Mở thêm một công trình hay chi nhánh mới đồng nghĩa với việc phải mua thêm một máy chấm công vân tay. Nhân viên đi công trình thì gần như không chấm công được. Đây là câu chuyện một doanh nghiệp chuyển sang chấm công online để giải quyết cả hai bài toán.
Bối cảnh: mở rộng nhiều chi nhánh/công trình, ngân sách thiết bị hạn chế
Doanh nghiệp trong case study có mô hình hoạt động phân tán — nhiều chi nhánh nhỏ hoặc công trình thi công thay đổi theo dự án, cùng với một bộ phận nhân viên thường xuyên làm việc ngoài thị trường, không cố định tại văn phòng/nhà máy.
Vấn đề: đầu tư phần cứng tốn kém, nhân viên di động không chấm công được
- Không đủ ngân sách đầu tư máy chấm công phần cứng ở nhiều chi nhánh/công trình: mỗi điểm hoạt động mới đều cần một khoản đầu tư thiết bị, chi phí tăng theo số lượng địa điểm.
- Nhân viên làm việc từ xa/công trình/ngoài thị trường không chấm công được: nhóm nhân sự di động này gần như nằm ngoài phạm vi kiểm soát chấm công của doanh nghiệp.
Giải pháp: chấm công qua ứng dụng di động, không phụ thuộc thiết bị cố định
Doanh nghiệp triển khai App chấm công / Phần mềm chấm công online ezHR:
- Chấm công qua điện thoại tại bất kỳ địa điểm nào: nhân viên chấm công qua app trên điện thoại cá nhân, không cần lắp đặt máy chấm công tại từng chi nhánh/công trình.
- Xác thực vị trí khi chấm công: kết hợp định vị GPS để xác nhận nhân viên đang ở đúng địa điểm làm việc khi chấm công, hạn chế gian lận.
- Mở rộng chi nhánh/công trình mới không phát sinh chi phí thiết bị: chỉ cần thêm địa điểm vào hệ thống, không cần đầu tư máy chấm công mới.
Kết quả trước và sau khi triển khai
| Tiêu chí | Trước khi dùng app chấm công | Sau khi dùng app chấm công |
| Chi phí đầu tư khi mở chi nhánh mới | Phát sinh theo từng địa điểm | Không phát sinh chi phí thiết bị |
| Chấm công nhân viên di động | Hầu như không thực hiện được | Chấm công qua app tại mọi địa điểm |
| Kiểm soát đúng vị trí làm việc | Không có cơ chế xác thực | Xác thực qua định vị GPS |
Bài học rút ra cho doanh nghiệp có mô hình phân tán
Với doanh nghiệp mở rộng nhanh theo địa điểm (chi nhánh, công trình), gắn chấm công với thiết bị phần cứng cố định là một mô hình chi phí khó mở rộng. Chuyển sang chấm công phần mềm tách rời việc kiểm soát công ra khỏi việc đầu tư thiết bị vật lý tại từng nơi.
Câu hỏi thường gặp
1. Nhân viên không có smartphone thì chấm công thế nào? Doanh nghiệp có thể kết hợp chấm công qua app cho nhóm di động và giữ máy chấm công cố định cho các vị trí có đông nhân sự cố định như nhà máy.
2. Định vị GPS có đảm bảo chính xác tuyệt đối không? Định vị GPS giúp xác thực vị trí tương đối, thường kết hợp thêm các biện pháp khác (chụp ảnh, xác thực khuôn mặt) để tăng độ tin cậy khi cần.
3. Có giới hạn số lượng chi nhánh/công trình quản lý cùng lúc không? Hệ thống phần mềm thường không giới hạn theo số địa điểm vật lý như thiết bị phần cứng, phù hợp với mô hình mở rộng liên tục.
Tìm hiểu chi tiết giải pháp tại trang Phần mềm chấm công tính lương ezHR.