Ngày nay, cụm từ “làm việc hybrid” chẳng còn xa lạ với bất cứ nhà quản lý hay HR nào. Sau đại dịch, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã trải nghiệm mô hình làm việc từ xa – và rồi nhận ra rằng sự linh hoạt đó rất đáng giá. Nhưng điểm mấu chốt là: phối hợp giữa làm từ xa và đến văn phòng như thế nào mới hiệu quả, không rối rắm, không làm mất tinh thần đội ngũ?
Lý tưởng là vậy, nhưng thực tế không đơn giản. Phải làm sao để nhân viên cảm thấy mình vẫn “phần của tập thể”, bài trình bày vẫn được nghe? Làm sao để văn hóa công ty không bị “pha nhạt” khi bạn chỉ gặp nhau qua màn hình Zoom? Làm sao HR và quản lý có thể đo lường hiệu suất làm việc khách quan khi giờ giấc không đồng nhất?
1. Lợi ích vượt trội của mô hình hybrid
Làm việc hybrid không chỉ là một trào lưu – đó là một bước tiến đột phá. Trước hết, hybrid mang lại linh hoạt về thời gian và không gian: nhân viên có thể có ngày làm tại nhà để giảm chi phí đi lại, tránh kẹt xe; có ngày đến văn phòng để tương tác trực tiếp. Điều này khiến họ cảm thấy được tin tưởng, chủ động – từ đó, tăng sự hài lòng và gắn bó với công ty.
Thứ hai, về mặt kinh tế, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng. Một số công ty tại TP.HCM đã áp dụng mô hình “văn phòng chia sẻ” – chỉ giữ không gian chung cho những ngày tổ chức workshop, họp nhóm, còn lại nhân viên làm tại nhà. Nhờ vậy, chi phí vận hành giảm hơn 30%.
Mặt khác, hybrid hỗ trợ tuyển dụng/giữ chân nhân tài: nhân viên từ các tỉnh có thể tham gia làm việc mà không cần dọn nhà, trong khi công ty có thêm nguồn tuyển đa dạng, không giới hạn bởi địa lý. Một công ty fintech tại Hà Nội từng chia sẻ rằng sau khi áp dụng hybrid, tỉ lệ ứng tuyển từ khu vực ngoài Hà Nội tăng gấp đôi, trong khi tỉ lệ nghỉ việc giảm từ 18% xuống còn 10%.
Tóm lại, hybrid mang lại “3 trong 1”: sự chủ động cho nhân viên, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, và mở rộng cơ hội tuyển dụng. Nhưng ít ai nói những lợi ích này đi kèm với yêu cầu quản trị tinh gọn và văn hoá nội bộ đủ mạnh, để không bị “đứt gánh”.
2. Thách thức lớn nhất: thiếu giao tiếp nội bộ, mất kết nối nhóm
Càng hay khi bạn không đến văn phòng hằng ngày – nhưng cũng vì thế mà sự gắn kết bị lung lay. Khi nhân viên tách khỏi văn hóa “cốc cà phê sáng, buổi trò chuyện không đầu không cuối ở góc phòng”, họ dễ cảm thấy lạc lõng. Nhiều doanh nghiệp sau 6 tháng chuyển sang hybrid nhận ra: employee engagement (sự gắn kết nhân viên) giảm hẳn 15%.
Một thực tế đáng lưu ý là phần lớn sai sót trong giao tiếp, misunderstand xuất hiện khi tương tác qua màn hình: thiếu ngữ cảnh, thiếu biểu cảm, thiếu “chạm mặt”. Một bản khảo sát nội bộ cho thấy 43% nhân viên từng bỏ lỡ deadline chỉ vì email bị hiểu nhầm, trong khi nếu họ làm việc cạnh nhau, một cuộc hỏi vội đã giúp giải quyết.
