Làm việc trong nhóm sản xuất đa ca luôn mang đến nhiều áp lực hơn so với môi trường thông thường. Đa ca đồng nghĩa với sự giao thoa giữa nhiều cá tính, nhịp sinh học và thói quen làm việc khác biệt. Chính sự chồng chéo này tạo ra hàng loạt thách thức rất riêng: xung đột quan điểm, cảm giác không công bằng, thậm chí mất lòng tin giữa các ca.
Giải quyết xung đột nhanh chóng và công bằng không chỉ giúp nhóm sản xuất ổn định, mà còn duy trì tinh thần và hiệu suất cho từng thành viên. Sự chủ động của quản lý trong những lúc căng thẳng là chìa khoá để tạo môi trường làm việc thân thiện, sẵn sàng hợp tác, dù cho ai đó làm ca ngày, ca đêm hay ca giữa. Trong nội dung dưới đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn thực tế để nhận diện nguyên nhân xung đột và xử lý khéo léo, phù hợp với đặc thù nhóm sản xuất đa ca.
Nhận diện nguyên nhân và đặc thù xung đột trong nhóm sản xuất đa ca
Việc nhận ra đâu là nguồn gốc của xung đột trong môi trường sản xuất đa ca giúp người quản lý không bị động khi rắc rối xuất hiện. Những xung đột này thường xuất phát từ chính đặc thù tổ chức ca làm và cách phân bổ trách nhiệm, nguồn lực trong từng khung giờ. Nếu không xử lý kịp thời, xung đột có thể âm ỉ kéo dài, ảnh hưởng đến cả chất lượng sản xuất lẫn tinh thần của nhóm.
Khác biệt lịch làm việc và tiếp nối ca: Phân tích các xung đột do chuyển giao ca, lịch làm việc chồng chéo hoặc không thống nhất
Trong nhóm làm việc đa ca, thay đổi ca và lịch làm việc không đồng bộ chính là mầm mống cho nhiều mâu thuẫn. Khi bạn nhận ca từ đồng đội trước, đôi lúc gặp cảnh:
Thông tin bàn giao không rõ ràng hoặc sai sót: Ca trước có thể chưa truyền đạt hết tình trạng máy móc, hàng hóa, hay lỗi sản xuất còn tồn đọng.
Tiến độ công việc bị ảnh hưởng: Một ca hoàn thành việc chậm hoặc đẩy khối lượng công việc khó sang cho ca sau sẽ dẫn tới suy nghĩ “mình bị lợi dụng”.
Định kiến về ca tốt – ca xấu: Ai làm ca ngày thường có lợi được nghỉ ngơi, tiếp xúc quản lý dễ hơn. Ai làm ca đêm hay bị xem nhẹ dù áp lực nhiều hơn.
Chỉ cần một lần chuyển ca không trơn tru, không có đủ thời gian để bàn giao, cảm giác bị bỏ mặc hay bị gánh lỗi cho người khác sẽ nhanh chóng xuất hiện. Nhiều nhóm thậm chí không gặp mặt nhau đủ để làm rõ hiểu lầm, xung đột lại càng lớn.
Phân chia trách nhiệm và quyền lợi giữa các ca: Làm rõ vấn đề bất công, cảm giác thiệt thòi hoặc tranh cãi về phân bổ nguồn lực giữa các ca khác nhau
Bất công trong phân chia nhiệm vụ và quyền lợi là ngòi nổ phổ biến. Khi các ca không có cùng khối lượng công việc, hoặc ca này được đánh giá cao hơn ca kia về thưởng, dẫn đến:
Cảm giác thiệt thòi hoặc bất mãn: Thành viên cảm thấy đóng góp bị xem nhẹ, nhất là khi ca “đẹp” luôn dành cho người thân quen, ca khó thì chia đều cho người mới.
Tranh luận về nguồn lực: Máy móc, nguyên liệu, thời gian bảo trì thường ưu tiên ca ngày/hành chính, ca còn lại gặp khó mà không có ai giải quyết.
So bì thành tích và kết quả: Khen thưởng, ghi nhận cá nhân không đồng đều tạo tâm lý “mỗi ca một phe”, khó gắn kết giữa các ca.
Quản lý thiếu minh bạch trong chia nhiệm vụ và tưởng thưởng càng làm tình hình thêm căng thẳng, kéo theo giảm hiệu quả làm việc.
