Sáu khái niệm giúp báo cáo tiền lương rõ ràng: quỹ lương, lương bình quân, cơ cấu, chi phí so với doanh thu và quyền truy cập dữ liệu. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba chỉ số cho biết tiền lương đang ở mức nào.
Tổng tiền lương đã chi trong kỳ, tách theo phòng ban và loại lao động.
Là gì
Quỹ lương là tổng số tiền lương và các khoản thu nhập liên quan đã chi trong một kỳ. Tách quỹ theo phòng ban và loại lao động giúp biết tiền đang đi đâu và so sánh được giữa các nơi.
Cách làm
- Chốt danh mục khoản được tính vào quỹ lương.
- Tách quỹ theo phòng ban, nhóm lao động và kỳ.
- So sánh với kỳ trước và giải thích chênh lệch lớn.
Lưu ý
Quỹ lương tính theo tiền thực chi khác với tính theo tiền phát sinh. Ghi rõ đang dùng cách nào.
Tổng quỹ lương chia cho số người, dùng để so sánh xu hướng.
Là gì
Lương bình quân là quỹ lương chia cho số người trong kỳ. Chỉ số này rất dễ bị lệch khi có nhiều người mới vào hoặc nghỉ giữa kỳ, nên cần cùng xem phân bố lương.
Cách làm
- Chọn mẫu số: người trong kỳ, người có lương đủ tháng hay FTE.
- Tính thêm trung vị để tránh lệch do vài người lương cao.
- Báo cáo cùng phân bố theo nhóm.
Lưu ý
Lương bình quân toàn công ty không cho biết công nhân được trả thế nào. Luôn xem theo nhóm.
Tỷ lệ lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và làm thêm trong tổng thu nhập.
Là gì
Cơ cấu lương cho biết mỗi thành phần chiếm bao nhiêu trong tổng thu nhập. Cơ cấu thay đổi có thể là dấu hiệu của thay đổi chính sách hoặc của làm thêm tăng bất thường.
Cách làm
- Tách tổng thu nhập thành các thành phần chuẩn.
- Tính tỷ trọng từng thành phần theo nhóm.
- Theo dõi xu hướng theo quý.
Lưu ý
Tỷ trọng làm thêm tăng mạnh là tín hiệu cần kiểm tra giờ làm và năng suất, không chỉ là chi phí.
Ba việc giúp báo cáo lương được dùng để ra quyết định và bảo mật.
Tỷ lệ chi phí lương trên doanh thu hoặc giá trị sản lượng.
Là gì
Tỷ lệ chi phí lương trên doanh thu cho biết mỗi đồng doanh thu cần bao nhiêu tiền lương. Chỉ số này giúp so sánh hiệu quả giữa các đơn vị có quy mô khác nhau.
Cách làm
- Chọn mẫu số là doanh thu hoặc sản lượng phù hợp với ngành.
- Tính theo tháng và lũy kế năm.
- So với mục tiêu ngân sách đã duyệt.
Lưu ý
Tỷ lệ thấp không luôn tốt nếu đi kèm nghỉ việc cao hoặc thiếu người. Xem thêm chỉ số khác.
Chỉ người có vai trò được xem báo cáo lương chi tiết.
Là gì
Báo cáo lương chứa thông tin cá nhân nhạy cảm. Cần phân quyền theo vai trò: xem tổng hợp, xem theo đơn vị và xem chi tiết từng người là ba mức khác nhau.
Cách làm
- Lập ma trận quyền: ai xem tổng, ai xem chi tiết.
- Ẩn tên người khi báo cáo gửi ra ngoài bộ phận.
- Ghi nhật ký khi xuất báo cáo chi tiết.
Lưu ý
Gửi file Excel lương qua nhóm chat là rủi ro lớn nhất trong báo cáo lương. Hãy kiểm soát việc xuất file.
Báo cáo chỉ đúng khi dùng dữ liệu đã chốt, không dùng số đang nhập.
Là gì
Báo cáo lương lấy từ bảng lương đã duyệt. Nếu lấy số đang nhập, mỗi lần mở báo cáo sẽ ra một kết quả khác nhau. Kỳ báo cáo và thời điểm chốt phải được ghi trên mỗi báo cáo.
Cách làm
- Chỉ lấy dữ liệu từ bảng lương đã duyệt.
- Ghi kỳ báo cáo và ngày chốt ở đầu báo cáo.
- Điều chỉnh sau chốt đưa vào kỳ sau và ghi chú.
Lưu ý
Số liệu đã gửi cho lãnh đạo mà sau đó thay đổi sẽ làm mất tin tưởng. Cần ghi chú khi có điều chỉnh.