Phần mềm nhân sự ezhr
Module chức năng
Demo miễn phí !
Đăng ký ngay để nhận được phiên bản demo miễn phí cùng với sự hỗ trợ và hướng dẫn nhiệt tình của nhân viên OneHR
Hoạch định tổ chức
Xem thêm
- Đa dạng các phương pháp thiết lập định biên nhân sự (như Dựa trên Khối lượng công việc, Định mức lao động, Năng lực nhân sự, Doanh thu, Sản lượng,…)
- Thiết lập và quản lý kế hoạch ngân sách nhân sự hằng năm
- Số hóa bảng mô tả công việc (JD), liên kết chặt chẽ với bộ tiêu chính đánh giá hiệu suất (KPI)
- Số hóa bảng tiêu chuẩn công việc, liên kết đến bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc (P1_Position)
Nhân tài và Tuyển dụng
Xem thêm
- Trang tuyển dụng (Post job) cung cấp tự động thông tin và các vị trí tuyển dụng đến Ứng viên hoặc giúp Ứng viên tự đăng tin ứng tuyển
- Hỗ trợ nhiều công cụ (như scan CV, kết nối hàm API, trang tuyển dụng,…) giúp tự động cập nhật hồ sơ ứng viên nhanh và chính xác
- Ứng dụng công nghệ AI (trí tuệ nhân tạo) giúp phân tích năng lực ứng viên đưa vào các talent pool phù hợp
- Tương tác tự động với ứng viên từ lúc tiếp nhân hồ sơ đến tiến trình của từng vòng phỏng vấn (như chủ động gửi email thông tiếp nhận hồ sơ, thông báo lịch phỏng vấn, thông báo kết quả phỏng vấn,..)
Hồ sơ nhân viên
Xem thêm
- Mã hóa hoàn toàn thông tin cá nhân của nhân viên, tuân thủ quy định hiện hành của Cơ quan nhà nước về quản lý dữ liệu thông tin cá nhân của người lao động
- Người dùng linh hoạt thiết kế Quy trình pre-onboard và on-boarding với nhân viên mới và chủ động kiểm soát tiến trình thực hiện
- Công cụ đánh giá giá trị công việc hỗ trợ xác định mức lương P1 cho nhân viên dựa trên bộ tiêu chí và các phương pháp đánh giá hiện hành
Tích hợp chữ ký số và chữ ký điện tử trong tất cả quy trình nhân sự (Hợp đồng, các quyết định Bổ nhiệm, Khen thưởng,…)
Chấm công & Ngày nghỉ
Xem thêm
- Quản lý các ca làm việc theo nhiều loại hình ngành nghề khác nhau (như ca gãy của ngành F&B, Hospitality hoặc ca làm việc đặc thù của ngành Logistic, ca đêm của ngành Sản xuất,…)
- App mobile Chấm công hỗ trợ chấm công định vị GPS tích hợp nhận dạng khôn mặt phù hợp với nhân viên thị trường, nhân viên kinh doanh
- App mobile Chấm công thông qua BSSID phù hợp với hệ thống chuỗi tích hợp nhận dạng khuôn mặt của người chấm công giúp hạn chế chấm công hộ
- Tương thích với hầu hết các loại máy và đời máy chấm công hiện có trên thị trường, hạn chế thao tác thủ công từ việc lấy dữ liệu thô (raw data)
Quản lý Bảo hiểm
Xem thêm
- Hồ sơ bảo hiểm được số hóa giúp nhân viên chủ động quản lý và đề xuất thay đổi thông tin cá nhân, hỗ trợ phận nghiệp vụ giảm thao tác thủ công khi cập nhật thông tin thay đổi của nhân viên (ví dụ thay đổi số điện thoại cá nhân, thay đổi đơn vị khám chữa bệnh,…)
- Thông tin báo tăng, báo giảm bảo hiểm được kế thừa tự động từ nhiều nguồn dữ liệu giúp hạn chế thao tác thủ công của bộ phận nghiệp vụ (như danh sách nhân viên ký mới HĐLD, danh sách nhân viên nghỉ không lương trên 14 ngày trong tháng, Danh sách nhân viên có thay đổi chức danh,…)
- Tương thích với nhiều phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến giúp bộ phận nghiệp vụ hạn chế thao tác thủ công nhập liệu hai lần
Phân loại và quản lý mức thu nhập trích nộp, tỷ lệ trích nộp giữa người Việt Nam và người Nước ngoài
Lương và phúc lợi
Xem thêm
- Thư viện bộ hàm lương phong phú giúp thiết lập phương pháp tính lương linh hoạt, dễ dàng tạo mới hoặc điều chỉnh phương pháp khi doanh nghiệp có sự thay đổi chính sách lương
- Công cụ phân tích dữ liệu bất thường trước và sau khi tính lương giúp bộ phận nghiệp vụ giảm thao tác kiểm tra, đối chiếu số liệu
Cơ chế mã hóa hoàn toàn dữ liệu đầu vào và kết quả đầu ra của thông tin lương giúp quản trị dữ liệu an toàn, tránh lộ thông tin lương và các khoản liên quan - Chính sách lương và chế độ, phúc lợi được quản lý theo từng nhóm vị trí chức danh công việc giúp hạn chế sai sót trong quá trình vận hành và tính toán
Cổng thông tin nhân viên
Xem thêm
- Chủ động quản lý thông tin cá nhân: Nhân viên chủ động quản lý, kiểm tra và đối chiếu các thông tin cá nhân (như quỹ phép, số giờ OT, thời gian làm việc, bảng công chi tiết, phiếu lương,…)
- Giảm tải thủ tục giấy tờ: Nhân viên đề xuất online các chính sách hưởng của bản thân (như nghỉ phép, vào trễ/ra sớm, bổ sung dữ liệu điểm danh,…)
