Các hoạt động nhân sự ngày nay có thể được sắp xếp hợp lý và hỗ trợ bằng nhiều loại hệ thống nhân sự khác nhau. Những công nghệ này có thể giúp bạn quản lý lực lượng lao động của mình hiệu quả hơn và ít mắc lỗi hơn.

Tuy nhiên, không phải hệ thống nhân sự nào cũng phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Đó là lý do tại sao việc hiểu đầy đủ các loại phần mềm nhân sự khác nhau trước khi triển khai hoặc nâng cấp hệ thống quản lý  là điều quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá ba loại hệ thống nhân sự chính. Chúng tôi cũng sẽ giải thích sự khác biệt giữa các hệ thống này và cách chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Giải mã các loại phần mềm nhân sự khác nhau

Phần mềm nhân sự có sẵn rộng rãi trong nhiều giải pháp. Tuy nhiên, có ba hệ thống chính thống trị lĩnh vực nguồn nhân lực kỹ thuật số. Các hệ thống này không thể thay thế cho nhau, mặc dù có sự chồng chéo ở một số khu vực.

Dưới đây là ba loại phần mềm nhân sự chính:

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) 

Human resource information systems (HRIS) quản lý và tự động hóa các công việc hành chính nhân sự bao gồm tất cả các chức năng nhân sự cơ bản.

Các chức năng chính của nó bao gồm:

• Quản lý dữ liệu nhân viên: Cung cấp cơ sở dữ liệu trung tâm về thông tin liên quan đến nhân sự, chẳng hạn như thông tin cá nhân của nhân viên, chi tiết việc làm, lương, thăng chức, lịch sử hiệu suất, hồ sơ vắng mặt, giấy tờ tuân thủ và hồ sơ quan hệ nhân viên.
• Quản lý tiền lương và lương thưởng: Ghi lại cơ cấu tiền lương, tiền thưởng và các dữ liệu liên quan đến lương thưởng khác, cùng với việc quản lý báo cáo tiền lương, bao gồm cả các khoản khấu trừ thuế.
• Theo dõi thời gian và sự tham dự: Theo dõi sự tham dự của nhân viên, giờ làm việc, giờ giải lao và làm thêm giờ, đồng thời quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ cho thời gian nghỉ cá nhân (PTO), ngày nghỉ, nghỉ ốm và các lần vắng mặt khác.
• Quản lý phúc lợi: Quản lý việc nhân viên đăng ký tham gia bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và các phúc lợi khác, đồng thời theo dõi việc sử dụng, đóng góp và thay đổi trong kế hoạch.
• Báo cáo và tự phục vụ: Cung cấp các công cụ báo cáo và tự phục vụ cơ bản cho phép nhân viên cập nhật và truy cập tài liệu của riêng họ.

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) 

Human Resource Management System (HRMS) Giải pháp nhân sự toàn diện thường cung cấp nhiều tính năng hơn hệ thống HRIS. Phần mềm HRMS cung cấp nhiều chức năng hơn ngoài quản trị nhân sự cốt lõi. Bao gồm:

• Tuyển dụng: Đăng các vị trí đang tuyển dụng, theo dõi đơn ứng tuyển, quản lý thông tin liên lạc của ứng viên và cộng tác với nhóm tuyển dụng.
• Onboarding: Hợp lý hóa quy trình giới thiệu nhân viên mới, bao gồm các thủ tục giấy tờ, định hướng, đào tạo và phân công nhiệm vụ.
• Quản lý hiệu suất: Đặt mục tiêu, tiến hành và theo dõi đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi.
• Báo cáo và phân tích nâng cao: Sử dụng phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về xu hướng lực lượng lao động và các số liệu khác.
• Đưa ra ngoài: Tự động hóa quy trình đưa ra, bao gồm tài liệu, thu thập phản hồi từ những người rời bỏ, thu hồi quyền truy cập và cập nhật hệ thống.

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HCM) 

Human Capital Management (HCM) mang đến cho bạn khả năng tương tác, gắn bó với nhân viên trong các lĩnh vực như hiệu suất, phân tích và đào tạo nhân viên. Hệ thống HCM áp dụng cách tiếp cận chiến lược để quản lý nguồn nhân lực của công ty.

