Giới thiệu các tính năng trên phần mềm ezHR giúp kiểm soát chi phí lao động ( cost of labour) hiệu quả.
COL là gì và vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát COL?
COL là viết tắt của Cost of Labor, có nghĩa là chi phí lao động hoặc chi phí nhân công. Đây là tổng chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả để sử dụng, duy trì và quản lý lực lượng lao động trong quá trình vận hành.
COL không chỉ bao gồm tiền lương cơ bản của người lao động. Trong thực tế, chi phí lao động còn bao gồm nhiều khoản khác như lương tăng ca, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm, thuế, chi phí đào tạo, chi phí tuyển dụng, chi phí thay thế nhân sự và các khoản phúc lợi liên quan.
Nói một cách đơn giản, COL cho doanh nghiệp biết: để tạo ra doanh thu, sản phẩm hoặc dịch vụ, doanh nghiệp đang phải bỏ ra bao nhiêu chi phí cho lao động.
Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề như:
- Chi phí tăng ca tăng cao nhưng không rõ nguyên nhân.
- Tính lương sai do dữ liệu chấm công không chính xác.
- Khó xác định bộ phận, dây chuyền hoặc ca làm việc nào đang có chi phí lao động vượt mức.
- Không có dữ liệu kịp thời để phân tích năng suất lao động.
- Mất nhiều thời gian đối chiếu công, phép, tăng ca và phụ cấp.
- Phát sinh khiếu nại lương từ người lao động.
Với phần mềm nhân sự, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu lao động tập trung, tự động hóa các bước xử lý và giảm đáng kể rủi ro sai sót trong quá trình vận hành.
Phần mềm nhân sự cần có chức năng gì để kiểm soát COL hiệu quả
Phần mềm nhân sự không chỉ giúp ghi nhận dữ liệu mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí thông qua nhiều cách.
1 Kết nối máy chấm công tự động
Muốn kiểm soát COL – Cost of Labor, doanh nghiệp cần bắt đầu từ dữ liệu chấm công. Đây là dữ liệu gốc để xác định thời gian làm việc thực tế, số giờ tăng ca, ca làm việc, ngày nghỉ, đi trễ, về sớm và các khoản liên quan đến tiền lương. Nếu dữ liệu chấm công sai, toàn bộ quá trình tính lương và phân tích chi phí lao động phía sau đều có thể bị sai theo.
Phần mềm nhân sự cần kết nối máy chấm công nhận diện khuôn mặt ( và các dòng máy khác ) một cách tự động. COL phụ thuộc rất lớn vào dữ liệu giờ công. Vì vậy, phần mềm nhân sự cần kết nối được với máy chấm công khuôn mặt, vân tay, thẻ từ hoặc hệ thống kiểm soát ra vào.
Dữ liệu chấm công nên được tự động đồng bộ theo thời gian thực ( real time) để hạn chế nhập liệu thủ công. Đây là điều kiện quan trọng để tính đúng giờ làm, giờ tăng ca, ca đêm, ngày nghỉ, đi trễ, về sớm và thời gian làm việc thực tế.
2. Quy trình xếp ca & duyệt bảng phân ca linh hoạt
Doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, F&B, logistics hoặc dịch vụ thường có nhiều ca làm việc khác nhau. Phần mềm cần cung cấp tính năng xếp ca, để hỗ trợ quản lý ca hành chính, ca xoay, ca gãy, ca đêm, ca qua ngày, ca linh hoạt, đổi ca và tăng ca theo từng bộ phận.
Nếu không quản lý ca kíp tốt, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chi phí lao động phát sinh từ tăng ca, làm đêm hoặc bố trí nhân sự chưa hợp lý.
3. Chức năng quản lý tăng ca chặt chẽ
Tăng ca là một trong những yếu tố làm COL tăng nhanh nhất. Phần mềm cần có chức năng đăng ký, phê duyệt và đối chiếu tăng ca theo quy trình.
Tốt nhất, hệ thống nên cho phép so sánh giữa tăng ca đăng ký – tăng ca được duyệt – tăng ca thực tế – tăng ca tính lương. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện các trường hợp tăng ca bất thường hoặc phát sinh ngoài kế hoạch. Ngoài việc quản lý COL, chức năng nào còn giúp đảm bảo HR compliance, tuân thủ các quy định và quy chuẩn.
