KPI và OKR, đối thủ hay bạn đồng hành?

BSC/KPI hay OKR là những chỉ số giúp đo lường hiệu suất làm việc (hay còn gọi là năng suất lao động) của một nhân viên, của một bộ phận, của Công ty. 

Nhiều năm trở lại đây, BSC/KPI hay OKR được ứng dụng đã và đang mang lại rất nhiều giá trị cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng có nhiều anh/chị thắc mắc khi nào thì nên dùng KPI và khi nào nên dùng OKRs để đo lường hiệu suất, hai chỉ số này này giống nhau hay khác nhau như thế nào. Bài viết sau đây giúp chúng ta cùng tìm hiểu và làm rõ thêm một số điểm xoay quanh BSC/KPI và OKR nhé.

1. Định nghĩa về KPI và OKRs

• Key Performance Indicator, viết tắt là KPI, là thước đo đánh giá tiến độ cho một hoạt động của một nhân viên, một bộ phận hoặc của Công ty. Hoạt động ở đây hiểu theo cách đơn giản đó chính là mục tiêu trọng yếu..

Ví dụ:Xét hoạt động của nhân viên A cho tháng 7/2024: 

  – Có doanh số 100tr

  – Pipeline 20 khách hàng mới. 

Qua thông tin hoạt động trên chúng ta sẽ thấy có các thông số sau:

  – Ai: Nhân viên kinh doanh A

  – Mục tiêu: 100tr doanh thu và 20 khách hàng mới trong pipeline

  – Khi nào: tháng (cụ thể là tháng 7/2024)

• Objectives and Key Results, viết tắt là OKR, là công cụ thiết lập và quản trị mục tiêu có tính thách thức, đầy tham vọng nhưng có thể thực hiện được của Tổ chức, của một bộ phận hoặc của một nhân viên. 

OKR dựa trên hai thành phần chính là Mục tiêu (Objectives), hiểu đơn giản là “nơi” mà Tổ chức, Bộ phận hoặc một nhân viên muốn đến và Những kết quả then chốt (Key Results) giúp cho Tổ chức, Bộ phận hoặc một nhân viên biết đã đến nơi.

Ví dụ:

Mô hình OKR cho Công ty Cổ phần Phần mềm Hợp nhất OneHR như sau:

Mục tiêu cấp công ty: Trở thành Công ty hàng đầu ở Việt Nam trong lĩnh vực tư vấn và triển khai giải pháp HRM

  – Kết quả then chốt 01: Tăng trưởng doanh thu 15% hằng năm 

  – Kết quả then chốt 02: Tăng số lượng khách hàng mới 20%

  – Kết quả then chốt 03: Phát triển 03 phân hệ mới trong Hệ sinh thái Quản trị nhân sự ezHR

Mục tiêu cấp phòng ban: Kiểm soát chất lượng các chức năng mới của sản phẩm

  – Kết quả then chốt 01: Hoàn thiện quy trình và công cụ tự động quản lý chất lượng sản phẩm mới  

  – Kết quả then chốt 02: Đảm bảo có tối đa 01 sai sót nghiêm trọng trong Quý 3/2024

  – Kết quả then chốt 03: Không có giảm sút về chất lượng sản phẩm trong Quý 3/2024

Mục tiêu cấp nhân viên: Triển khai thành công dự án HRM (C&B) tại khách hàng là Công ty Vinaco

  – Kết quả then chốt 01: hoàn thành triển khai dự án (nghiệm thu và golive) trong thời gian 2 tháng

  – Kết quả then chốt 02: Được khách hàng đánh giá cao và gửi thư khen ngợi về hiệu quả và chất lượng triển khai

  – Kết quả then chốt 03: Được khách hàng giới thiệu sản phẩm cho người quen tham khảo

