Để giữ cho quy trình tuyển dụng của bạn được gọn gàng, bạn có thể cân nhắc việc chuẩn bị một kịch bản phỏng vấn để điền vào khi phỏng vấn ứng viên. Kịch bản phỏng vấn hợp lý hóa việc tuyển dụng và giúp bạn đảm bảo rằng bạn luôn tập trung trong mỗi cuộc phỏng vấn. Tìm hiểu về các kịch bản và những gì chúng bao gồm có thể giúp bạn tạo tập lệnh của riêng mình. Trong bài viết này, bạn sẽ biết được lý do tại sao việc sử dụng kịch bản phỏng vấn lại quan trọng để tìm được những nhân viên ưu tú cho doanh nghiệp.
Kịch bản phỏng vấn là gì?
Kịch bản phỏng vấn là danh sách các câu hỏi mà bạn có thể hỏi ứng viên trong một cuộc phỏng vấn. Nó có thể ngắn hoặc dài vài trang, có thể phản ánh phong cách của người phỏng vấn, dễ hiểu và chuyên nghiệp. Kịch bản phỏng vấn rất cần thiết cho cuộc phỏng vấn vì chúng có thể giúp tránh việc tạm dừng và các câu hỏi không phù hợp. Đó là một cách để đảm bảo rằng người phỏng vấn có thông tin chính xác và ứng viên sẵn sàng cho bất kỳ câu hỏi nào mà người phỏng vấn có thể hỏi họ.
Cách viết kịch bản phỏng vấn
Để tìm hiểu cách viết kịch bản phỏng vấn, hãy xem xét các bước sau:
Xác định mục tiêu tuyển dụng của bạn
Bắt đầu bằng cách xác định những gì bạn muốn đạt được. Thông thường, mục tiêu của việc viết kịch bản phỏng vấn là đảm bảo bạn có được tất cả thông tin bạn yêu cầu từ ứng viên. Câu trả lời của họ có thể cho bạn biết liệu họ có phù hợp với công ty hay không và kỹ năng của họ phù hợp với vị trí đó như thế nào. Nó cũng có lợi để đảm bảo rằng các ứng viên cảm thấy thoải mái trong cuộc phỏng vấn. Sau khi xác định được những mục tiêu này, hãy tiếp tục thực hiện các bước bên dưới để giúp bạn đạt được chúng.
Chọn hình thức phỏng vấn
Quyết định xem bạn muốn thực hiện một cuộc phỏng vấn mở hay kín. Các cuộc phỏng vấn mở cho phép bạn sử dụng các câu hỏi thăm dò thông tin mà không bị hạn chế. Các cuộc phỏng vấn kín chỉ cho phép bạn đặt câu hỏi với câu trả lời và kết luận rõ ràng. Sau đó, xác định loại câu hỏi bạn muốn hỏi. Bạn có thể sử dụng một bảng câu hỏi hoặc đặt những câu hỏi cho phép họ nói về bản thân và kinh nghiệm của họ cũng như nêu bật các kỹ năng của họ.
Chọn hình thức phù hợp nhất với bạn và hiệu quả nhất đối với số lượng ứng viên. Ví dụ: một cuộc phỏng vấn qua video có thể hiệu quả hơn đối với nhiều ứng viên so với cuộc phỏng vấn dựa trên văn bản.
Xem xét yêu cầu của vị trí tuyển dụng
Trước khi bắt đầu viết kịch bản phỏng vấn, điều cần thiết là bạn phải dành chút thời gian tìm hiểu về vị trí tuyển dụng mà bạn muốn tạo kịch bản. Nếu bạn là người mới làm việc tại công ty, điều quan trọng là phải đảm bảo bạn hiểu tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của nhà tuyển dụng vì sau này bạn sẽ sử dụng thông tin này để quyết định nên đưa những câu hỏi nào vào mẫu.
Khi xem xét một vị trí đang tuyển dụng, hãy chú ý đến những kỹ năng chính mà ứng viên lý tưởng của bạn có. Ví dụ, sẽ rất hợp lý khi hỏi những nhà quản lý đầy tham vọng những câu hỏi mở hơn về kỹ năng lãnh đạo và khả năng ảnh hưởng đến nhóm của họ.
Viết ra những câu hỏi thường gặp
Biết những câu hỏi nào để hỏi người được phỏng vấn sẽ có ích cho việc chuẩn bị trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu. Hãy tưởng tượng rằng thời gian để nghĩ ra những câu hỏi hay là có hạn. Sau đó, bạn có thể viết một số câu phổ biến nhất và xem xét cách nào sẽ hiệu quả nhất trong tình huống phỏng vấn. Mục đích không chỉ là gợi ra câu trả lời mà còn để người được phỏng vấn nói về bản thân và kinh nghiệm sống của họ. Bạn có thể đặt câu hỏi về cuộc sống gia đình và cá nhân, nhưng cố gắng đừng xâm phạm.
Tạo dàn ý
Bước tiếp theo là viết dàn ý cho cuộc phỏng vấn. Điều này có thể giúp hướng dẫn bạn khi đặt câu hỏi và giúp mọi người tập trung trong suốt quá trình. Nó cũng có thể giúp bạn đảm bảo ứng viên trả lời các câu hỏi một cách kỹ lưỡng để đáp ứng yêu cầu của bạn.
Sau đó, bạn có thể cấu trúc cuộc thảo luận của mình sao cho diễn ra tự nhiên và có ý nghĩa trong bối cảnh cuộc phỏng vấn. Bạn có thể sử dụng một danh sách đơn giản hoặc dàn ý các câu hỏi hoặc thử điều gì đó sáng tạo hơn như một câu chuyện có nhiều quan điểm.
Luyện tập các câu hỏi
Cách tốt nhất để đảm bảo rằng kịch bản phỏng vấn của bạn có hiệu quả là thực hành nó cho đến khi bạn tự tin vào cách trình bày của mình. Bạn có thể thử các quan điểm khác nhau về các câu hỏi và tìm ra thông tin nào cần truyền tải trong từng tình huống. Sự chuẩn bị này đảm bảo quá trình phỏng vấn diễn ra suôn sẻ mà không bị gián đoạn từ một trong hai bên.
Chừa chỗ cho các ghi chú
Sau khi bao gồm tất cả các yếu tố trên, hãy nhớ chừa chỗ cho bất kỳ ghi chú hoặc suy nghĩ nào bạn muốn chú thích trong cuộc phỏng vấn. Khi bạn thực hiện một cuộc phỏng vấn, việc ghi chép sẽ giúp bạn phân biệt các ứng viên với nhau và làm cơ sở để đánh giá khả năng của họ trong các giai đoạn tuyển dụng sau này.
Nếu việc ghi chú là thứ giúp ích cho bạn với tư cách là nhà tuyển dụng, hãy đảm bảo thông báo cho từng ứng viên về điều đó khi bắt đầu cuộc phỏng vấn. Bằng cách này, họ biết điều đó sẽ giúp bạn hiểu họ hơn và điều đó không có nghĩa là bạn hoặc nhà tuyển dụng khác cảm thấy nhàm chán trong cuộc phỏng vấn.