Giao tiếp hạn chế và thông tin không kịp thời: Giải thích sự thiếu giao tiếp trực tiếp, thông tin truyền tải không đầy đủ giữa các ca, đặc biệt khi làm việc theo ca đêm/ngày
Không phải ai cũng làm cùng một khung giờ, chuyện giao tiếp giữa các ca gặp rất nhiều rào cản. Tình trạng thường gặp là:
Không đủ thời gian trao đổi trực tiếp: Ca ngày ra về, ca đêm mới vào, hai nhóm chỉ biết nhau qua sổ giao ca hoặc tin nhắn ngắn gọn.
Thông tin truyền miệng dễ lệch lạc hoặc quên lãng: Việc không ghi chú đầy đủ hay bỏ sót thông tin dẫn đến hiểu nhầm, rồi trách nhầm nhau khi có lỗi phát sinh.
Khó phản hồi ý kiến hoặc góp ý chéo: Ai cũng bận, không ai muốn lưu lại sau giờ làm để giải thích hay bảo vệ mình, dẫn đến bất mãn “không ai hiểu mình”.
Đặc biệt, làm ca đêm lại càng dễ cảm thấy bị cô lập, thiếu liên kết với ca khác, từ đó tăng nguy cơ hiểu nhầm và phản ứng tiêu cực. Khi mọi người không lắng nghe và cập nhật kịp thời, xung đột dễ thành “bóng ma” trong một môi trường vốn dĩ đã áp lực.
Nhìn chung, các nhóm sản xuất đa ca không thể tránh khỏi xung đột nếu chưa làm tốt các yếu tố trên. Nhưng khi đã hiểu rõ nguyên nhân và đặc thù này, người quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc lên phương án giải quyết phù hợp cho từng tình huống cụ thể.
Các chiến lược quản lý xung đột hiệu quả trong môi trường đa ca
Nhóm sản xuất đa ca rất dễ phát sinh xung đột do khác biệt về lịch làm việc, phong cách giao tiếp và cảm giác bất công về trách nhiệm từng ca. Cách quản lý xung đột ở môi trường đặc thù này cần linh hoạt, tận dụng các mô hình xử lý hiện đại, đồng thời xây dựng lòng tin giữa mọi thành viên. Dưới đây là các chiến lược và công cụ quản lý xung đột đã được kiểm chứng áp dụng thành công trong nhóm sản xuất đa ca.
Áp dụng mô hình Thomas-Kilmann trong giải quyết xung đột: Chia sẻ ứng dụng thực tiễn 5 phong cách đối phó xung đột (hợp tác, thỏa hiệp, tránh né, cạnh tranh, nhượng bộ) và chọn lựa theo từng tình huống
Mô hình Thomas-Kilmann là công cụ nổi bật giúp quản lý nhận diện nhanh và chọn phương hướng xử lý xung đột trong thực tế phân ca:
Hợp tác (collaborating): Khi đôi bên cùng thảo luận giải pháp, mọi ý kiến đều được lắng nghe, chú trọng lợi ích lâu dài cho tập thể. Phù hợp khi đội cần đoàn kết để ứng phó vấn đề chung hoặc tìm giải pháp tối ưu, như khi chia lại việc vào mùa cao điểm.
Thỏa hiệp (compromising): Mỗi bên nhường nhau một chút để giữ hòa khí; giải pháp này tạm ổn khi thời gian gấp, không bên nào chịu lùi bước hoàn toàn. Thích hợp khi giải quyết tranh cãi nhỏ về bàn giao hoặc chia ca phụ.
Tránh né (avoiding): Chỉ nên sử dụng khi xung đột không quá nghiêm trọng hoặc đụng độ cá nhân nhất thời, phòng căng thẳng leo thang. Ví dụ: Nhân viên ca đêm vừa hết ca đã về, chưa giải thích rõ ý kiến; lúc đó nên chờ thời điểm thích hợp để đối thoại lại.
Cạnh tranh (competing): Áp dụng khi cần quyết định nhanh, phải giữ kỷ luật hoặc có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến an toàn sản xuất. Quản lý lúc này cần rõ ràng, quyết đoán, ví dụ như khi xảy ra lỗi lớn mà chưa ai nhận trách nhiệm.
Nhượng bộ (accommodating): Hiệu quả nhất khi đội đang căng thẳng hoặc một thành viên rất cần sự hỗ trợ tinh thần. Đôi khi quản lý chọn nhường để ổn định tâm lý chung, giúp người nhận ra tầm quan trọng của sự hòa hợp.
