Sáu khái niệm giúp xếp ca đủ người, đúng giờ và đúng luật lao động. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba bước từ dự báo nhu cầu đến lịch làm việc cụ thể.
Ước tính số người cần theo từng ca, từng ngày trước khi xếp lịch.
Là gì
Lập kế hoạch nhân lực (workforce planning) là việc dự báo khối lượng công việc theo thời gian rồi quy đổi thành số người cần cho từng khung giờ. Dữ liệu lịch sử như sản lượng, đơn hàng hay lượng khách là nền tảng của dự báo.
Cách làm
- Lấy dữ liệu sản lượng hoặc lượng khách theo giờ trong 4 đến 8 tuần gần nhất.
- Quy đổi sang số người cần, dựa trên thời gian xử lý một đơn vị việc.
- So dự báo với thực tế mỗi tuần và hiệu chỉnh.
Lưu ý
Dự báo chỉ tốt khi dữ liệu đầu vào đều đặn. Ngày lễ và chương trình khuyến mãi cần được tính riêng.
Đặt nhiều người vào giờ cao điểm và ít người vào giờ thấp điểm.
Là gì
Phân ca theo nhu cầu (demand-based scheduling) là cách xếp ca dựa trên dự báo, thay vì chia đều cho mọi người. Cách này giảm tình trạng thừa người lúc vắng và thiếu người lúc đông.
Cách làm
- Vẽ biểu đồ nhu cầu theo giờ trong ngày và trong tuần.
- Xếp ca bắt đầu và kết thúc quanh các mốc cao điểm.
- Đưa lịch cho nhân viên trước ít nhất một tuần để họ sắp xếp việc riêng.
Lưu ý
Xếp ca chỉ theo nhu cầu mà bỏ qua nguyện vọng và sức khỏe nhân viên sẽ làm tăng nghỉ việc. Cần cân bằng cả hai.
Đo bao nhiêu phần trăm ca được xếp đủ số người cần.
Là gì
Tỷ lệ ca đủ người (fill rate) là số ca đã có đủ người trên tổng số ca cần. Chỉ số này cho biết lịch làm việc có thực sự khớp với nhu cầu hay không.
Cách làm
- Định nghĩa rõ “đủ người” theo số lượng và kỹ năng cần có.
- Tính tỷ lệ theo tuần và theo nhóm ca.
- Xem nguyên nhân các ca thiếu người: nghỉ đột xuất, xếp ca sai hay thiếu nguồn.
Lưu ý
Tỷ lệ 100% không phải lúc nào cũng tốt, vì có thể đang thừa người. Nên xem cùng chỉ số chi phí ca.
Ba việc cần cân nhắc để lịch ca vừa hiệu quả vừa đúng luật.
Giờ làm bình thường và giờ làm thêm có giới hạn theo luật.
Là gì
Điều 105 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ một ngày và 48 giờ một tuần. Điều 107 quy định về làm thêm giờ, gồm mức làm thêm tối đa trong ngày và giới hạn theo tháng, năm.
Cách làm
- Tính tổng giờ của mỗi người theo tuần trước khi chốt ca.
- Ghi rõ giờ làm thêm, có sự đồng ý của người lao động khi luật yêu cầu.
- Theo dõi tổng giờ làm thêm theo tháng để không vượt giới hạn.
Lưu ý
Giới hạn giờ làm thêm cần đối chiếu Điều 107 và văn bản hướng dẫn hiện hành trước khi áp dụng.
Ca đêm làm tăng rủi ro sức khỏe nên cần giới hạn và bố trí nghỉ hồi phục.
Là gì
Làm việc ca đêm làm lệch nhịp sinh học và giảm chất lượng giấc ngủ. Nhiều nghiên cứu cho thấy làm ca đêm kéo dài liên quan đến mệt mỏi và rủi ro sức khỏe lâu dài.
Cách làm
- Hạn chế số ca đêm liên tiếp, ví dụ không quá 3 đến 4 ca.
- Sau chuỗi ca đêm, bố trí ngày nghỉ hồi phục trước khi quay lại ca ngày.
- Đảm bảo phương tiện đi lại an toàn cho người về sau ca đêm.
Lưu ý
Các con số trên là gợi ý thực hành, không phải quy định pháp luật. Hãy điều chỉnh theo điều kiện thực tế và sức khỏe nhân viên.
Có kế hoạch khi người xin nghỉ đột xuất hoặc ca bị thiếu.
Là gì
Thay ca (shift cover) là việc tìm người thay thế cho ca bị trống. Dự phòng gồm danh sách người được đào tạo làm được nhiều vị trí, sẵn sàng khi cần.
Cách làm
- Lập danh sách người làm được từ hai vị trí trở lên.
- Quy định cách đề nghị đổi ca và thời hạn phê duyệt.
- Ghi nhận và cảm ơn người nhận thay ca để duy trì sự sẵn lòng.
Lưu ý
Thay ca liên tục cho một người sẽ gây kiệt sức. Cần phân đều trách nhiệm dự phòng.