Sáu cách phân tích lực lượng lao động: xu hướng số người, cơ cấu, năng lực so với nhu cầu, phân bố theo nơi làm và giới hạn của dữ liệu. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba góc nhìn cho biết lực lượng đang lớn lên thế nào và gồm những ai.
Theo dõi số người theo tháng để thấy lực lượng đang tăng hay giảm.
Là gì
Phân tích xu hướng là nhìn số người (headcount hoặc FTE) theo thời gian để thấy tăng, giảm và mùa vụ. Đây là nền tảng để hiểu các phân tích sâu hơn.
Cách làm
- Lấy số người theo tháng trong ít nhất 12 tháng.
- Vẽ đường xu hướng và đánh dấu các sự kiện lớn.
- Tách xu hướng theo đơn vị để thấy nơi nào thay đổi.
Lưu ý
Xu hướng chung có thể che giấu một đơn vị tăng mạnh và đơn vị khác giảm mạnh.
Tỷ lệ theo giới, độ tuổi, thâm niên, loại hợp đồng và vị trí.
Là gì
Cơ cấu lực lượng cho biết thành phần người lao động. Cơ cấu thay đổi có thể báo trước rủi ro, ví dụ tỷ lệ người mới quá cao hoặc nhiều người sắp đến tuổi nghỉ.
Cách làm
- Chọn 4 đến 5 chiều cơ cấu quan trọng với doanh nghiệp.
- Tính tỷ lệ từng nhóm theo quý.
- Ghi chú khi cơ cấu thay đổi do chính sách.
Lưu ý
Cơ cấu theo độ tuổi và giới tính là dữ liệu cá nhân. Chỉ dùng số tổng hợp khi báo cáo rộng.
So số người đang có với số người cần theo kế hoạch sản xuất hoặc dịch vụ.
Là gì
So sánh năng lực (số người có sẵn, số giờ có thể làm) với nhu cầu (khối lượng công việc dự kiến) cho biết thiếu hay thừa người. Đây là đầu vào cho kế hoạch tuyển và đào tạo.
Cách làm
- Quy đổi khối lượng công việc thành số giờ cần.
- So với số giờ có sẵn sau khi trừ nghỉ phép và nghỉ ốm.
- Lập kế hoạch tuyển hoặc điều chuyển cho khoảng chênh lệch.
Lưu ý
Dự báo nhu cầu càng xa càng kém chính xác. Cập nhật theo tháng thay vì một lần trong năm.
Ba góc nhìn giúp thấy lực lượng ở đâu và di chuyển thế nào.
Xem lực lượng ở từng nơi làm việc, không chỉ tổng toàn công ty.
Là gì
Phân bố theo đơn vị cho biết người lao động đang ở đâu. Khi một nhà máy hoặc cửa hàng thiếu người nhưng toàn công ty vẫn đủ, bài toán cần giải quyết là điều chuyển hoặc tuyển theo nơi.
Cách làm
- Lập bảng số người theo đơn vị và địa điểm.
- So sánh mức lấp đầy giữa các nơi.
- Đề xuất điều chuyển khi có nơi thừa và nơi thiếu.
Lưu ý
Điều chuyển giữa các nơi xa nhau có chi phí và ảnh hưởng đến người lao động. Cần cân nhắc.
Đo số người vào, nghỉ và chuyển nội bộ trong kỳ để thấy lực lượng luân chuyển thế nào.
Là gì
Dòng chảy (workforce flow) gồm số người tuyển mới, số nghỉ việc và số chuyển nội bộ. Cùng một số headcount ổn định vẫn có thể có dòng chảy lớn, và đó là chi phí ẩn.
Cách làm
- Đếm vào, ra và chuyển trong cùng một kỳ.
- Tính tỷ lệ so với headcount bình quân.
- So các đơn vị để tìm nơi dòng chảy bất thường.
Lưu ý
Dòng chảy cao thường là dấu hiệu của vấn đề quản lý, không chỉ là vấn đề tuyển dụng.
Dữ liệu thiếu hoặc sai làm phân tích sai, cần biết để không tin quá mức.
Là gì
Phân tích lực lượng chỉ tốt khi dữ liệu đầy đủ, đúng và cập nhật. Cần nêu rõ giới hạn trong báo cáo, và không suy luận nguyên nhân từ dữ liệu quá ít.
Cách làm
- Ghi rõ nguồn dữ liệu và ngày cập nhật trên mỗi báo cáo.
- Đánh dấu các chỉ số có dữ liệu thiếu.
- Không kết luận nguyên nhân khi số mẫu quá nhỏ.
Lưu ý
Phân tích trên vài người có thể cho kết quả rất lệch. Đừng ra quyết định nhân sự chỉ từ một con số nhỏ.