Lời khuyên: Không có một chiến lược nào là “bất bại” cho mọi trường hợp. Hãy linh hoạt sử dụng tùy hoàn cảnh, tập trung vào mục tiêu chung: duy trì hiệu suất và khí thế tập thể.
Thiết lập nguyên tắc giao tiếp và chia sẻ thông tin minh bạch: Đề xuất các công cụ, quy tắc trong giao tiếp, kiểm soát dòng thông tin giữa các ca để ngăn ngừa hiểu lầm
Khi làm việc đa ca, rủi ro hiểu lầm cao vì ít khi các ca gặp nhau đủ lâu để giải thích cặn kẽ. Để giảm tối đa xung đột do thông tin thiếu hụt, nên thiết lập:
1. Quy tắc rõ ràng trong giao tiếp nội bộ
Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, thống nhất khi ghi chú trong sổ bàn giao hoặc phần mềm quản lý việc.
Không truyền đạt thông tin quan trọng qua lời nói miệng, nên viết hoặc xác nhận lại bằng văn bản/ngắn gọn trên nhóm chat chung.
2. Ứng dụng công nghệ hỗ trợ thông tin
Đẩy mạnh sử dụng app quản lý như myXteam, phần mềm CRM hoặc bảng giao ca điện tử để mọi thông báo quan trọng hiện lên ngay, ca sau không bỏ sót việc.
Thiết lập nhóm chat nội bộ trên Zalo/Viber/Teams, dùng nhãn để phân loại thông tin theo nhóm, hạn chế nhầm lẫn.
3. Quy định về phản hồi và chỉnh sửa
Thông tin cập nhật phải ghi chú giờ và tên người thực hiện thay đổi.
Nếu xảy ra nhầm lẫn hoặc phát hiện lỗi, đề nghị mọi người góp ý thẳng qua nhóm thay vì trò chuyện riêng lẻ.
Chìa khóa: Luôn minh bạch và chủ động chia sẻ thông tin. Khi mọi thứ đều rõ ràng, từng ca dễ đặt niềm tin và cảm giác được tôn trọng hơn.
Tổ chức họp giao ca và các giải pháp xây dựng lòng tin nội bộ: Gợi ý về sinh hoạt nhóm ngắn, họp giao ca, đào tạo kĩ năng mềm để nâng cao sự tin tưởng và kết nối thành viên
Lòng tin giữa các ca không tự nhiên mà có, nhất là khi phần lớn thời gian mọi người chỉ nhìn thấy công việc của nhau qua vài dòng ghi chú hoặc lời nhắn. Xây dựng lòng tin nội bộ là quá trình, đòi hỏi quản lý duy trì các giải pháp đơn giản nhưng nhất quán:
Tổ chức họp giao ca định kỳ: Dù chỉ 10-15 phút mỗi cuối tuần để đại diện các ca trực tiếp nói chuyện, trao đổi thẳng thắn về vướng mắc, cùng thống nhất điều chỉnh. Nên xen kẽ các buổi giao lưu ngắn không liên quan công việc, như mini game hoặc sinh hoạt nhóm.
Đào tạo kỹ năng mềm: Thay vì chỉ tập trung kỹ năng vận hành máy hoặc tuân thủ quy trình, hãy bổ sung các buổi đào tạo về giao tiếp, giải quyết mâu thuẫn, kiểm soát cảm xúc. Quản lý càng kiên trì áp dụng, nhân sự càng dễ mở lòng và phối hợp tốt hơn.
Phản hồi công bằng, ghi nhận thành tích: Khi các ca hỗ trợ nhau xử lý sự cố hoặc hoàn thành nhiệm vụ vượt tiến độ, nên ghi nhận trước tập thể. Tôn trọng nỗ lực cả nhóm, không thiên vị ca nào, mọi người sẽ dần gắn bó và chủ động chung tay.
Tóm lại: Một khi đã xây dựng được nền tảng tin tưởng, mỗi thành viên sẽ không còn cảnh phòng ngừa lẫn nhau mà thay vào đó là tập trung vào mục tiêu chung của nhóm sản xuất đa ca.
Đo Lường Và Đánh Giá Hiệu Quả Quản Lý Xung Đột
Để biết các biện pháp quản lý xung đột có thực sự hiệu quả, cần xây dựng hệ thống đo lường rõ ràng:
Chỉ số số lượng sự cố
Theo dõi số lần phát sinh mâu thuẫn, khiếu nại giữa ca trong tháng/quý.
