối tháng.
1. Nhân viên tự kiểm tra bảng công – Giải quyết 90% lỗi thường gặp & giảm tải cho HR
Thông thường, phần lớn thời gian của HR bị tiêu tốn cho các lỗi chấm công đơn giản như:
- Quên chấm công
- Sai ca làm việc
- Về sớm quên đăng ký
Với ezhR, nhân viên có thể tự kiểm tra và xử lý phần lớn các vấn đề này ngay trên ứng dụng. Một trong những điểm mạnh lớn nhất của ezhR là khả năng giúp nhân viên tự kiểm tra và tự xử lý các vấn đề trong bảng công:
- Tự xem bảng công cá nhân, tự kiểm tra giờ vào – ra, nếu thiếu thì bổ sung, nhờ trưởng ca xác nhận
- Nếu đi muộn, về sớm với lý do chính đáng, cũng nhờ trưởng ca xác nhận, để phần mềm tính chính xác không trừ giờ công
- Kiểm tra tăng ca xem có tính đầy đủ hay không, kiểm tra ngày vắng mặt xem có đăng ký ngày nghỉ hay không ..v..
Nhờ đó, HR không còn phải giải quyết các vấn đề lập đi lập lại mỗi ngày. Kết quả:
- Khoảng 90% các lỗi thường gặp được giải quyết trực tiếp bởi nhân viên
- Chỉ khoảng 10% trường hợp đặc biệt mới cần HR hỗ trợ
Trong thực tế, một doanh nghiệp sản xuất FDI Thái Lan ở Bình Dương đã triển khai cho 1000 công nhân, trong đó công nhân tự mình kiểm tra bản công, giảm tải công việc rất nhiều cho phòng nhân sự và khối quản lý sản xuất.
Bảng công, Phiếu công trên Mobile App
Bảng công bất thường Portal
Bảng công Portal
2. Giao diện thân thiện của bảng công calendar nhiều màu sắc – dễ hiểu, dễ kiểm tra
ezhR sử dụng giao diện bảng công dạng calendar trực quan với nhiều màu sắc khác nhau:
- Màu hiển thị ngày làm việc
- Màu cảnh báo đi trễ hoặc thiếu công
- Màu tăng ca hoặc nghỉ phép
- Dễ nhận biết lỗi chỉ trong vài giây
Với giao diện thân thiện & trực quan, việc tự kiểm tra bảng chấm công trở nên dễ dàng và “thú vị”.
Thiết kế trực quan này giúp cả nhân viên và quản lý:
- Dễ kiểm tra dữ liệu
- Hạn chế nhầm lẫn
- Giảm thời gian đọc bảng công
Thay vì phải xem các file Excel phức tạp, người dùng có thể hiểu tình trạng công chỉ bằng cách nhìn vào lịch màu.
Mobile App:
Portal:
3. Nhân viên lớn tuổi vẫn dễ dàng sử dụng – xu hướng phổ cập công nghệ mở ra cơ hội đối thoại nhân viên dễ dàng
Ngày nay, việc sử dụng ứng dụng công nghệ đã trở nên quen thuộc hơn với đa số người lao động. Tại Việt Nam, sự phổ biến của các nền tảng như VNeID giúp người dân, quen với việc dùng app, kể cả với nhóm đối tượng khó như lao động phổ thông, người lớn tuổi. Nhờ đó, việc triển khai ezhR trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với trước đây. Trong một dự án triển khai thực tế, ezhR ghi nhận một kết quả rất thú vị: Ngay cả cô lao công lớn tuổi vẫn có thể sử dụng ứng dụng bình thường để:
- Xem bảng công
- Kiểm tra ngày làm việc
- Theo dõi lịch sử chấm công
Điều này có được là nhờ ezhR được cải tiến liên tục về giao diện để phù hợp với nhiều nhóm lao động khác nhau, kể cả người ít tiếp xúc công nghệ.
Nhờ vào ezHR app, doanh nghiệp có thêm 1 kênh truyền thông trực tiếp và hiệu quả đến từng người lao động. Người lao động luôn chú ý đến quyền lợi của mình, thể hiện qua việc họ xem xét rất kỹ bảng chấm công, có khi hàng ngày. Khi họ truy cập ezHR app xem bảng công, doanh nghiệp cũng dễ dàng gửi đến từng người lao động các thông báo nội bộ quan trọng như lịch làm việc, chính sách, quy định an toàn.
Xem bảng công:
Kiểm tra ngày làm việc:
Theo dõi lịch sử chấm công:
Tổng kết
ezHR không chỉ là phần mềm chấm công, mà là công cụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian vận hành bằng cách:
- Cho phép nhân viên tự kiểm tra bảng công với giao diện calendar trực quan, dễ hiểu
- Giảm tải công việc cho HR và quản lý, tăng hiệu suất làm việc
- Giảm đáng kể lỗi chấm công thường gặp, giảm số lượng câu hỏi lặp lại gửi đến HR về bảng công cá nhân, qua đó tăng tính minh bạch giữa nhân viên và công ty
Trong thời đại chuyển đổi số, những hệ thống đơn giản, dễ dùng và giúp nhân viên chủ động như ezhR sẽ trở thành xu hướng quản trị nhân sự mới của doanh nghiệp hiện đại. HR không còn phải “chạy theo sửa lỗi chấm công”, mà có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn.
Câu hỏi th
Tìm hiểu chi tiết giải pháp tại trang Phần mềm nhân sự tiền lương ezHR.