Mô hình nơi làm việc kết hợp là sự phối hợp hiệu quả của làm việc tại văn phòng và từ xa để mang lại sự linh hoạt và hỗ trợ cho nhân viên. Ở một nơi làm việc kết hợp, nhân viên thường được hưởng nhiều quyền tự chủ hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn – và kết quả là họ gắn kết hơn. Người sử dụng lao động được hưởng lợi bằng cách xây dựng lực lượng lao động ổn định, khỏe mạnh và năng suất hơn.
Tuy nhiên, nơi làm việc kết hợp không phải là một công thức đơn giản hay một liều thuốc chữa bách bệnh cho mọi thách thức tại nơi làm việc. Nơi làm việc kết hợp ngày nay phải được triển khai một cách có chiến lược, tận dụng các công nghệ nhân sự hiện đại nhằm tạo ra sự kết nối, hợp tác và gắn kết của nhân viên.
Mô hình nơi làm việc kết hợp là gì?
Mô hình nơi làm việc kết hợp kết hợp những người làm việc từ xa với những người làm việc tại chỗ, trong đó một số hoặc tất cả nhân viên có thể linh hoạt lựa chọn địa điểm và thời gian làm việc. Thời gian làm việc tại văn phòng có thể được phân bổ theo ngày hoặc theo nhóm hoặc trên cơ sở khi cần thiết.
Các công nghệ nhân sự hiện đại đang giúp giảm bớt sự chuyển đổi sang công việc kết hợp bằng cách giúp thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu từ tất cả các nhóm, bất kể vị trí. Công nghệ có thể hỗ trợ nhân viên làm quen, nâng cao và đào tạo lại kỹ năng, đồng thời khi được sử dụng hiệu quả, công nghệ cũng cho phép nhân viên tiếp cận mọi thứ họ cần trong suốt hành trình làm việc của mình – từ các công cụ cộng tác đến công nghệ đám mây.
“Bình thường mới” lý tưởng là một nơi làm việc kết hợp hòa nhập, nơi tất cả nhân viên – bất kể họ làm việc ở đâu – đều làm việc hiệu quả, gắn kết và cảm thấy được kết nối và hòa nhập.
Mô hình kết hợp không phù hợp với mọi nơi làm việc hoặc mọi ngành, nó phù hợp nhất với những nhân viên làm việc trên máy tính và không cần phải thực hiện tại chỗ.
Mô hình nơi làm việc kết hợp không phải là mô hình tạm thời hay một điểm dừng, thay vào đó nó là tương lai của công việc và của những nơi làm việc linh hoạt, linh hoạt.
Lợi ích của môi trường làm việc kết hợp
Một nơi làm việc kết hợp với cách tiếp cận đặt con người lên hàng đầu đối với trải nghiệm của nhân viên sẽ tận dụng lợi thế của các công nghệ nhân sự đang phát triển để trở nên linh hoạt, linh hoạt và hiệu quả.
Tăng năng suất của nhân viên:
Một số yếu tố góp phần tăng năng suất: tăng quyền tự chủ trong việc lựa chọn giờ làm việc và địa điểm; ít bị gián đoạn ở nhà hơn ở văn phòng; tái sử dụng thời gian đi lại; và cơ hội đến văn phòng vào thời điểm hợp tác trực tiếp là tốt nhất.
Giảm chi phí chung:
Các công ty đang xem xét các chiến lược và cơ hội bất động sản để giảm diện tích văn phòng hoặc chuyển văn phòng đến các thành phố nhỏ hơn – tất cả đều có thể giảm chi phí. Nhân viên lai có xu hướng gắn kết nhiều hơn, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc ít hơn và cũng giảm chi phí.
Trải nghiệm nhân viên tốt hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống:
Tính linh hoạt và tự chủ cao hơn làm tăng sự hài lòng và hạnh phúc trong công việc, giúp cải thiện hiệu suất trong công việc cũng như phúc lợi tổng thể của nhân viên. Sự tập trung tích hợp vào sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống giúp tạo ra một nơi làm việc kết hợp thành công.
Những thách thức của việc quản lý nơi làm việc kết hợp
Mỗi tổ chức sẽ phải đối mặt với những thách thức khác nhau trong việc tạo nên thành công của mô hình làm việc kết hợp. Dưới đây là một số thách thức phổ biến nhất mà các nhà lãnh đạo phải đối mặt hiện nay:
Phát triển mô hình nơi làm việc kết hợp phù hợp:
Do có rất ít mô hình nơi làm việc kết hợp được thiết lập để làm theo nên mỗi công ty phải thiết kế và phát triển một mô hình cụ thể cho nhu cầu của họ. Cách tiếp cận này cũng có thể cần phải được lặp đi lặp lại khi các sự kết hợp và công nghệ khác nhau được thử nghiệm và kiểm tra để tìm ra cách phù hợp nhất với tình hình và văn hóa riêng của mỗi công ty.
Rủi ro bảo mật gia tăng:
Khi các công ty chuyển sang mô hình kết hợp, bảo mật sẽ tiếp tục là rủi ro và mối lo ngại. Với việc nhân viên làm việc tại nhà sử dụng mạng riêng và có thể là thiết bị riêng của họ, bộ phận nhân sự và CNTT sẽ cần tập trung vào giáo dục và bảo mật cho người dùng cuối.
Quản lý con người hiệu quả:
Trong lực lượng lao động kết hợp, các nhà quản lý phải quan tâm để đảm bảo rằng cả nhân viên tại chỗ và từ xa đều có cơ hội và khả năng tiếp xúc như nhau, bao gồm các đánh giá dựa trên sản phẩm công việc thay vì quy trình làm việc. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm ở xa không cảm thấy bị cô lập hoặc không được nhìn thấy – và tương tự, họ cũng phải chịu những kỳ vọng và trách nhiệm giống như các đồng nghiệp của họ trong văn phòng.