- Chủ động kiểm soát công việc: Cấp quản lý phê duyệt online đề xuất của nhân viên (như đề xuất nghỉ phép, đề xuất thay đổi ca làm việc,…)
- Gia tăng trải nghiệm nhân viên: thông tin truyền thông, thông báo nội bộ, khảo sát nhân sự được thực hiện online giúp các phòng ban và bộ phận admin tương tác với nhân viên, hạn chế điểm nghẽn thông tin
Đào tạo & Phát triển
Xem thêm
- Bộ khung đào tạo (gồm khóa đào tạo, nội dung đào tạo, thời lượng đào tạo, thời gian tái đào tạo,..) về kỹ năng cứng (technical skills) hoặc kỹ năng mềm (Soft skills) được thiết lập chi tiết theo từng vị trí công việc và phận loại theo nhân viên hoặc cấp quản lý
- Quản lý hợp đồng (cam kết) đào tạo giữa Công ty và nhân viên, cảnh báo ràng buộc khi hợp động bị vi phạm
Tự động phân tích gap đào tao khi nhân viên thay đổi chức danh công việc, tự động cảnh báo khi nhân viên sắp đến hạn tái đào tạo - Đánh giá hiệu quả sau đào tạo dựa trên bộ tiêu chí đánh giá và mục tiêu đào tạo
Đánh giá nhân viên
Xem thêm
- Quản lý mục tiêu công việc (MBO) hỗ trợ quy trình giao mục tiêu (top – down), quy trình đăng ký mục tiêu (bottom – up), giúp người dùng thuận tiện trong giao, thực hiện và quản lý mục tiêu công việc
- Bộ Công cụ đánh giá hiệu suất BSC-KPI và OKR giúp đo lường và duy trì hiệu suất của nhân viên một cách tường minh và công bằng
Thiết lập và quản lý bộ khung năng lực (mô hình ASK) theo từng vị trí chức danh công việc - Công cụ đánh giá năng lực hỗ trợ đánh giá và phân tích năng lực nhân viên, gợi ý vị trí công việc phù hợp với năng lực đang có hoặc sẽ đạt được
Chỉ số nhân sự
Xem thêm
- Nhóm chỉ số về Hiệu quả nhân sự (ví dụ: Tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn thử việc, Tỷ lệ nghỉ việc sau 12 tháng làm việc, Tỷ lệ nhân viên thử việc thành công, Biến động headcount theo độ tuổi/thâm niên/giới tính,…)
- Nhóm chỉ số về Chất lượng quản lý (ví dụ: Tỷ lệ nghỉ việc đang tiếc, Tỷ lệ nghỉ phép trên tổng headcount, Tỷ lệ OT trên tổng giờ công, Tỷ lệ nhân viên OT trên tổng headcount,…)
- Nhóm chỉ số về Môi trường làm việc (ví dụ: Tỷ lệ vi phạm kỷ luật trên tổng số nhân viên, Tỷ lệ tái phạm kỷ luật trên tổng số lần vi phạm, Tỷ lệ nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân viên,…)
- Nhóm chỉ số về Năng suất lao động (như Lương bình quân trên một vị trí, Doanh thu bình quân trên một vị trí, Tỷ lệ xếp loại đánh giá trên tổng số nhân viên được xếp loại, Chế độ phúc lợi bình quân trên từng vị trí chức danh,…)
Văn phòng số
Xem thêm
- Quản lý tài nguyên (book xe, book phòng họp, cấp phát trang thiết bị lao động)
- Quản lý thông tin (Quản lý công văn đến/đi, Thư viện tri thức, Truyền thông nội bộ, ChatGPT tra cứu thông tin)
- Quản lý công việc (Quản lý mục tiêu công việc, quản lý tiến trình thực hiện, quản lý kết quả thực hiện và quản lý kết quả đánh giá mục tiêu)
- Quản lý quy trình vận hành (Quy trình thanh toán, quy trình tạm ứng/hoàn ứng, quy trình đề xuất cá nhân như nghỉ phép, thay đổi thông tin cá nhân,…)
Gắn kết nhân viên
Xem thêm
- Tổ chức khảo sát hoặc bình chọn online (ví dụ khảo sát về chính sách, môi trường làm việc, bình chọn nhân viên xuất sắc, bình chọn địa điểm teambuilding,…)
- Thư viện tri thức giúp nhân viên chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm và học hỏi, tăng tương tác qua việc bình chọn và tặng điểm thưởng với câu hỏi và câu trả lời chất lượng
- Chuyên mục Kaizen ghi nhận các đóng góp, ý kiến cải tiến của nhân viên
- Chuyên mục tin tức, sự kiện (Bảng tin, Album ảnh, Bài viết của tôi,…)
Lương sản phẩm
Xem thêm
- Bảng giá sản phẩm được thiết lập theo nhiều tham số chi tiết (như theo công đoạn, theo sản phầm hoàn thành, theo năng suất máy,…)
- Cơ chế chấp công theo vị trí làm việc (theo vị trí của chuyền, của xưởng) giúp giảm tải công việc và tăng độ chính xác trong thống kê giờ công của bộ phận thống kê sản xuất
- Khả năng tích hợp API giúp đồng bộ sản lượng từ các phần mềm thống kê sản xuất, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu
- Hạn chế thao tác thực hiện điều chuyển/điều động trên phần mềm nhưng vẫn quản lý đươc nhân viên đi tăng cường và nhận tăng cường thông qua kế hoạch làm việc và chấm công theo vị trí làm việc
Quản trị hệ thống
Xem thêm
- Phân quyền các lớp dữ liệu theo nhiều cấp độ, như: phân quyền người dùng theo vai trò (role), phân quyền form màn hình, phân quyền chức năng nghiệp vụ, phân quyền phạm vi dữ liệu được truy xuất, ..