• Chiến lược tuyển dụng: Thực hiện các chiến lược để xác định khoảng cách kỹ năng, thu hút nhân tài hàng đầu và xây dựng nguồn nhân tài cho tương lai.
• Quản lý hiệu suất: Cung cấp các công cụ để khuyến khích phản hồi liên tục, đồng thời tạo và quản lý các kế hoạch cải thiện hiệu suất toàn diện cho nhân viên.
• Học tập và phát triển: Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển, đồng thời tạo và cung cấp các chương trình học tập thông qua các công cụ như Hệ thống quản lý học tập (LMS), cơ sở kiến thức, hội nghị truyền hình, v.v.
• Đánh giá nhân tài và lập kế hoạch kế nhiệm: Điều chỉnh cơ cấu tổ chức của công ty với các mục tiêu kinh doanh tổng thể, xác định và giải quyết các khoảng trống về nhân tài, đồng thời phát triển kế hoạch kế nhiệm cho các vai trò quan trọng.
• Quản lý thù lao tổng thể: Phát triển và thực hiện chiến lược lương thưởng toàn diện xem xét tiền lương, tiền thưởng, lợi ích, lựa chọn cổ phiếu và các hình thức thù lao khuyến khích khác.
• Phân tích và thông tin chi tiết về lực lượng lao động: Sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để lập kế hoạch và dự báo lực lượng lao động, đồng thời phân tích các chỉ số về hiệu suất, mức độ tương tác và tỷ lệ giữ chân của nhân viên.
• Sự gắn kết và hạnh phúc của nhân viên: Tạo và xuất bản các cuộc khảo sát về mức độ gắn kết của nhân viên, quản lý các sự kiện của công ty, thực hiện các sáng kiến về sức khỏe và cung cấp cho nhân viên các công cụ để hỗ trợ họ vượt qua sự thay đổi.
• Quản lý rủi ro chủ động: Đảm bảo tuân thủ luật và quy định lao động, đồng thời xác định và giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhân sự trong công ty.

Vậy đâu là hệ thống nhân vật nào phù hợp với bạn?

Đâu mới là phần mềm nhân sự phù hợp

Điều này phụ thuộc vào nhu cầu của công cụ bạn. Hãy xem xét các yếu tố dưới đây khi đưa ra quyết định.

• Yêu cầu về tổ chức: Xem xét quy mô công ty của bạn, kế hoạch phát triển và khả năng mở rộng trong tương lai cũng như mức độ phức tạp của nhu cầu nhân sự.
• Chức năng: Xác định các tính năng mà bạn cần—ví dụ: tính lương, quản lý dữ liệu và các tính năng báo cáo cơ sở dữ liệu cần thiết để tự động hóa các tác vụ quản trị.
• Tích hợp và tương thích: Đánh giá xem hệ thống bạn đã chọn tương thích với hệ thống kinh doanh hiện tại của bạn hay không để tránh gián đoạn.
• Ngân sách: Đánh giá chi phí ban đầu và chi phí liên tục để bảo trì và xem xét những gì phù hợp với ngân sách của bạn để tự động hóa nhân sự.
• Trải nghiệm người dùng: Hãy xem xét cơ sở người dùng của bạn, khả năng hiểu biết về công nghệ của họ và giao diện mà họ sẽ cảm thấy thoải mái khi áp dụng để ngăn chặn sự phản phản và nhu cầu đào tạo chuyên sâu .
• Tuân thủ và bảo mật: Đảm bảo hệ thống bạn chọn hỗ trợ các quy định về món thủ công và bảo mật trong cụ thể của bạn.
• Hỗ trợ và danh tiếng của nhà cung cấp: So sánh theo dõi hồ sơ, đánh giá giá của khách hàng và mức độ hỗ trợ của khách hàng được cung cấp bởi các nhà cung cấp khác nhau trước khi chọn một nhà cung cấp.
• Sử dụng thử hoặc demo miễn phí: Yêu cầu nhóm bán hàng của nhà cung cấp dùng thử miễn phí hoặc demo trực tiếp để đảm bảo sản phẩm phù hợp với mong đợi của bạn trước khi kết thúc.

Lựa chọn một giải pháp quản lý nhân sự tối ưu

Với các loại hệ thống phần mềm quản lý nhân sự khác nhau sẽ giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp cụ thể phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nhưng nó cũng sẽ gây khó khăn cho các doanh nghiệp chưa xác định được chính xác nhu cầu của mình. Bạn sẽ băn khoăn đâu mới là công cụ mà doanh nghiệp đang cần để phát huy hiệu quả quản lý nhân sự, liệu doanh nghiệp có đang dùng sai công cụ quản lý, những chức năng hiện có liệu có phải là giải pháp tối ưu?

Nếu bạn đang gặp phải những vướng mắc này thì đơn giản hãy liên hệ ngay với ezHR để được tư vấn miễn phí giúp bạn hiểu rõ về các giải pháp quản lý nhân sự, Bạn sẽ không cần tốn thời gian tự mình tìm hiểu từng hệ thống quản lý nhân sự. Dựa vào mô tả về doanh nghiệp của bạn mà ezHR sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phần mềm quản lý nhân sự tối ưu nhất giúp gia tăng hiệu suất và tiết kiệm được chi phí đầu tư.