4. Tính lương tự động và chính xác – cho ra báo cáo COL theo phòng ban, chi nhánh, nhà máy
Để quản lý COL, phần mềm nhân sự bắt buộc phải có chức năng tính lương mạnh. Hệ thống cần xử lý được lương cơ bản, lương theo thời gian, lương theo sản phẩm, lương khoán, phụ cấp, thưởng, khấu trừ, bảo hiểm, thuế và các khoản phúc lợi.
Quan trọng hơn, phần mềm phải có khả năng thiết lập công thức tính lương theo từng nhóm lao động, từng nhà máy, từng chi nhánh hoặc từng chính sách riêng của doanh nghiệp.
Kết quả của quá trình tính lương là các báo cáo chi phí lao động theo nhiều chiều như phòng ban, tổ nhóm, dây chuyền, ca làm việc, nhà máy, chi nhánh, dự án, hợp đồng hoặc trung tâm chi phí. Nhờ đó, ban lãnh đạo biết được nơi nào đang sử dụng lao động hiệu quả, nơi nào đang phát sinh chi phí cao bất thường. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép phân tích COL so với doanh thu, sản lượng hoặc ngân sách
Ví dụ:
- COL / doanh thu
- COL / sản lượng
- COL / số đơn hàng
- COL / giờ công thực tế
- COL / ngân sách nhân sự
- Chi phí tăng ca / tổng chi phí lao động
Các chỉ số này giúp doanh nghiệp nhìn rõ hiệu quả sử dụng lao động thay vì chỉ biết tổng chi phí lương tăng hay giảm.
5. Cảnh báo chi phí lao động bất thường ở cấp độ chi tiết
Một lợi ích quan trọng của phần mềm nhân sự là khả năng cung cấp dữ liệu phân tích cho nhà quản lý. Thay vì chỉ biết tổng số tiền lương phải trả mỗi tháng, doanh nghiệp có thể xem chi phí lao động theo phòng ban, tổ nhóm, dây chuyền, ca làm việc hoặc từng nhà máy.
Các chỉ số như tổng giờ công, giờ tăng ca, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ đi trễ, chi phí lao động trên từng bộ phận hoặc chi phí nhân công theo sản lượng có thể được tổng hợp thành báo cáo quản trị. Phần mềm nên có cơ chế cảnh báo để ban lãnh đạo có thể nhận diện các điểm bất thường ở cấp độ thấp, như:
- Một bộ phận có tỷ lệ tăng ca quá cao.
- Một ca làm việc có chi phí lao động vượt ngân sách.
- Một dây chuyền có năng suất thấp nhưng chi phí nhân công cao.
- Một nhà máy có tỷ lệ vắng mặt hoặc biến động nhân sự lớn.
Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn về điều chuyển nhân sự, bố trí ca kíp, kiểm soát tăng ca và tối ưu năng suất lao động.
6. Quản lý định biên nhân sự
COL không thể kiểm soát tốt nếu doanh nghiệp không quản lý định biên. Phần mềm nên hỗ trợ so sánh số nhân sự thực tế với định biên được duyệt theo từng bộ phận, ca làm việc hoặc vị trí công việc. Chức năng này giúp phát hiện tình trạng thừa người, thiếu người, tuyển vượt kế hoạch hoặc sử dụng lao động chưa hợp lý.
7. Tích hợp với hệ thống kế toán, ERP hoặc BI
Để quản lý COL ở cấp độ vận hành và tài chính, phần mềm nhân sự nên có khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, ERP, hệ thống sản xuất hoặc công cụ BI.
Khi dữ liệu nhân sự kết nối với dữ liệu doanh thu, sản lượng, đơn hàng và ngân sách, doanh nghiệp có thể phân tích sâu hơn về hiệu quả lao động và giá thành.
Kiểm soát hiệu quả lao động nhờ có hệ thống
Một phần mềm nhân sự muốn giúp doanh nghiệp quản lý COL hiệu quả cần có các nhóm 7 chức năng cốt lõi: chấm công tự động, ca kíp, tăng ca, nghỉ phép, tính lương, đối chiếu dữ liệu, báo cáo COL chi tiết, cảnh báo chi phí bất thường, quản lý định biên và tích hợp dữ liệu..Nói ngắn gọn, phần mềm không chỉ phải “tính đúng lương”, mà còn phải giúp doanh nghiệp trả lời được câu hỏi quan trọng hơn: chi phí lao động đang phát sinh ở đâu, vì sao tăng và có tương xứng với hiệu quả vận hành hay không?