- Dữ liệu của hệ thống được mã hóa trên database, chống sao chép hoặc lộ thông tin
- Hệ thống được pentest thường xuyên để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu
- Giải pháp backup/restore và cơ chế HA (High Availability) giúp hệ thống vận hành ổn định
Đào tạo trực tuyến
Xem thêm
- Xây dựng thư viện khóa học và danh sách môn học theo từng khóa, theo từng vị trí chức danh công việc
- Lưu trữ nội dung thông tin bài giảng theo từng môn học
- Xây dựng và quản lý ngân hàng câu hỏi, đáp án và hình thức chấm điểm
- Thiết kế bộ đề thì theo từng nội dung đào tạo
Hoạch định tổ chức
Thiết lập Org chart và Reporting line trực quan dạng kéo thả (drag and drop)
Thiết lập cấu trúc tổ chức theo hình thức kéo/thả giúp nhà quản trị có góc nhìn trực quan, thấy ngay được sự thay đổi, biến động của tổ chức từ cấu trúc đến nhân sự, thay vì tốn nhiều thao tác qua nhiều màn hình khác nhau như thường thấy
Phân tích nhân sự kế thừa theo từng vị trí công việc
Giúp nhà quản trị chủ động trong điều phối nhân sự giữa các vị trí công việc, tối ưu được nguồn nhân sự và hiệu quả công việc
Công cụ xây dựng định biên nhân sự
Giúp nhà quản trị hoạch định số lượng nhân sự theo từng vị trí chức danh dựa trên đại lượng FTE (Full-time equivalent) của từng bộ phận hoặc của Công ty
Công cụ xây dựng ngân sách nhân sự của Công ty và từng bộ phận
Công cụ xây dựng ngân sách nhân sự giúp Công ty chủ động lên ngân sách hằng năm và qua đó giúp nhà quản trị kiểm soát được quá trình thực hiện của các chi phí COL của từng bộ phận và của cả Công ty
Xây dựng mô tả công việc (JD) và tiêu chuẩn công việc (JS) theo từng vị trí chức danh
Từng vị trí chức danh sẽ được thiết lập bảng mô tả công việc (JD) và bảng tiêu chuẩn công việc (JS), đây là diwx kiện quan trọng giúp phân tích và đánh giá giá trị công việc (Job Evalution) và xây dựng bộ tiêu chuẩn đo lường hiệu suất (KPI)
Nhân tài và tuyển dụng
Đồng bộ tự động dữ liệu ứng viên từ nhiều nguồn
Ứng dụng nhiều giải pháp công nghệ để giúp cập nhật thông tin ứng viên (CV) nhanh nhất có thể, như:
- Scan CV đính kèm file qua Email
- Scan CV bản cứng nộp trực tiếp
- Kết nối hàm API với các Kênh tuyển dụng để tải CV tự động
- Đồng bộ trực tiếp từ trang Web tuyển dụng nội bộ của Công ty
Xây dựng và chăm sóc danh sách các ứng viên tiềm năng (Talent Pool)
- Thiết lập tiêu chuẩn tuyển dụng theo từng vị trí chức danh
- Cung cấp thường xuyên đến ứng viên danh sách vị trí Công ty đang tuyển kèm bảng mô tả công việc đầy đủ
- Thông báo đến ứng viên làm mới hồ sơ (CV) theo định kỳ
Ứng dụng công nghệ giúp phân tích và gợi ý ứng viên theo từng vị trí tuyển
Công nghệ AI và nền tảng Big data sẽ hỗ trợ người tuyển dụng:
- Phân tích khoảng cách năng lực ứng viên so với tiêu chuẩn tuyển dụng
- Cung cấp danh sách ứng ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển
- Gợi ý ứng viên cho những vị trí phù hợp khác
Xây dựng thương hiệu tuyển dụng từ sự tương tác mạnh mẻ với ứng viên
Nhà tuyển dụng tương tác online với ứng viên từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ cho đến kết quả của từng vòng phỏng vấn, như:
- Gửi mail cảm ơn khi tiếp nhận hồ sơ ứng viên
- Gửi mail lịch phỏng vấn cho các vòng phỏng vấn
- Gửi mail chúc mừng khi ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn
- Gửi mail cảm ơn khi ứng viên không vượt vòng phỏng vấn
- Gửi mail thư mời nhận việc và xác nhận nhận việc
Tự động quy trình pre-onboarding trước khi nhận việc
- Các thủ tục cần chuẩn bị trước khi ứng viên đến nhận việc được hệ thống thành checklist và gửi mail tự động đến ứng viên
- Các thông tin cần ứng viên hoàn chỉnh trước ngày nhận việc được số hóa giúp ứng viên thuận tiện bổ sung thông tin
Nhận định và phân tích xu hướng tuyển dụng thông qua các chỉ số (HR Metrics)
ezHR cung cấp các chỉ số nhân sự (HR Metrics) giúp nhà tuyển dụng có đầy đủ góc nhìn về tình hình tuyển dụng hoặc dự báo về xu hướng tuyển dụng, như:
- Hiệu quả kênh tuyển dụng
- Thời điểm tuyển dụng (cao điểm, thấp điểm)
- Leadtime từng vị trí
- Chất lượng nguồn tuyển dụng – …
Hồ sơ nhân viên
Đảm bảo tính tuân thủ của cơ quan nhà nước trong quản trị dữ liệu nhân viên
- Bảo vệ dữ liệu và thông tin cá nhân của nhân viên theo Nghị định 13 và các quy định hiện hành của cơ quan nhà nước
- Quản trị thông tin đầu vào, cảnh báo khi dữ liệu hoặc thông tin của nhân viên chưa tuân thủ quy định của cơ quan quản lý (ví dụ độ tuổi lao động dưới 15) hoặc quy định của Công ty (ví dụ thiếu các thông tin bản cứng về bằng cấp, giấy tờ tùy thân,…)