Ngoài ra, thiếu giao tiếp trực tiếp dễ khiến “nhóm trở nên lạc lõng” – đặc biệt với nhân viên mới. Những nhân viên mới chỉ làm remote trong 3 tháng đầu cần gấp đôi thời gian để cảm thấy “thuộc về”. Vì thế, HR và quản lý cần thiết lập cơ chế “sờ đụng” có chủ đích:
Nhìn chung, nếu không khéo quản trị, hybrid rất dễ biến thành “train silo” – từng cá nhân làm việc riêng, không đồng bộ với mục tiêu chung.
3. Hiểu lầm phổ biến: làm từ xa là “lười biếng”
Khi một số nhân viên làm việc tại nhà, một số lãnh đạo có suy nghĩ: “Không thấy họ ở văn phòng là không kiểm soát được, không biết bạn có đang làm việc hay không”. Vô hình chung, sự không hiện diện trở thành “giờ cấm”. Nhưng suy nghĩ đó rõ ràng sai lầm, bởi hiệu quả công việc không đến từ số giờ ngồi ở bàn, mà từ chất lượng đầu ra.
Một khảo sát về hybrid tại 50 công ty công nghệ Việt Nam cho thấy: nhân viên remote có xu hướng hoàn thành 15% task nhanh hơn so với làm tại văn phòng – nhờ vào việc giảm thiểu sự gián đoạn như người qua hỏi, tiếng ồn, ăn trưa kéo dài. Lý do chính là bởi họ đã tự chủ được thời gian, tự chủ được môi trường làm việc của mình.
Vậy đâu là chìa khóa? Lãnh đạo cần tập trung vào chỉ báo hiệu suất (KPIs) và đặt mục tiêu rõ ràng. Ví dụ: thay vì “làm ít nhất 8h online-between”, hãy nói rõ “hoàn thành báo cáo tuần, phản hồi x email khách hàng trong <24h, cập nhật progress hàng ngày trên project board…” – và đánh giá dựa trên các tiêu chí này.
Quan trọng hơn, nhà lãnh đạo cần không truyền đi tín hiệu “cảnh sát hóa”: không nên yêu cầu nhân viên bật camera liên tục, không nên làm việc như một giám thị. Điều này dễ tạo ra tình trạng trust gap – doanh nghiệp không tin nhân viên, còn nhân viên thì cảm thấy mình bị áp đặt, mất tự do.
Việc đúng đắn là tạo một môi trường “chấp nhận remote, tin tưởng để tự làm”, chỉ yêu cầu kết quả định lượng được. Đó mới là cách để khẳng định: làm việc từ xa không phải là “lười”, mà là “tự chủ và hiệu quả”.
4. Sự cần thiết của văn hóa công sở trong mô hình hybrid
Văn hóa công ty không thể tự nhiên bôi nhạt khi mọi người ở xa nhau – ngược lại, phải được duy trì, phát huy một cách chủ động và tinh tế để phù hợp mô hình hybrid. Không gian văn hóa không chỉ ở văn phòng, mà nằm trên từng cuộc họp, từng tin nhắn, từng hoạt động tập thể online-offline.
Ví dụ, thay vì văn phòng có cây xanh, ghế sofa… thì văn hóa hybrid có thể là: “phòng Zoom có nền đẹp, avatars vui nhộn, không khí khen nhau trong group chat, sổ tay hướng dẫn quy tắc làm việc hybrid”. Một công ty startup đã áp dụng mini-rules như: camera phải bật ít nhất 10 phút đầu mỗi cuộc họp, luôn ghi nhận điểm “tri ân” trên Slack cho đồng nghiệp, và mỗi tháng có buổi chia sẻ kiến thức online kết hợp offline.
Ngoài ra, các ngày rất đời như “Coffee Friday” – nơi nhân viên online và offline cùng uống cà phê, “Office picnic” hay “travel day” – cũng là cách vẽ nên đường nối giữa hai thế giới. HR nên chủ động lập plan văn hóa lành mạnh, không để văn hóa bị tách đôi.
