Sáu cơ chế giúp phát hiện và ngăn sai sót trong tính lương: kiểm soát kép, đối chiếu biến động, ngưỡng cảnh báo, điều chỉnh sau chốt và nhật ký. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba cơ chế giúp phát hiện sai sót trước khi lương được chi.
Người tính lương và người duyệt là hai người khác nhau.
Là gì
Kiểm soát kép (maker-checker) là nguyên tắc người lập và người duyệt bảng lương là hai người khác nhau. Đây là thông lệ kiểm soát nội bộ phổ biến, giúp giảm sai sót vô ý và gian lận.
Cách làm
- Phân quyền tách biệt người lập và người duyệt trong hệ thống.
- Người duyệt xem các bất thường trước khi ký.
- Lưu lại tên người lập, người duyệt và thời điểm.
Lưu ý
Duyệt chỉ là bấm đồng ý cho xong không có tác dụng. Người duyệt cần có danh mục điểm kiểm tra.
So lương kỳ này với kỳ trước để tìm người tăng giảm bất thường.
Là gì
Đối chiếu biến động là so sánh lương của từng người giữa hai kỳ. Thay đổi lớn mà không có lý do (như thay đổi hợp đồng, nghỉ không lương, làm thêm) thường là dấu hiệu sai dữ liệu.
Cách làm
- Lập danh sách người có lương tăng hoặc giảm quá ngưỡng.
- Đối chiếu từng trường hợp với lý do đã ghi nhận.
- Ghi kết quả và người xử lý vào bảng kiểm soát.
Lưu ý
Kiểm tra biến động chỉ có tác dụng khi có người chịu trách nhiệm trả lời cho từng trường hợp.
Đặt ngưỡng để hệ thống hoặc người kiểm tra chú ý vào trường hợp cần xem.
Là gì
Ngưỡng cảnh báo là mức (ví dụ tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền) mà vượt qua thì phải kiểm tra. Ngưỡng đặt quá thấp làm người kiểm tra mệt, quá cao thì bỏ sót.
Cách làm
- Chọn ngưỡng theo nhóm lao động và kiểm thử với dữ liệu kỳ trước.
- Điều chỉnh ngưỡng sau vài kỳ dựa trên số cảnh báo thực tế.
- Ghi lý do khi thay đổi ngưỡng.
Lưu ý
Ngưỡng không bao giờ là cố định. Cần xem lại định kỳ.
Ba cơ chế giúp sửa sai đúng cách và truy được dấu vết.
Sai sót phát hiện sau chốt được sửa ở kỳ sau, không sửa lặng lẽ kỳ đã chốt.
Là gì
Khi phát hiện sai sau khi đã chốt và duyệt, không nên sửa trực tiếp trong bảng cũ. Cách làm đúng là ghi điều chỉnh vào kỳ hiện tại, kèm lý do và chứng từ, để dấu vết còn nguyên.
Cách làm
- Lập bản ghi điều chỉnh có lý do và người duyệt.
- Đưa khoản điều chỉnh vào kỳ đang mở.
- Thông báo cho người lao động khi có khoản bị ảnh hưởng.
Lưu ý
Sửa lặng lẽ kỳ đã chốt làm bảng lương không còn đối chiếu được với tiền đã chi.
Mọi thay đổi dữ liệu lương được ghi lại: ai, khi nào, sửa gì.
Là gì
Nhật ký thay đổi (audit log) ghi lại người sửa, thời điểm và giá trị trước và sau khi sửa. Nhật ký giúp truy vết khi có khiếu nại và là bằng chứng khi kiểm tra nội bộ.
Cách làm
- Bật nhật ký cho bảng lương và dữ liệu lương cơ bản.
- Xem nhật ký định kỳ, không chỉ khi có sự cố.
- Giữ nhật ký theo thời hạn đã quy định.
Lưu ý
Nhật ký không ai xem thì chỉ là dung lượng. Hãy giao người xem định kỳ.
Tổng tiền chi phải khớp với bảng lương đã duyệt trước khi chuyển.
Là gì
Đối soát là so sánh tổng tiền trong file chuyển khoản với tổng bảng lương đã duyệt. Chênh lệch dù nhỏ cũng phải giải thích trước khi chi, vì chi sai rất khó thu hồi.
Cách làm
- So tổng file chuyển khoản với tổng bảng lương đã duyệt.
- So số người trong hai nguồn.
- Chỉ chuyển khi chênh lệch bằng không hoặc đã giải thích.
Lưu ý
Thay đổi số tài khoản ngay trước ngày chi là dấu hiệu rủi ro. Cần xác minh với người lao động.