Tự động quy trình On-boarding với nhân viên mới
- Hệ thống Chatbot giúp giải đáp tự động các thắc mắc của nhân viên trong quá trình hội nhập
- Hệ thống thư viện tri thức và ChatGPT hỗ trợ nhân viên xử lý các điểm vướng trong công việc thường nhật
- Hệ thống quản lý văn bản giúp nhân viên tiếp cận nhanh các tài liệu, các quy chế, nội quy của Công ty
- Hệ thống Org chart và Reporting line giúp nhân viên biết được mối quan hệ của mình trong bộ phận và tương tác với các bộ phận và nhân viên khác
- Cổng thông tin (Portal) giúp nhân viên nắm bắt được thông tin về các khóa học, các nội dung đào tạo được Công ty tổ chức hoặc các mục tiêu công việc (KPI) trong giai đoạn thử việc
- Hệ thống e-Learning cung cấp nội dung bài giảng và kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo
Tích hợp chữ ký số và chữ ký điện tử trong quy trình ký Hợp đồng lao động
Quy trình ký hợp đồng lao động online tích hợp với chữ ký số và chữ ký điện tử trên cùng một nền tảng giúp nhân viên và Công ty thuận tiên trong việc ký hợp đồng, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu thông tin hợp đồng
Tự động quy trình Off-boarding với nhân viên nghỉ việc
Chức năng Đăng ký nghỉ việc tự nhận diện và cảnh báo tính hợp lệ về thời gian báo trước của nhân viên khi nghỉ việc
Chức năng Xử lý thông tin nghỉ việc giúp nhân viên và các bộ phận liên quan hoàn tất thủ tục nghỉ việc trực tiếp trên hệ thống, tiết kiệm giấy tờ và thời gian ký hồ sơ
Chức năng Thanh lý hợp đồng tự động xử lý kết quả nghỉ việc, kết quả các khoản tính hưởng của nhân viên khi nghỉ việc
Chấm công và ngày nghỉ
Đồng bộ tự động với 99% model máy chấm công hiện có trên thị trường
- Đồng bộ tự động dữ liệu chấm công tức thời với hầu hết các máy chấm công hiện có trên thị trường
- Kiểm soát được dữ liệu thừa thiếu sau khi đồng bộ
Đa dạng phương pháp xếp ca làm việc
Nhiều phương pháp xếp ca làm việc phù hợp với đa số doanh nghiệp với nhiều ngành nghề khác nhau, như:
- Xếp ca theo ca/kíp
- Xếp ca theo lịch phân ca của quản lý
- Xếp ca theo đăng ký của nhân viên
- Xếp ca theo quy tắc ca xoay vòng
- Xếp ca tự động dựa trên log in/out
- Xếp ca tự động dựa trên cân đối và tối ưu nguồn nhân lực
Xử lý hiệu quả nhiều ca đặc thù theo ngành
Phần mềm xử lý hiệu quả được phần chấm công của nhiều ca đặc thù như:
- Các ca gãy của ngành F&B
- Các ca gãy của ngành Hospitality
- Các ca linh hoạt thời gian làm việc áp dụng cho nhóm nhân viên văn phòng (thời gian checkin linh hoạt, đảm bảo ngày làm đúng số giờ quy định)
- Các ca của ngành bán lẽ, áp dụng với nhân viên kinh doanh đi thị trường
- Các ca làm việc của tài xế giao nhận hàng hóa
Ứng dụng công nghệ AI phân tích bất thường của dữ liệu chấm công
Chức năng phân tích dữ liệu chấm công giúp phát hiện các trường hợp chấm công bất thường hoặc chưa đúng nguyên tắc như:
- Chấm nhiều lần vào nhưng không có chấm công ra
- Có chấm công nhưng cũng có đăng ký nghỉ phép
- Có chấm công ngoài giờ nhưng chưa được duyệt tăng ca
Công nghệ AI được ứng dụng giúp đưa ra phương án xử lý cho các trường hợp chấm không bất thường ở trên, giúp người dùng giảm thiểu thời gian tìm phương án xử lý, không bị giới hạn bởi nhân viên nghiệp vụ vận hành
Quản lý Bảo hiểm
Tuân thủ các chế độ bảo hiểm của cơ quan nhà nước dành cho người lao động
- Danh sách nhân viên thỏa điều kiện báo tăng bảo hiểm được tự động trích xuất cho người làm bảo hiểm, giúp Công ty không tăng thiếu người hoặc tăng nhầm thời gian
- Danh sách nhân viên thỏa điều kiện báo giảm bảo hiểm được tự động trích xuất cho người làm bảo hiểm, giúp Công ty không báo giảm thiếu người hoặc giảm nhầm thời gian
- Các điều kiện được giải quyết chế độ bảo hiểm như Loại trợ cấp, Mức hưởng trợ cấp, Ngày nghỉ định mức theo từng chế độ được quản lý theo chứng từ phát sinh, giải trừ theo số ngày đã nghỉ nhằm cung cấp thông tin chính xác khi nhân viên cần truy xuất
Quản lý dữ liệu tập trung trên một nền tảng, kết nối dữ liệu đa dạng với nhiều phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến
- Kết quả của các nghiệp vụ báo tăng, báo giảm được quản lý tập trung trên phần mềm, cuối đợt được xuất theo mẫu template quy định để import trực tiếp vào phần mềm kê khai bảo hiểm, người dùng không phải thao tác hai lần
- Kết nối với các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến hiện có trên thị trường như EFY, TS24, VNPT, BKAV, Viettel,..