2. Hiệu quả mang lại từ việc ứng dụng KPI, OKRs

Việc xây dựng và triển khai hệ thống các chỉ số KPI hay OKR cho nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Triển khai thành công KPI hay OKR giúp doanh nghiệp:

a. Tăng hiệu quả công việc

Từng vị trí công việc được xác định rõ ràng mục tiêu và kỳ vọng, điều này giúp nhân viên ở mỗi vị trí thấy rõ đích đến trong công việc của họ, từ đó giúp nhân viên tập trung vào công việc và cách thức làm việc để tăng hiệu quả công việc, với phương châm “Làm việc có mục tiêu, hướng đến mục tiêu và nỗ lực vì mục tiêu” 

b. Nâng cao năng suất lao động

Khi từng nhân viên ở mỗi vị trí công việc nắm bắt được cụ thể từng mục tiêu, hiểu rõ mục tiêu và đồng thuận với bộ phận và Công ty về các mục tiêu này đi kèm với cơ chế đánh giá minh bạch là những yếu tố giúp nhân viên có động lực làm việc hiệu quả và từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động chung của bộ phận và Công ty. 

c. Phát triển năng lực nhân viên

Chỉ số đo lường hiệu suất KPI giúp nhân viên tăng sự nhận diện bản thân trong doanh nghiệp, giúp nhân viên thấy được ưu điểm để phát huy và nhận ra nhược điểm để khắc phục.

d. Tăng cường sự gắn kết nhân viên và doanh nghiệp

Mục tiêu công việc của nhân viên là mục tiêu của bộ phận và ngược lại, mục tiêu của bộ phận sẽ được chia nhỏ thành mục tiêu của nhân viên nên giữa nhân viên và bộ phận sẽ có sợi dây vô hình gắn kết với nhau thông qua các mục tiêu và chỉ số đo lường KPI này. Khi nhân viên thấy mình là một phần của Công ty và xem Công ty như một mái nhà thứ hai thì thuận tự nhiên sẽ đồng hành và nỗ lực để hướng đến xây dựng “ngôi nhà” của trở nên bền vững; khi bộ phận xem nhân viên như một tế bào trong cơ thế của mình thì sự nuôi dưỡng tế bào là một phần trách nhiệm quan trọng không thể thiếu.

e. Tạo môi trường làm việc công bằng và minh bạch

Chúng ta hay thường nghe trên các diễn đàn mạng xã hội về việc nhân viên rời bỏ Công ty chỉ vì họ không phù hợp với văn hóa ở đó hoặc không phù hợp với cách vận hành của người quản lý trực tiếp.

Có thể có nhiều ý kiến trái chiều cho quan điểm trên nhưng nếu một khi Công ty vận hành tốt và hiệu quả công tác đánh giá năng suất lao động, bao gồm:

• Có công cụ đo
• Thực hiện thống kê/đo lường minh bạch số liệu đánh giá
• Tổ chức vận hành quy trình đánh giá bài bản, số liệu đánh giá rõ ràng, cụ thể
• Có Phản hồi/Nhận định đầy đủ về kết quả đánh giá
• Luôn luôn giúp nhân viên cải tiến liên tục kết quả đánh giá
• Có chính sách thưởng phạt rõ ràng và công minh cho kết quả đánh giá

Thì những việc làm trên sẽ tạo sự an tâm làm việc của nhân viên, tạo sự tin tưởng lên người quản lý trực tiếp và qua đó có niềm tin vào văn hóa của Công ty và hơn hết là nhân viên có niềm tin vào mục tiêu mà Công ty đưa ra.

3. KPI và OKR, đối thủ hay bạn đồng hành

Chúng ta hãy thử phân tích các điểm khác nhau giữa OKR và KPI, để từ các điểm khác biệt này sẽ cho chúng ta góc nhìn về việc ứng dụng OKR hay KPI nhé các bạn

So sánh	KPI	OKR
Bản chất	Công cụ đánh giá mục tiêu	Phương pháp quản trị mục tiêu
Mục đích	Đo lường các chỉ số hoạt động quan trọng	Tập trung, dồn lực vào các mục tiêu có tính tham vọng hoặc các ưu tiên quan trọng
Điều chỉnh	Tương đối ổn định	Linh hoạt, có thể thay đổi liên tục
Tư duy quản lý	Quản lý bằng kiểm soát, hoặc: Dựa trên các thước đo dẫn dắt (ví dụ đạt 100tr doanh thu tháng 7/2024 thì phải gửi tối thiểu 20 báo giá, gặp khách hàng tối thiểu 10 lần/tuần, Pipeline phải gấp 20 lần doanh thu) Các chỉ số định mức (ví dụ số sản phẩm hỏng không quá 5 trong một tháng)	Quản lý theo mục tiêu và kết quả, hướng đến việc trao quyền và tự chủ quản lý

