Các nhà quản lý nhân sự thường phải đối mặt với hàng loạt công việc cần giải quyết, từ tuyển dụng, quản lý hiệu suất, cho đến đảm bảo tuân thủ các quy định. Làm một nhà lãnh đạo nhân sự không hề đơn giản.
Tuy nhiên, không nhất thiết phải tự mình “sáng tạo lại bánh xe” trong mọi tình huống. Việc có một bộ quy trình được ghi chép rõ ràng không chỉ giúp bạn dễ dàng xác định các khu vực cần cải thiện, mà còn giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ và tạo ra quy trình dễ lặp lại. Hơn nữa, khi bạn đã sẵn sàng mở rộng đội ngũ nhân sự hoặc nếu bạn rời khỏi tổ chức, việc có sẵn các quy trình rõ ràng sẽ giúp quá trình chuyển giao tại phòng nhân sự trở nên mượt mà hơn.
Với những quy trình được chuẩn hóa và tài liệu hóa rõ ràng, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và tạo điều kiện để bộ phận nhân sự luôn hoạt động hiệu quả, ngay cả khi có những thay đổi về nhân sự.
5 Quy trình mà Bộ phận Nhân sự Nên Ghi Chép Chi Tiết
1. Tuyển dụng/Hiring
Hoàn thiện và ghi chép chi tiết quy trình tuyển dụng sẽ giúp bạn đảm bảo tính công bằng, nhất quán và tuân thủ quy định. Quy trình tuyển dụng bắt đầu từ khi có một vị trí mới được mở ra hoặc một vị trí hiện tại trở nên trống.
Những nội dung cần ghi chép trong quy trình tuyển dụng bao gồm:
- Phương pháp phân tích công việc
- Quy trình viết mô tả công việc hoặc mẫu có sẵn của công ty
- Các nền tảng tuyển dụng, các nỗ lực và chi phí liên quan
- Phương pháp phỏng vấn: sàng lọc, phỏng vấn có cấu trúc, không cấu trúc, phỏng vấn nhóm, v.v.
- Hệ thống theo dõi ứng viên sử dụng
- Thống kê chi phí và thời gian tuyển dụng trung bình
- Ngân sách tuyển dụng của tổ chức
2. Đào tạo hội nhập (Onboarding) và Nghỉ việc (Offboarding)
Quy trình hội nhập nhân viên mới sẽ đặt nền tảng cho hành trình nghề nghiệp của họ trong tổ chức.
Những nội dung cần ghi chép trong quy trình hội nhập bao gồm:
- Lịch trình định hướng
- Mục tiêu trong 30/60/90 ngày đầu tiên (quản lý tạo ra nhưng bộ phận nhân sự cần ghi chép và lưu giữ)
- Kế hoạch khuyến khích nhân viên tham gia các chương trình phúc lợi của công ty
- Sổ tay văn hóa hoặc sổ tay nhân viên (nên có buổi hướng dẫn cụ thể cho nhân viên mới)
- Hệ thống theo dõi ứng viên: Cách theo dõi các giấy tờ liên quan như I-9s và W-4s? Một hệ thống theo dõi ứng viên hiệu quả sẽ cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin từ ứng viên, bao gồm ghi chú phỏng vấn, kết quả đánh giá tính cách, và nhiều hơn nữa.
Quy trình nghỉ việc bao gồm mọi bước từ khi thông báo từ chức hoặc sa thải cho đến sau ngày làm việc cuối cùng của nhân viên. Các bước cần ghi chép trong quy trình nghỉ việc:
- Mẫu thông báo nghỉ việc
- Quy trình thu hồi thiết bị của công ty
- Quy trình chuyển giao công việc
- Kế hoạch tạm biệt nhân viên (nếu có)
- Quy trình hủy quyền truy cập vào các tài khoản/bảo mật thông tin
- Các thủ tục cần hoàn thành sau ngày làm việc cuối cùng: xóa nhân viên khỏi hệ thống HRIS, bảng lương, v.v.
3. Tài khoản phải trả và phải thu (Accounts Payable – AP và Accounts Receivable – AR)
Tài khoản phải trả (AP) là số tiền tổ chức của bạn nợ các nhà cung cấp hoặc đối tác bên ngoài. Ngược lại, tài khoản phải thu (AR) là số tiền mà khách hàng nợ bạn nhưng chưa được thanh toán.
Việc xây dựng quy trình quản lý AP và AR rõ ràng và hiệu quả là điều quan trọng đối với thành công tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc nắm rõ số tiền chính xác mà bạn có thể tiếp cận rất quan trọng để lập kế hoạch phát triển.
Những nội dung cần ghi chép trong quy trình AP và AR:
- Hệ thống tổ chức dữ liệu: Bạn sử dụng phương pháp truyền thống như ghi chép bằng tay hay phần mềm số?