Văn hóa hybrid không đơn giản là “xây tổng thể văn hóa rồi áp lên hybrid”, mà phải đặt văn hóa vào từng hoạt động cụ thể: tuyển dụng, onboard newbie, họp định kỳ, báo cáo, reward… để ngay cả khi làm từ xa, người ta vẫn cảm nhận mình là một phần không thể thay thế trong tập thể.
5. Quản lý hiệu suất: từ “canh giờ” sang “canh đầu ra”
Nếu trưởng phòng thường xuyên “check-in” từng giây trên Zoom hay Slack, điều đó thể hiện doanh nghiệp đang còn giữ quan niệm cũ: hiệu suất = thời gian có mặt. Trong mô hình hybrid, hiệu suất cần được đo bằng kết quả đầu ra – output.
Cách thức chuyển đổi nên theo 3 bước:
Một điều thú vị: khảo sát với 27 công ty công nghệ Việt cho thấy, việc áp dụng quản lý dựa trên kết quả giúp tỉ lệ hoàn thành KPI đúng hạn tăng hơn 20%. Nhờ mét – trò chơi hiệu suất này, nhân viên trở nên chủ động hơn và cảm thấy việc mình làm “được nhìn thấy”.
Quản lý không còn là “bắt ai làm gì lúc nào” mà là “gỡ nút thắt khi họ cần”, hỗ trợ khi họ gặp khó khăn, kết nối ra sao để mọi người hiểu và phối hợp.
6. Công cụ hỗ trợ phối hợp hybrid: từ Slack đến Notion, Zoom
Không dụng cụ thì không làm được hybrid. Nhưng vấn đề là phải dùng đúng công cụ, đúng mục đích, đúng cách, chứ không lạm dụng hay yếu ớt đến mức không hiệu quả.
Một số công cụ tiêu biểu:
Nhưng điều quan trọng nhất không phải là “có công cụ gì”, mà là “cái nào CÓ HỆ THỐNG, cá nhân phải được hướng dẫn cách dùng kỹ càng”. Ví dụ như tạo playlist “How to hybrid” trên Notion có sẵn template để nhập công việc, template đặt lịch họp shop, template feedback 360…
Một số công ty Việt Nam còn kết hợp platform như Tinh Hoa để huấn luyện đội ngũ sử dụng chuyên nghiệp những công cụ trên – giúp tiết kiệm thời gian đào tạo và đồng bộ nội dung.
7. Đào tạo kỹ năng giao tiếp & quản lý online
Không thể nói khoảng cách cả chục km lại không là rào cản giao tiếp – nó rất rõ ràng. Khi chuyển sang hybrid, nhân viên và quản lý đều cần được huấn luyện kỹ năng live online – giao tiếp hiệu quả, đặt câu hỏi phù hợp, phản hồi chuyên nghiệp qua chat/email, gọi video ngắn gọn…
HR nên tạo chương trình đào tạo như:
Một khảo sát tại 15 công ty tại Đà Nẵng cho thấy: những công ty có chương trình training giao tiếp online dành cho leader giúp tỉ lệ cảm thấy “được hiểu” tăng đến 35%.
Đào tạo không đơn giản là “anh-phiên-dịch-clip nhờ kỹ năng”, mà là một quá trình liên tục: coaching theo từng giai đoạn, hỗ trợ cá nhân khi gặp khó khăn. Một bộ tài liệu on-demand (có thể xem lại mọi lúc) cùng mentor định kỳ, sẽ giúp HR duy trì chất lượng tương tác trong hybrid.
Kết luận
Phối hợp làm việc từ xa và tại văn phòng không phải một thứ “có sẵn” trong gói, mà là một hành trình đầy thách thức – và cũng đầy cơ hội.
Hybrid là một sự tái định nghĩa về cách làm việc – ai làm chủ được cách phối hợp thông minh, dẫn dắt thành công, người đó sẽ là doanh nghiệp dẫn đầu. Và Tinh Hoa – với những chương trình đào tạo kỹ năng, nền tảng chuyển đổi hybrid – có thể là một bên hỗ trợ rất đáng cân nhắc.
