Nhiều nhân viên bận rộn cả ngày nhưng cuối ngày nhìn lại vẫn thấy việc quan trọng chưa xong, trong khi thời gian lại trôi vào những việc phát sinh không tên. Nguyên nhân phần lớn không phải do thiếu năng lực, mà do thiếu một cách sắp xếp công việc hợp lý.
Sắp xếp công việc hợp lý là gì?
Sắp xếp công việc hợp lý là quá trình xác định thứ tự ưu tiên, phân bổ thời gian và nguồn lực cho từng đầu việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, thay vì xử lý công việc theo thứ tự chúng xuất hiện. Mục tiêu là đảm bảo những việc tạo ra giá trị lớn nhất được hoàn thành trước, thay vì bị cuốn theo các việc gấp nhưng ít quan trọng.
Nguyên tắc sắp xếp công việc hợp lý
- Phân loại theo ma trận quan trọng – khẩn cấp: tách việc cần làm ngay, việc cần lên kế hoạch, việc có thể ủy quyền và việc có thể loại bỏ.
- Xác định 2-3 việc quan trọng nhất trong ngày: làm trước khi kiểm tra email hoặc tin nhắn để tránh bị cuốn vào việc phát sinh.
- Gom nhóm công việc cùng tính chất: xử lý các việc tương tự (gọi điện, duyệt hồ sơ, trả lời email) trong cùng một khung giờ để giảm thời gian chuyển đổi ngữ cảnh.
- Đặt giới hạn thời gian cho từng việc: tránh dành quá nhiều thời gian cho một đầu việc so với giá trị nó mang lại.
- Rà soát và điều chỉnh cuối ngày: xem việc nào chưa hoàn thành, việc nào cần chuyển sang ngày hôm sau với mức ưu tiên phù hợp.
Những vấn đề thường gặp khi sắp xếp công việc
- Không phân biệt được việc “khẩn cấp” và việc “quan trọng”, dẫn đến luôn bị động chạy theo deadline người khác đặt ra.
- Nhận quá nhiều việc cùng lúc vì ngại từ chối, khiến không đầu việc nào được hoàn thành trọn vẹn.
- Thiếu công cụ theo dõi tiến độ, phải nhớ công việc trong đầu nên dễ bỏ sót hoặc trùng lặp.
- Không đo lường được năng suất thực tế, không biết công việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất so với giá trị mang lại.
Câu hỏi thường gặp
Sắp xếp công việc hợp lý khác gì với quản lý thời gian?
Quản lý thời gian tập trung vào việc phân bổ giờ giấc, còn sắp xếp công việc hợp lý bao gồm cả việc xác định thứ tự ưu tiên và ra quyết định nên làm gì trước — quản lý thời gian là một phần trong đó.
Có cần dùng phần mềm để sắp xếp công việc không?
Với công việc cá nhân đơn giản, sổ tay hoặc ứng dụng to-do list là đủ. Nhưng với nhóm hoặc doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ nhiều người, phần mềm quản lý công việc/hiệu suất giúp tránh chồng chéo và có dữ liệu để cải thiện.
Làm sao biết mình đã sắp xếp công việc hiệu quả?
Dấu hiệu rõ nhất là các việc quan trọng được hoàn thành đúng hạn, ít phải làm thêm giờ vì việc gấp phát sinh, và có thể đo lường được hiệu suất công việc theo thời gian.
Kết luận
Sắp xếp công việc hợp lý là kỹ năng có thể rèn luyện được thông qua việc áp dụng nguyên tắc ưu tiên và duy trì thói quen rà soát định kỳ. Để đo lường và cải thiện hiệu suất một cách hệ thống hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý hiệu suất để theo dõi tiến độ công việc theo từng cá nhân và phòng ban.