- Các kênh giao tiếp chi tiết với khách hàng, nhà cung cấp, và đối tác
- Lịch trình gửi hóa đơn cho khách hàng, bao gồm hậu quả của việc thanh toán trễ
- Lịch trình tiêu chuẩn cho các hoạt động AR hoặc AP: Bao nhiêu lần mỗi quý? Có ngày cụ thể trong tuần?
- Thông tin liên hệ của kế toán viên (nếu có)
- Hợp đồng giữa tổ chức và khách hàng
Những quy trình này cần được ghi chép chi tiết để đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả và tuân thủ trong hoạt động nhân sự và tài chính của doanh nghiệp.
4. Ghi danh mở (Open Enrollment)
Ghi danh mở là giai đoạn đầy căng thẳng cho bộ phận nhân sự. Mặc dù việc hướng dẫn nhân viên lựa chọn các gói bảo hiểm sức khỏe không phải là trách nhiệm chính của bạn, nhưng bạn cần chuẩn bị rất nhiều để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ.
Quy trình ghi danh mở của bạn nên bao gồm các yếu tố sau:
- Lộ trình và mục tiêu truyền thông với nhân viên: Càng sớm cung cấp thông tin cho nhân viên, càng tốt. Bao gồm việc gửi nhắc nhở cho nhân viên trong suốt thời gian ghi danh mở.
- Lịch trình làm việc với nhà môi giới đáng tin cậy: Lên kế hoạch trước với nhà môi giới để đảm bảo nhân viên nhận được thẻ ID trước khi ngày hiệu lực bắt đầu.
- Kế hoạch đánh giá lại các chương trình phúc lợi: Xem xét nhu cầu của nhân viên đã thay đổi như thế nào so với năm trước? Theo dõi tỷ lệ tham gia các chương trình phúc lợi của nhân viên. Dựa vào độ tuổi trung bình, lối sống và sở thích của nhân viên để điều chỉnh các phúc lợi phù hợp. Nếu không ai sử dụng một quyền lợi không liên quan đến nhu cầu chăm sóc sức khỏe chính, bạn có thể thảo luận với nhà môi giới về việc loại bỏ quyền lợi đó trong năm tới.
- Hệ thống quản lý và cung cấp các Bản Mô tả Kế hoạch (Summary Plan Descriptions – SPD) và hỗ trợ nhân viên đăng ký: Đảm bảo rằng có một hệ thống hiệu quả để cung cấp SPD và hỗ trợ nhân viên hoàn thành quá trình ghi danh.
Việc chuẩn bị kỹ càng và có hệ thống giúp quá trình ghi danh mở diễn ra hiệu quả và không gây căng thẳng cho bộ phận nhân sự và nhân viên.
5. Quy trình tính lương (Payroll Process)
Quy trình tính lương bao gồm nhiều yếu tố phức tạp và có thể tiêu tốn khá nhiều thời gian, nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Nhiều tổ chức hiện nay đang chuyển việc tính lương sang các nền tảng quản lý nhân sự (HRIS) để tạo ra quy trình suôn sẻ hơn, loại bỏ sự phụ thuộc vào bảng tính truyền thống. Khi đến thời điểm trả lương cho nhân viên, điều quan trọng là phải đảm bảo mọi thứ trong hệ thống phần mềm tính lương đã được thiết lập chính xác. Một quy trình tính lương hiệu quả thường bao gồm các yếu tố sau:
- Thiết lập chu kỳ trả lương và phân nhóm nhân viên: Xác định các chu kỳ trả lương cụ thể (theo tuần, hai tuần, hoặc tháng) và phân nhóm nhân viên theo các tiêu chí phù hợp như phòng ban, vị trí, hoặc thỏa thuận lao động.
- Đảm bảo chính xác số giờ làm việc và số ngày nghỉ phép (PTO) trong mỗi kỳ trả lương: Theo dõi và cập nhật số giờ làm việc, số giờ làm thêm, và số ngày nghỉ phép của từng nhân viên để đảm bảo tính toán lương chính xác.
- Thường xuyên loại bỏ các nhân viên đã rời khỏi tổ chức khỏi hệ thống trả lương: Cập nhật hệ thống kịp thời khi có nhân viên nghỉ việc, để tránh các sai sót trong việc tính lương.
- Thiết lập các loại thu nhập và khấu trừ tùy chỉnh cho tổ chức của bạn: Đảm bảo rằng hệ thống tính lương phản ánh đúng các khoản thu nhập (như tiền thưởng, trợ cấp) và khấu trừ (như bảo hiểm, thuế thu nhập) tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Tự động hóa quy trình nhân sự bằng công nghệ
ezHR là phần mềm quản lý nhân sự thông minh giúp nhân sự tự thiết lập các quy trình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với tính năng này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý và vận hành nhân sự. Bạn có thể linh hoạt tạo ra các quy trình phù hợp với đặc thù của từng bộ phận, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong công việc. Đăng ký ngay hôm nay để nhận demo miễn phí và trải nghiệm cách ezHR giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự! https://ezhrsoftware.com/
