Sáu khái niệm giúp chấm công theo ca sản xuất đúng giờ, đúng người và đủ dữ liệu để tính lương. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba cách định nghĩa ca và ghi giờ để công đúng từ nguồn.
Mỗi ca có giờ bắt đầu, giờ kết thúc và giờ nghỉ được định nghĩa rõ.
Là gì
Ca sản xuất là khoảng thời gian làm việc được quy định cho một nhóm người trên dây chuyền, gồm giờ vào, giờ ra và giờ nghỉ. Khi khung giờ ca được định nghĩa rõ, hệ thống chấm công mới biết cách ghép lần quẹt thành một ca đúng.
Cách làm
- Lập bảng mã ca với giờ vào, giờ ra và giờ nghỉ cho từng ca.
- Quy định khung “vào sớm” và “ra muộn” được ghi nhận.
- Công bố bảng ca cho tổ trưởng và công nhân.
Lưu ý
Ca ghi trên giấy và ca cài trong máy phải giống nhau. Lệch giữa hai nơi là nguồn sai công phổ biến nhất.
Ca đêm bắt đầu trước 24 giờ và kết thúc sau 0 giờ phải được gắn về đúng ngày làm việc.
Là gì
Ca đêm thường bắt đầu lúc 22 giờ và kết thúc vào sáng hôm sau. Điều 106 Bộ luật Lao động 2019 xác định giờ làm việc ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, nên việc gắn ca về đúng ngày là bắt buộc để tính đủ phụ cấp ca đêm.
Cách làm
- Quy định ngày công của ca đêm là ngày bắt đầu ca.
- Kiểm tra các lần quẹt sau nửa đêm có được gắn đúng ca không.
- Thử nghiệm với một tuần thực tế trước khi áp dụng.
Lưu ý
Ca kéo qua ngày là lỗi chấm công hay gặp nhất ở sản xuất. Kiểm tra kỹ tuần đầu tiên.
Chấm công phản ánh giờ làm thật, không phải giờ theo ca quy định.
Là gì
Ghi nhận giờ thực tế (actual time) là giờ vào và giờ ra thật của người lao động. Giờ theo ca chỉ là chuẩn để so sánh. Khi hai loại này lẫn nhau, bảng công sẽ không phản ánh đúng việc đã làm.
Cách làm
- Lưu giờ vào và giờ ra thực tế vào dữ liệu gốc.
- Tách rõ giờ theo ca và giờ thực tế khi báo cáo.
- Chỉ dùng giờ quy định để làm mốc cảnh báo đi trễ.
Lưu ý
Ghi giờ theo ca cho tất cả mọi người làm sai lệch lương. Không nên làm như vậy dù tiện.
Ba tình huống cần quy định rõ để không tranh chấp.
Quy định rõ cách ghi nhận khi đến muộn hoặc về sớm, và khi làm bù.
Là gì
Đi trễ và về sớm là các trường hợp làm lệch giờ công so với ca. Cách xử lý (trừ lương, làm bù, hay chấp nhận) phải được quy định bằng văn bản và áp dụng nhất quán giữa các người.
Cách làm
- Quy định ngưỡng phút trễ được tính và ngưỡng được bỏ qua.
- Ghi cách làm bù và người duyệt.
- Công bố quy định trong nội quy và thông báo cho công nhân.
Lưu ý
Trừ lương theo phút quá khắt khe dễ gây bất mãn. Nên có ngưỡng hợp lý và ghi rõ trong nội quy.
Ghi giờ làm thêm tách riêng khỏi giờ ca để tính lương tăng ca.
Là gì
Làm thêm giờ là làm ngoài thời gian ca quy định. Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm thêm ngày thường ít nhất bằng 150%; ngày nghỉ hằng tuần ít nhất 200%; ngày lễ, tết ít nhất 300% (chưa kể tiền lương ngày lễ, tết nếu được hưởng lương). Giờ làm thêm vào ban đêm còn được trả thêm theo quy định.
Cách làm
- Tách giờ làm thêm thành một cột riêng trong bảng công.
- Đối chiếu giờ làm thêm với phiếu đăng ký làm thêm đã được duyệt.
- Tổng hợp giờ làm thêm theo tháng để không vượt giới hạn luật.
Lưu ý
Mức tiền lương làm thêm cần đối chiếu Điều 98 và văn bản hiện hành. Bài này không thay thế tư vấn pháp lý.
Máy có thể tạm ngưng hoặc lỗi, nên cần cách ghi dự phòng.
Là gì
Máy chấm công trong xưởng thường gặp các sự cố như mất kết nối, hết pin hoặc lỗi nhận dạng. Cần có quy trình ghi công dự phòng và đối chiếu lại khi máy hoạt động trở lại.
Cách làm
- Có sổ ghi công dự phòng đánh số và có chữ ký của tổ trưởng.
- Kiểm tra máy định kỳ và ghi lại các lần sự cố.
- Đối chiếu dữ liệu máy với sổ dự phòng cuối tháng.
Lưu ý
Sổ dự phòng dễ bị ghi bừa. Cần người phụ trách và kiểm tra chéo.