Phân tích kết quả khám sức khỏe định kỳ của nhân viên, hướng đến môi trường làm việc an toàn và khỏe mạnh
- Dữ liệu khám sức khỏe định kỳ được quản lý trên hệ thống qua từng thời kỳ khám
- Các chỉ số sức khỏe (chỉ số BMI, chỉ số tim mạch,…) được cung cấp cho nhân viên để giúp nhân viên kiểm soát được thể trạng và sức khỏe và giúp Công ty hướng đến sức khỏe bền vững và môi trường làm việc an toàn
Lương và chế độ phúc lợi
Xây dựng và quản lý thang bảng lương
Thiết lập và quản lý sự thay đổi thang bảng lương qua các thời kỳ, bao gồm:
- Ngạch lương
- Dãy Bậc lương
- Hệ số lương hoặc mức lương theo bậc lương
- Tỷ lệ giãn cách giữa các bậc
- Hiệu lực áp dụng
Xây dựng và quản lý thang chế độ phụ cấp đãi ngộ
Thiết lập và quản lý sự thay đổi thang chế độ phúc lợi qua từng thời kỳ, gồm:
- Loại chế độ
- Mức hưởng
- Điều kiện hưởng
- Hiệu lực áp dụng
Xử lý tính lương đa dạng cho nhiều ngành nghề khác nhau
Với bộ hàm lương định danh giúp người làm lương có thể thiết kế phương pháp tính lương theo nhiều cách tính khác nhau, phù hợp với nhiều ngành nghề, như:
- Lương thời gian – Lương doanh số (thưởng bán hàng)
- Lương theo 3P (Đánh giá giá trị công việc_P1 + Đánh giá năng lực_P2 + Đánh giá hiệu suất lao động_P3)
- Lương khoán công việc dành cho cộng tác viên
- Lương cho nhân viên thời vụ thuê ngoài
Tự động kiểm tra và phát hiện các thông tin bất thường trước và sau khi tính lương
Ứng dụng phân tích dữ liệu, phần mềm có thể tự kiểm tra và xuất danh sách các thông tin bất thường trước và sau khi tính lương, ví dụ:
- Nhân viên tăng ca nhiều hơn so với tháng trước liền kề
- Nhân viên ký Hợp đồng lao động nhưng vẫn đang hưởng mức lương thử việc
- Nhân viên không có dữ liệu tăng ca nhưng có lương tăng ca
- Nhân viên nghỉ việc trước ngày đầu tháng nhưng khoản trích bảo hiểm vẫn có số liệu
Bảo mật dữ liệu lương và thu nhập của người lao động
Dữ liệu đầu vào của thu nhập và kết quả tính lương được mã hóa trên database của phần mềm, đảm bảo tính bảo mật thông tin lương và thu nhập trước những tình huống đánh cắp dữ liệu hoặc lộ thông tin
Cổng thông tin nhân viên
Quản lý và điều chỉnh thông tin hồ sơ cá nhân khi có thay đổi, điều chỉnh
Người lao động với tài khoản và mật khẩu được cấp quyền trên phần mềm có thể:
- Xem và quản lý thông tin cá nhân
- Xem lịch sử làm việc hoặc quá trình công tác của mình tại Công ty
- Đề xuất thay đổi thông tin cá nhân
Quản lý quỹ phép tồn và đăng ký nghỉ phép
Người lao động có thể chủ động:
- Quản lý quỹ phép cá nhân, như Quỹ phép định mức, Số phép đã sử dụng, Số phép còn lại có thể sử dụng
- Tự đăng ký nghỉ phép với thời gian và số lượng phép nghỉ mong muốn
Đối chiếu bảng công chi tiết, đăng ký bổ sung dữ liệu chấm công
Theo định kỳ (ngày, tuần, tháng) người lao động có thể kiểm soát được:
- Chi tiết thông tin chấm công
- Chi tiết dữ liệu công
Với thông tin công còn thiếu hoặc có sai sót, người lao động có thể tạo đề xuất bổ sung hoặc điều chỉnh dữ liệu
Xem thông tin phiếu lương hằng tháng và tổng thu nhập lũy kế
Định kỳ hằng tháng, người lao động có thể xem chi tiết thông tin phiếu lương, nếu có sự nhầm lẫn hoặc sai sót có thể tương tác trực tiếp trên phần mềm với bộ phận tích lương thông qua cổng Chat nội bộ
Phê duyệt các sự kiện đăng ký của nhân viên
Số cấp duyệt được thiết kế linh hoạt giúp các cấp duyệt có thể tham gia duyệt oneline trực tiếp trên phần mềm thay vì duyệt giấy như cách truyền thống trước đây
Đào tạo và phát triển
Bộ khung năng lực (theo mô hình ASK) theo mỗi vị trí chức danh giúp làm rõ mục tiêu đào tạo của từng nhân viên
Dựa trên phân tích năng lực có thể giúp:
- Nhân viên tự xác định và có kế hoạch với các mục tiêu đào tạo để hoàn thiện và phát triển bản thân
