Sáu bước giúp tính lương đúng, đúng hạn và có dấu vết kiểm tra: từ chốt công, tính lương, duyệt, đến chi trả và lưu hồ sơ. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba việc phải xong trước khi tính lương.
Mọi bộ phận biết ngày chốt công và ngày trả lương từ đầu tháng.
Là gì
Lịch chốt công và lịch trả lương là khung thời gian làm nền cho cả quy trình. Khi lịch rõ ràng, các bộ phận như quản lý ca, nhân sự và kế toán biết việc của mình phải xong trước ngày nào.
Cách làm
- Lập lịch 12 tháng với ngày chốt công, ngày chốt lương, ngày trả lương.
- Gửi lịch cho các bộ phận liên quan và nhắc trước 3 ngày.
- Ghi rõ trường hợp nghỉ lễ làm lệch lịch.
Lưu ý
Ngày chốt không rõ là nguyên nhân số một khiến lương trả muộn.
Gom đủ công, phụ cấp, khấu trừ và các thay đổi trước khi tính.
Là gì
Dữ liệu đầu vào gồm bảng công, phiếu làm thêm, phụ cấp, khấu trừ, thay đổi hợp đồng và đề nghị ứng lương. Thiếu một loại dữ liệu là bảng lương sai ngay từ đầu.
Cách làm
- Lập danh mục dữ liệu đầu vào cần có trước ngày chốt.
- Kiểm tra từng nguồn đã nộp đủ và đúng định dạng.
- Ghi nhận các thay đổi trong tháng vào một bảng riêng.
Lưu ý
Thay đổi phát sinh sau ngày chốt cần xử lý ở kỳ sau, không sửa lặng lẽ trong kỳ đã chốt.
Tính theo công thức thống nhất và so với kỳ trước để tìm bất thường.
Là gì
Tính lương là áp công thức lên dữ liệu đầu vào. Sau khi tính, nên so với kỳ trước để tìm người có lương tăng giảm bất thường, vì đó thường là dấu hiệu sai dữ liệu.
Cách làm
- Tính lương bằng công thức đã duyệt, không sửa tay từng dòng.
- So tổng lương với kỳ trước và giải thích chênh lệch lớn.
- Kiểm tra mẫu ngẫu nhiên vài người bằng tính tay.
Lưu ý
Sửa tay từng dòng để “cho đẹp” là cách làm sai lệch dễ nhất. Nếu cần sửa, sửa dữ liệu đầu vào.
Ba việc kiểm soát rủi ro và giữ hồ sơ sau khi tính.
Người tính và người duyệt phải khác nhau, theo nguyên tắc kiểm soát hai bước.
Là gì
Kiểm soát kép (maker-checker) là nguyên tắc người lập và người duyệt là hai người khác nhau. Cách này giảm rủi ro sai sót và gian lận, và là thông lệ kiểm soát nội bộ phổ biến.
Cách làm
- Người tính lương không được là người duyệt cuối.
- Ghi người duyệt, ngày duyệt trên bảng lương.
- Giới hạn người có quyền thay đổi lương sau khi duyệt.
Lưu ý
Duyệt chỉ là ký cho xong sẽ không có tác dụng. Người duyệt cần xem các bất thường.
Tổng tiền chi phải khớp với bảng lương đã duyệt.
Là gì
Chi trả là bước chuyển tiền cho người lao động. Trước khi chi, tổng số tiền trong file chuyển khoản phải khớp với tổng bảng lương đã duyệt. Chênh lệch nhỏ cũng cần giải thích.
Cách làm
- So tổng file chuyển khoản với tổng bảng lương đã duyệt.
- Kiểm tra số tài khoản của người mới hoặc đổi tài khoản.
- Sau khi chi, đối chiếu sao kê ngân hàng với bảng lương.
Lưu ý
Thông tin tài khoản sai là nguyên nhân chi lương thất bại phổ biến. Nên xác minh với người lao động.
Bảng lương, phiếu lương và chứng từ được lưu theo kỳ để tra cứu.
Là gì
Phiếu lương là căn cứ để người lao động kiểm tra và là hồ sơ cho kiểm tra sau này. Lưu hồ sơ theo kỳ giúp trả lời nhanh khi có khiếu nại, và tuân thủ quy định về lưu trữ.
Cách làm
- Phát phiếu lương cho từng người, có cách xác nhận đã nhận.
- Lưu bảng lương đã duyệt và chứng từ chi trả theo kỳ.
- Đặt quyền truy cập cho dữ liệu lương.
Lưu ý
Thời hạn lưu trữ cụ thể cần đối chiếu quy định pháp luật hiện hành về lưu trữ hồ sơ.