Ngoài ra, chúng ta cùng nhìn vào vòng đời của một doanh nghiệp:

Lấy cơ thể chúng ta là một ví dụ, để biết cơ thể có khỏe mạnh không thì chúng ta sẽ nhìn qua các chỉ số đo về tim, gan, thận, mỡ máu,… Các chỉ số này nếu trong ngưỡng cho phép được hiểu là cơ thể khỏe mạnh. Vậy giả thuyết khi các chỉ số này không nằm trong ngưỡng cho phép thì mỗi chúng ta phải có mục tiêu rõ ràng và kiểm soát mục tiêu chặt chẽ để đưa các chỉ số sức khỏe này về ngưỡng của chúng → hành động đó chính là KPI

Nếu các chỉ số sức khỏe của chúng ta đang giữ ổn định trong ngưỡng cho phép và có sự theo dõi qua thời gian thì chúng ta có thể nghĩ đến việc thực hiện những hành động mang tính thử thách bản thân nhưng có khả năng thực hiện, ví dụ mục tiêu chạy bộ 10km mỗi ngày trong thời gian 35 phút, nhưng nếu ngày hôm nay chạy không nổi theo mục tiêu thì có thể điều chỉnh lại mục tiêu ở ngày mai –> hành động đó chính là OKR

Doanh nghiệp cũng như thế, khi chưa ổn định về các chỉ số “sức khỏe” của mình thì doanh nghiệp nên áp dụng KPI là tối ưu nhất. Khi việc tổ chức và vận hành của doanh nghiệp dần đi vào ổn định thì ngoài việc duy trì KPI để giúp ổn định các chỉ số cơ thể trong ngưỡng cho phép thì việc đưa vào ứng dụng OKR giúp doanh nghiệp bứt phá, mở rộng và phát triển nhanh.

Một ví dụ khác để trả lời câu hỏi khi nào nên ứng dụng KPI hay OKR: Nhân viên sale A được Công ty áp mục tiêu doanh số theo quý, cụ thể Quý 1/2024 mục tiêu 500tr → đạt mục tiêu, Quý 2/2024 mục tiêu 700tr → đạt mục tiêu, Quý 3/2024 mục tiêu 900tr → đạt mục tiêu. Điều này cho thấy, Công ty nên thay đổi KPI của nhân viên sale này sang OKR, với các mục tiêu mang tính thúc đẩy và thách thức sự quyết tâm hơn nhưng vẫn có thể đạt được, ví dụ:

• Mục tiêu cá nhân của nhân viên A: Phát triển kinh doanh thông qua kênh đối tác bán hàng
• Kết quả then chốt 01: Tìm thêm 20 kênh đối tác mới khu vực miền Đông và miền Tây
• Kết quả then chốt 02: Nâng cao quy trình đào tạo và cung cấp tài liệu cho kênh đối tác 
• Kết quả then chốt 03: Hoàn thành 20% kênh xúc tiến bán hàng mới vào Quý 4/2024

Tóm lại, KPI và OKR là bạn đồng hành, cùng chạy tiếp sức và cùng tương trợ cho nhau trong công tác quản trị hiệu suất tại doanh nghiệp. 

4. Ứng dụng công nghệ để tối ưu công cụ đánh giá hiệu suất

Phần mềm Đánh giá nhân viên ezKPI của Công ty Phần mềm Hợp nhất OneHR (một thành viên của Tinh Hoa Solutions) cung cấp đầy đủ các chức năng được sử dụng trong quản trị đánh giá hiệu suất, bao gồm từ Bản đồ chiến lược → Mục tiêu trọng yếu → Mục tiêu then chốt → phân rã mục tiêu → Quản lý tiến trình thực hiện mục tiêu → Đánh giá mục tiêu → Chính sách chế độ cho kết quả mục tiêu được đánh giá. 

Một số chức năng tiêu biểu trên Phần mềm Đánh giá nhân viên ezKPI:

a. Thiết lập mục tiêu then chốt

b. Phân rã mục tiêu

c. Quản lý tiến trình thực hiện mục tiêu

d. Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu

e. Chi tiết kết quả thực hiện mục tiêu hàng tháng, quý hoặc năm