- Bộ phận và Công ty phân tích có kế hoạch đào tạo cán bộ nguồn phục vụ cho sự phát triển của tổ chức
Bộ khung đào tạo kỹ năng cứng (Technical skills) dành cho cấp nhân viên bao gồm khóa đào tạo, nội dung đào tạo, thời lượng đào tạo, thời gian tái đào tạo,...được thiết lập chi tiết theo từng vị trí công việc
Với bộ khung đào tạo và phân tích gap đào tạo sẽ giúp:
- Nhân viên chủ động xác định được khoảng cách đào tạo giữa thực tế so với yêu cầu của công việc hiện hành
- Nhân viên chủ động xác định được thời hạn tái đào tạo của từng nội dung đào tạo
- Bộ phận đào tạo chủ động lên nội dung đào tạo cho nhân viên mới hoặc nhân viên có thay đổi chức danh công việc
- Bộ phận đào tạo chủ động lên kế hoạch đào tạo với các nội dung có thời hạn và cần tái đào tạo
Bộ khung đào tạo kỹ năng mềm (Soft skills) dành cho cấp quản lý bao gồm khóa đào tạo, nội dung đào tạo được thiết lập cụ thể và chi tiết theo các nhóm chức danh công việc
Với bộ khung đào tạo kỹ năng mềm được thiết lập sẽ giúp:
- Cấp quản lý xác định rõ và cụ thể được các nội dung đào tạo cần tham gia giúp họ thành công lâu dài trên con đường phát triển sự nghiệp
- Cấp nhân viên xác định được định hướng phát triển của bản thân với mục tiêu nghề nghiệp mà họ xác định
Quản lý thời lượng tham gia theo từng nội dung đào tạo
Quản lý thời lượng tham gia theo từng nội dung đào tạo sẽ giúp:
- Nhân viên quản lý và kiểm soát được thời lượng đào tạo đã tham gia và cần phải tham gia của từng nội dung đào tạo
- Bộ phận đào tạo kiểm soát được sự tuân thủ quy định về thời lượng đào tạo của nhân viên, của từng bộ phận tương ứng với từng nội dung đào tạo bắt buộc
Quản lý mục tiêu đào tạo làm cơ sở đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Từng nội dung đào tạo đều được thiết lập mục tiêu KPI cụ thể, đây là cơ sở giúp nhà quản lý phân tích và đánh giá hiệu quả sau đào tạo của mỗi nhân viên
Quản lý hợp đồng (cam kết) đào tạo giữa Công ty và nhân viên
Với các nội dung hoặc khóa đào tạo cần có sự ràng buộc trách nhiệm giữa các bên sẽ thực hiện qua Hợp đồng đào tạo. Hệ thống phân tích tự động các điều khoản ràng buộc, cảnh báo khi điều khoản bị vi phạm bởi một trong hai chủ thể
Hệ thống quản lý tri thức KMS (Knowledge Management System) tương tác đa chiều giữa nhân viên và các cấp phòng ban
Thông qua hệ thống KMS là một phần của T&D mà ở đó sẽ khuyến khích:
- Nhân viên tự đặt ra các vấn đề họ đang gặp phải trong công việc
- Nhân viên chia sẽ các kiến thức, trải nghệm đạt được trong công việc
- Bình chọn câu trả lời hay nhất, câu hỏi hay nhất nhằm tăng sự tương tác và gắn kết nhân viên
Đánh giá nhân viên
Đa dạng công cụ hỗ trợ Đánh giá hiệu quả công việc, linh hoạt trong thiết lập hoặc chuyển đổi giữa các công cụ đánh giá
- Công cụ MBO_Goal setiting và quản lý công việc (tasks manager) giúp nhà quản lý kiểm soát được tình hình thực hiện mục tiêu, giúp nhân viên bám sát được mục tiêu và theo dõi tình hình thực hiện mục tiêu của mình
- Công cụ BSC_KPI giúp nhà quản trị kiểm soát được hiệu suất thông qua các mục tiêu được giao và kết quả thực hiện
- Công cụ OKR giúp nhà quản trị có thể quản trị các mục tiêu chiến lược nhằm thúc đẩy hiệu suất công việc
Công cụ Đánh giá giá trị công việc giúp đo lường tầm quan trọng và xác định giá trị cửa từng vị trí công việc trong một tổ chức, kết quả của việc đo lường này là hướng đến sự công bằng trong cấu trúc tiền lương của doanh nghiệp
Công cụ đánh giá giá trị công việc (Job evaluation) giúp:
- Xác định được giá trị quan trọng của từng vị trí công việc trong tổ chức
- Xây dựng dãy bậc lương và mức lương tương ứng của từng bậc mà vị trí công việc có thể có.