Cô lập và mất kết nối với nhân viên:
Đội ngũ nhân sự sẽ phải tập trung vào việc giữ cho nhân viên cảm thấy được kết nối khi nhân viên của họ làm việc ở mọi nơi, mọi lúc. Phát triển để nhân viên tương tác và kết nối trong môi trường phi vật lý sẽ là chìa khóa để thiết kế một nơi làm việc kết hợp lành mạnh. Vì sẽ có thể sử dụng công nghệ để nắm bắt nhịp đập của lực lượng lao động và điều chỉnh theo hướng cần thiết.
Tạo kết nối liền mạch:
Để tránh chênh lệch, tách biệt và mất kiến thức, doanh nghiệp cần phát triển kết nối không rào cản cho phép các nhóm kết hợp giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Duy trì văn hóa công ty thịnh vượng phải là mục tiêu có chủ ý trong mô hình nơi làm việc kết hợp.
Các phương pháp xây dựng về nơi làm việc kết hợp
Việc chuyển sang làm việc từ xa vào năm 2020 là đột ngột và được thúc đẩy bởi sự cần thiết, nhưng giờ đây các công ty có cơ hội chủ động hơn trong cách tiếp cận cách họ làm việc. Các phương pháp hay nhất khi phát triển mô hình nơi làm việc kết hợp hiệu quả bao gồm:
Giới thiệu sớm về mô hình nơi làm việc kết hợp
Truyền thông minh bạch, sớm và thường xuyên
Truyền đạt rõ ràng giá trị của mô hình đã chọn
Cho phép người quản lý trả lời các câu hỏi từ nhóm của họ
Đầu tư vào các công cụ, công nghệ và thiết bị phù hợp
Các công cụ giao tiếp và năng suất hỗ trợ thiết bị di động và không phụ thuộc vào thiết bị
Cung cấp thiết bị để làm việc an toàn và lành mạnh tại văn phòng tại nhà, chẳng hạn như màn hình lớn, ghế hỗ trợ và bàn đứng.
Các phần mềm truyền thông và quản lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các nhân viên làm việc ở công ty cũng như làm việc từ xa. Các công cụ truyền thông như Zalo, Facebook, Zoom, Google meet sẽ giúp nhà quản trị có thể tổ chức các cuộc họp online gắn kết nhân viên của cả 2 nơi làm việc với nhau.
Các phần mềm quản lý nhân sự, chấm công tính lương giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả tất cả các thông tin nhân viên trong mô hình nơi làm việc kết hợp.
Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên và duy trì văn hóa tích cực và gắn kết
Nhận phản hồi của nhân viên thông qua các công cụ lắng nghe và thể hiện hành động
Tổ chức các cuộc họp kiểm tra nhóm và tiến độ nghề nghiệp nhất quán
Sử dụng công nghệ truyền thông như Zoom, Google meet hoặc các công cụ chat, video call sẽ cho phép doanh nghiệp tổ chức các buổi họp, hội nghị truyền thông
Cung cấp cơ hội đào tạo liên tục cho nhân viên và người quản lý
Truyền đạt các cơ hội học tập và phát triển sẵn có trong toàn tổ chức
Cung cấp nội dung học tập tuyệt vời bằng nhiều phương thức khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng
Theo dõi mục tiêu và số liệu hiệu suất
Cải thiện hiệu suất của nhân viên bằng cách quản lý mục tiêu hiệu suất, đối thoại liên tục và phát triển liên tục
Chuyển đổi mô hình nơi làm việc
Tại nơi làm việc trong tương lai, nhân viên sẽ tích hợp liền mạch vào các nhóm kết hợp, bất kể vị trí thực tế của họ. Điều đó bắt đầu bằng việc xây dựng các chiến lược lập kế hoạch và truyền thông mạnh mẽ, phá bỏ các rào cản và xây dựng một nơi làm việc được kết nối.
Các nhà lãnh đạo nhân sự cần một loạt các công cụ thông minh phức tạp để hỗ trợ tuyển dụng, giới thiệu và gắn kết – cũng như các hệ thống và công cụ cần thiết để nâng cao năng suất, hiệu quả và khả năng phục hồi của nhóm từ xa. Nơi làm việc kết hợp sử dụng các dịch vụ dựa trên đám mây, cơ sở hạ tầng bảo mật mạnh mẽ hơn và các công cụ cộng tác nâng cao sẽ được trang bị tốt hơn để đáp ứng cả kỳ vọng của nhân viên – và lợi nhuận.
Đầu tư vào công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng bắt kịp với những thay đổi của môi trường làm việc. Các phần mềm quản lý nhân sự liên tục được phát triển để đáp ứng thêm nhu cầu quản lý các nhân viên làm việc từ xa cho doanh nghiệp, các tiện ích mở rộng của phần mềm quản lý nhân sự bao gồm các ứng dụng giúp nhân viên của bạn có thể tương tác mọi lúc mọi nơi. Nhà quản trị cũng có thể truyền tải các thông điệp đến nhân viên của mình thông qua các phần mềm quản lý nhân sự để tạo sự gắn kết trong môi trường làm việc, tạo nên một mô hình nơi làm việc kết hợp hiệu quả.
Một số bài viết mà bạn có thể quan tâm
Tại sao mối quan hệ chặt chẽ giữa nhân sự và CEO của bạn lại quan trọng
Công nghệ nhân sự trong quá khứ, hiện tại và tương lai
[eBook miễn phí]Quản trị nhân sự Trong kỷ nguyên số