So sánh với giai đoạn trước khi áp dụng giải pháp để đánh giá mức độ giảm.
Thời gian giải quyết trung bình
Ghi nhận từ lúc xung đột được báo lên đến khi hai bên đạt thỏa thuận hoặc khi quản lý can thiệp xong.
Mục tiêu lý tưởng: rút ngắn xuống còn 1–2 ngày làm việc cho các sự cố thông thường.
Mức độ hài lòng của thành viên
Khảo sát nhanh (1–3 câu hỏi) sau mỗi vụ việc: “Bạn có cảm thấy vấn đề đã được giải quyết công bằng không?”
Tỷ lệ hài lòng ≥ 80% được coi là tốt.
Tác động đến năng suất
Theo dõi chỉ số OEE (Overall Equipment Effectiveness) hoặc sản lượng thực tế trước – sau khi triển khai.
Nếu xung đột giảm, năng suất thường cải thiện từ 3–5%.
Xây Dựng KPI Và Báo Cáo Định Kỳ
KPI cho Quản Lý
Số vụ xung đột/1.000 công nhân: giảm dần qua các chu kỳ.
Tỷ lệ tỉ lệ ca giao ca trơn tru: % chuyển giao không có báo cáo thiếu thông tin.
Tỉ lệ tham gia họp giao ca: ≥ 90%.
Báo Cáo Định Kỳ
Báo cáo hàng tuần: Tóm tắt số vụ, dạng xung đột, biện pháp đã dùng.
Báo cáo hàng tháng/quý: Bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause), xu hướng tăng/giảm, đề xuất cải tiến.
Hội Thảo Rút Kinh Nghiệm
Mỗi quý tổ chức workshop ngắn (30–60 phút) để chia sẻ “case study” điển hình, học hỏi lẫn nhau.
Ghi nhận các bài học thành SOP, tài liệu đào tạo.
Lên Kế Hoạch Cải Tiến Liên Tục
Đừng dừng lại ở một lần áp dụng – quản lý xung đột cần chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act):
Plan: Lập kế hoạch điều chỉnh, ví dụ giao ca chung song ngữ, bổ sung form báo lỗi mới…
Do: Triển khai thí điểm trên một dây chuyền hoặc nhóm nhỏ.
Check: Đo lường KPI, thu thập phản hồi, so sánh với mục tiêu.
Act: Hoàn thiện SOP, nhân rộng trên toàn tổ chức, cập nhật tài liệu đào tạo.
Lặp đi lặp lại chu trình này mỗi 6–12 tháng để luôn thích ứng với thay đổi về nhân sự và quy trình sản xuất.
Vai Trò Lãnh Đạo Trong Quản Lý Xung Đột
Gương mẫu về giao tiếp
Quản lý cần luôn minh bạch, xác thực khi truyền đạt thông tin.
Thể hiện thái độ tôn trọng, lắng nghe tích cực.
Khuyến khích văn hóa phản hồi
Tạo môi trường “không sợ sai”, khuyến khích công nhân góp ý cải tiến quy trình.
Thưởng ngay cho những ý tưởng giúp giảm xung đột hoặc cải thiện giao ca.
Cam kết nguồn lực
Dành thời gian, con người để tổ chức đào tạo, họp giao ca, đầu tư công cụ hỗ trợ.
Khi cấp trên quan tâm, nhân viên sẽ nghiêm túc tuân thủ.
Kết Luận & Thực Thi Ngay
Quản lý xung đột trong nhóm sản xuất đa ca không chỉ là giải quyết vấn đề khi nó xảy ra, mà còn là xây dựng hệ thống, văn hóa và công cụ để phòng ngừa. Bắt đầu từ:
Rà soát lại SOP giao ca: Đảm bảo đủ bước, rõ người – việc – thời gian.
Đào tạo ngắn hạn: Mỗi ca dành 30 phút làm quen mô hình Thomas-Kilmann và quy tắc giao tiếp.
Triển khai “checklist giao ca”: In ấn dán tại trạm, đánh dấu hoàn thành mỗi bước.
Khi các bước cơ bản đã vận hành trơn tru, liên tục thu thập dữ liệu và lặp PDCA để nâng cao hiệu quả. Một môi trường đa ca gắn kết không chỉ giảm căng thẳng, mà còn là nền tảng để tăng năng suất, giảm hao hụt và giữ chân nhân sự một cách bền vững. Chúc bạn thành công!