- Là thước đo giúp nhà tuyển dụng xác định được mức lương phù hợp với ứng viên
- Là thước đo giúp nhân viên và quản lý xác định được mức thu nhập điều chỉnh hằng năm hoặc điều chỉnh định kỳ
Công cụ Đánh giá năng lực với bộ khung năng lực xây dựng theo từng vị trí chức danh, dễ dàng thay đổi hoặc điều chỉnh bộ năng lực và hành vi cấp độ tương ứng với từng chu kỳ đánh giá
- Bộ khung năng lực xây dựng và điều chỉnh thuận tiên theo từng vị trí chức danh
- Có sẵn bộ hành vi theo từng cấp độ năng lực để người dùng có thể ứng dụng ngay
- Công cụ đánh giá 360 và kết quả đánh góa giúp nhân viên hình dung được bức tranh năng lực hiện có của họ
- Công cụ phân tích gap năng lực giúp nhân viên thấy được khoảng cách giữa năng lực mà vị trí công việc yêu cầu và năng lực thực tế
Chỉ số nhân sự
Bộ chỉ số phân tích về hiệu quả điều phối nhân sự (Staffing)
Là các chỉ số nhân sự liên quan đến:
- Tỷ lệ nghỉ việc
- Hồ sơ ứng tuyển
- Tốc độ tuyển dụng
Bộ chỉ số phân tích về chất lượng người quản lý
Là các chỉ số nhân sự liên quan đến:
- Số giờ đào tạo
- Chi phí đào tạo
- Vị trí chưa có nhân sự kế thừa – …
Bộ chỉ số phân tích về môi trường làm việc
Là các chỉ số nhân sự liên quan đến:
- Số lần vi phạm kỷ luật
- Số lần để xảy ra sự cố mất an toàn lao động
- Số lần xảy ra tai nạn lao động
Bộ chỉ số phân tích về hiệu suất lao động
Là các chỉ số nhân sự liên quan đến:
- Doanh thu tính trên một nhân viên
- Chi phí tính trên một nhân viên
- Sản lượng trên một nhân viên
Văn phòng số
Hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp trên cùng một nền tảng
Các quy trình quản lý doanh nghiệp như Quy trình mua hàng, đăng ký công tác, đặt xe, tạm ứng và hoàn ứng,..thực hiện online trên cùng một nền tảng, không bị phân mảnh, thuận tiện kiểm soát và hiệu chỉnh
Hệ thống Thư viện trí thức được xây dựng với hình thức mở
Thư viện tri thức được xây dựng như một dạng Wikipedia mà ở đó nhân viên được khuyến khích đóng góp trải nghiệm, chia sẽ kinh nghiệm, đặt câu hỏi và đánh giá xếp loại những câu hỏi hoặc câu trả lời chất lượng
Thư viện văn bản lưu trữ toàn bộ các công văn của công ty
Toàn bộ các công văn, văn bản pháp quy hoặc thông báo, quy định của Công ty được lưu trữ trên hệ thống, quản lý bằng từ khóa và phân quyền truy xuất theo từng nhóm nhân viên giúp mọi người trong Công ty có thể truy xuất khai thác thông tin mà không phải lưu trữ hồ sơ theo cách truyền thống như trước
Khảo sát nhân viên với người được khảo sát có thể ẩn danh
Khảo sát nhân viên định kỳ hoặc thường xuyên về điều kiện làm việc, về chế độ chính sách, về văn hóa Công ty, về cách thức quản lý,…giúp người quản lý và lãnh đạo nắm bắt được tức thời tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, góp phần tạo môi trường làm việc công bằng và hiệu quả
Gắn kết nhân viên
Nhân viên tham gia các khảo sát dưới hình thức ẩn danh
- Chủ đề khảo sát, nội dung khảo sát được thiết kế trực tiếp trên hệ thống qua hình thức bảng hỏi (Survey Questionnaire Form)
- Nhân viên có thể yêu cầu sử dựng phương thức ẩn danh để tham gia các khảo sát định kỳ, khảo sát hàng năm của Công ty tổ chức về chế độ, chính sách, môi trường làm việc,…
- Kết quả khảo sát được cam kết bảo mật người tham gia khảo sát
- Kết quả khảo sát được tự động tổng hợp và phân tích giúp nhà quản trị chuẩn đoán được các bất thường trong chính sách, chế độ hiện có của công ty
Ghi nhận thành tích và tặng điểm thưởng giữa các nhân viên với nhau
- Phòng Nhân sự phối hợp với các phòng ban thiết kế chương trình ghi nhận thành tích và tích điểm
- Nhân viên tích điểm thành tích qua việc đánh giá hoặc ghi nhận từ các nhân viên hoặc các bộ phận khác
- Tổng hợp tự động điểm và quy đổi thành các phần quà có ý nghĩa
Hộp thư online ghi nhận phản ảnh/phản hồi về các vấn đề của nhân viên gặp phải
- Nhân viên có thể phản ảnh theo thời gian thực các vấn đề họ đang gặp phải trong công việc hoặc trong môi trường làm việc, ví dụ như cải thiện chất lượng bữa ăn, môi trường làm việc nóng bức, nhà về sinh không sạch sẽ,…
- Nhà quản lý tiếp nhận và tương tác thông tin phản ảnh theo thời gian thực thông qua email, notification trên App mobile
Chương trình tưởng thưởng đối với nhân viên có thành tích
- Tổ chức bình chọn nhân viên xuất sắc nhất Tháng/Quý/Năm của từng bộ phận, của cả Công ty
- Thực hiện các hình thức khen thưởng và ghi nhận công lao qua việc truyền thông đến các nền tảng xã hội của Công ty như Bảng tin nội bộ, Facebook
Nhân viên tham gia các chương trình trò chơi, đố vui do phòng Nhân sự tổ chức
- Phòng Nhân sự có thể thiết kế các phong trào thi đua, các trò chơi, các chương trình đố vui có thưởng
- Nhân viên có thể tham online các chương trình theo dạng cá nhân hoặc tự kết hợp để tạo thành đội nhóm tương tác thi đua với nhau
Lương sản phẩm
Đa dạng công cụ thống kê sản lượng phù hợp với nhiều loại hình sản xuất
Đa dạng công cụ thống kê sản lượng (mã hàng – công đoạn – nhân viên/bộ phận phụ trách), như:
- Đồng bộ API với hệ thống Quản trị sản xuất
- Import sản lượng theo template
- Form màn hình dành cho thống kê xưởng cập nhật
Tối ưu thao tác thống kê giờ công sản lượng khi nhân viên di chuyển qua nhiều công đoạn hoặc bộ phận trong một ca làm việc
Ứng dụng công nghệ trong thống kê và tách chi tiết giờ công sản lượng của nhân viên theo từng ca làm việc, như:
- Chấm công qua app mobile sử dụng mã QR Code
- Chấm công qua thiết bị RFID
- Chấm công qua thiết bị chấm công (nhận diện khuôn mặt, vân tay, thẻ từ)
- Chấm công thông qua thống kê giờ chek in/out của thống kê xưởng
Xử lý hiệu quả phân tách quỹ lương với bộ phận có nhân viên tăng cường và nhận tăng cường
Bộ hàm tính lương với đủ các tham số và điều kiện hỗ trợ người dùng xây dựng phương pháp phân tách quỹ lương, như:
- Tính chi tiết lương của nhân viên tăng cường từ quỹ lương bộ phận
- Cộng dồn lương nhân viên đi tăng cường về bộ phận cơ hữu hoặc tách riêng
- Trừ lại quỹ lương của bộ phận nhận tăng cường
- Trừ lại quỹ lương của nhân viên gián tiếp sản xuất
- Tính lại quỹ lương và phân chia quỹ lương theo giờ công đóng góp của từng nhân viên
Quản trị hệ thống
Phân quyền các lớp dữ liệu theo nhiều cấp độ
Dữ liệu trên phần mềm được phân quyền chặt chẻ, theo nhiều cấp độ như:
- Phân quyền theo bộ phận
- Phân quyền theo chức năng
- Phân quyền theo màn hình
- Phân quyền theo phân hệ
- Phân quyền theo vai trò
- Phân quyền theo nhóm dữ liệu
Dữ liệu của hệ thống được mã hóa chống sao chép hoặc lộ thông tin
Dữ liệu trên hệ thống bao gồm:
- Dữ liệu thông tin cá nhân
- Dữ liệu đầu vào tính lương
- Dữ liệu kết quả tính lương
Tất cả các dữ liệu này được áp dụng mô hình mã hóa tối ưu, quá trình mã hóa/giải mã không ảnh hưởng lớn đến performance nhưng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu
Hệ thống được pentest thường xuyên để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu
Hệ thống được pentest thường xuyên và được chứng nhận của các tổ chức có uy tín để giúp tìm ra các lỗ hổng bảo mật, hỗ trợ khắc phục để đảm bảo an toàn dữ liệu
Đào tạo trực tuyến
Xây dựng khóa học và danh sách môn học
Người quản lý và bộ phận Nhân sự có thể tự xây dựng danh sách khóa học và môn học, như:
- Tên khóa học
- Những môn học của khóa
- Thời lượng tham gia yêu cầu của từng môn học
- Đối tượng tham gia (theo chức danh công việc, theo phòng ban hay tất cả)
- Thuộc tính khóa học (bắt buộc hay khuyến nghị)
Lưu trữ nội dung thông tin bài giảng theo từng môn học
- Các tài liệu giảng dạy hoặc tài liệu tham khảo của khóa học hoặc của môn học được upload và quản lý trên hệ thống, tránh rời rạc và phân mảnh tài liệu
- Nội dung bài giảng hoặc tài liệu tham khảo được lưu dưới dạng file .pdf, .xlsx, .docx, hình ảnh hoặc video clip, đường link
Xây dựng và quản lý ngân hàng câu hỏi, đáp án và hình thức chấm điểm
- Ngân hàng câu hỏi được xây dựng và quản lý theo từng nội dung học
- Từng câu hỏi sẽ có câu trả lời tương ứng và điểm số đi kèm
Thiết kế bộ đề thì theo từng nội dung đào tạo
- Bộ đề thi được phần mềm tự động thiết kế theo dạng bảng hỏi (Survey Questionnaire Form),
- Có nhiều bộ đề thi cho cùng một nội dung đào tạo do được tổ hợp và random số câu hỏi và câu trả lời, đảm bảo nhiều nhân viên thi cùng lúc sẽ có các bộ đề khác nhau
