Quy trình quản lý công việc được định nghĩa là quy trình có hệ thống về lập kế hoạch, tổ chức và giám sát việc hoàn thành các công việc trong một khung thời gian xác định; đó là cốt lõi của hiệu quả hoạt động. Nó bao gồm việc sắp xếp các hoạt động, phân bổ trách nhiệm và giám sát tiến độ để đảm bảo rằng các dự án và hoạt động hàng ngày diễn ra liền mạch.
Về cốt lõi, quản lý công việc là một cách tiếp cận có cấu trúc để xử lý vô số hoạt động mà tổ chức thực hiện để đạt được mục tiêu của mình. Nó bao gồm việc chia nhỏ các dự án phức tạp thành các công việc có thể quản lý được, giao chúng cho các cá nhân hoặc nhóm và giám sát tiến trình của chúng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Trong kỷ nguyên kỹ thuật số, quản lý công việc đã vượt qua các phương pháp viết giấy truyền thống để tìm kiếm một đồng minh mạnh mẽ về công nghệ. Các tổ chức hiện có các công cụ phức tạp để hợp lý hóa và nâng cao quy trình quản lý tác vụ của mình, từ nền tảng quản lý dự án đến phần mềm quản lý công việc chuyên dụng.
Vai trò của phần mềm nhân sự trong quản lý công việc
Việc tích hợp phần mềm Nhân sự (HR) vào các quy trình quản lý tác vụ đã nổi lên như một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Sức mạnh tổng hợp này thu hẹp khoảng cách giữa quản lý nguồn nhân lực và hoạt động xuất sắc, đưa ra cách tiếp cận nhiều mặt để tăng cường quản lý nhiệm vụ.
Dữ liệu cần thiết được tập trung trên phần mềm nhân sự
Một trong những thách thức chính trong quản lý công việc là phân bổ trách nhiệm một cách chiến lược. Phần mềm nhân sự hoạt động như một trung tâm phân công nhiệm vụ, tổng hợp tất cả các thông tin liên quan và hợp lý hóa quy trình phân bổ. Điều này đảm bảo rằng các nhiệm vụ được phân bổ đồng đều, ngăn ngừa tắc nghẽn và đảm bảo khối lượng công việc của tổ chức được cân bằng.
Bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp với năng lực cá nhân, các tổ chức sẽ tối đa hóa hiệu quả thực hiện nhiệm vụ. Nhiệm vụ chiến lược này không chỉ khai thác điểm mạnh của nhân viên mà còn thúc đẩy cảm giác thỏa mãn và gắn kết.
Theo dõi quá trình công việc
Thông qua bảng điều khiển và công cụ phân tích trực quan, người quản lý có được cái nhìn tổng quan toàn diện về các nhiệm vụ đang diễn ra, theo dõi tiến độ và trạng thái hoàn thành của chúng. Khả năng hiển thị thời gian thực này là công cụ đảm bảo rằng các dự án luôn đi đúng tiến độ và thời hạn được đáp ứng một cách nhất quán.
Phần mềm quản lý nhân sự cũng có thể giúp doanh nghiệp điều chỉnh mục tiêu của nhân viên phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Bằng cách cung cấp nền tảng để thiết lập và theo dõi mục tiêu, doanh nghiệp có thể đảm bảo nhân viên đang làm việc để đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty, từ đó tăng năng suất và lợi nhuận.
Ví dụ: phần mềm nhân sự cung cấp tính năng quản lý hiệu suất cho phép doanh nghiệp đặt mục tiêu và mục tiêu của nhân viên, theo dõi tiến trình của họ và tiến hành đánh giá hiệu suất. Điều này có thể giúp nhóm nhân sự xác định những nhân viên có hiệu suất cao và
cung cấp phản hồi cũng như huấn luyện có mục tiêu để cải thiện hiệu suất.
Ngoài việc theo dõi tiến độ, phần mềm nhân sự còn đóng vai trò cảnh báo, xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Cảnh báo và thông báo tự động báo hiệu những sai lệch so với dòng thời gian hoặc ngân sách đã lên kế hoạch, cho phép người quản lý can thiệp kịp thời. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm thiểu nguy cơ chậm trễ, đảm bảo giải quyết các trở ngại ngay từ giai đoạn đầu.
Hợp tác và Truyền thông
Phần mềm quản lý công việc nhân sự cung cấp một nền tảng tập trung để liên lạc trong các nhóm, phá vỡ các rào cản và thúc đẩy đối thoại. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin, cập nhật và phản hồi liền mạch, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có cùng quan điểm.
Phần mềm quản lý tác vụ nhân sự thúc đẩy sự hợp tác bằng cách cung cấp các công cụ và tính năng cho phép các nhóm làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Cho dù thông qua các tài liệu được chia sẻ, hệ thống nhắn tin tích hợp hay không gian dự án hợp tác, nhân viên đều có thể đóng góp chung vào sự thành công của nhiệm vụ và dự án.
Phần mềm nhân sự thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên thông qua các tính năng như khảo sát nhân viên và công cụ giao tiếp. Danh sách tính năng của phần mềm nhân sự cho phép phản hồi theo thời gian thực, thúc đẩy hợp tác và củng cố mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý.
Quản lý deadline cho công việc
Đáp ứng thời hạn là một khía cạnh cơ bản của quản lý công việc thành công. Phần mềm nhân sự đơn giản hóa việc thiết lập và quản lý thời hạn bằng cách cung cấp giao diện trực quan để lập kế hoạch nhiệm vụ. Người quản lý có thể phân bổ các mốc thời gian thực tế cho các nhiệm vụ, xem xét sự phụ thuộc, tính sẵn có của nguồn lực và các mốc thời gian tổng thể của dự án.
Phần mềm quản lý công việc nhân sự giúp giảm bớt gánh nặng theo dõi thời hạn thủ công bằng cách tự động hóa các thông báo. Nhân viên nhận được lời nhắc và cảnh báo kịp thời về thời hạn sắp tới, giảm nguy cơ bỏ sót hoặc chậm trễ. Cách tiếp cận chủ động này đảm bảo rằng mọi người tham gia vào một nhiệm vụ đều được cung cấp đầy đủ thông tin, nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm và đúng giờ.
Báo cáo và phân tích
Phần mềm nhân sự vượt trội trong việc chuyển đổi dữ liệu công việc thô thành những hiểu biết có ý nghĩa. Nó tạo ra các báo cáo toàn diện về việc hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất của nhóm và cá nhân. Các báo cáo này cung cấp các số liệu có giá trị mà người quản lý có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả của các chiến lược quản lý nhiệm vụ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Khả năng phân tích của phần mềm nhân sự vượt ra ngoài phạm vi báo cáo. Bằng cách đi sâu vào dữ liệu được tạo trong suốt vòng đời quản lý tác vụ, các tổ chức có thể xác định mô hình, xu hướng và các lĩnh vực kém hiệu quả. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này trao quyền cho những người ra quyết định liên tục tinh chỉnh các quy trình, thúc đẩy sự phát triển và khả năng thích ứng của tổ chức.
Trải nghiệm ezHR – giải pháp của Tinh Hoa Solutions để quản lý dữ liệu nhân sự và công việc
Phần mềm quản lý nhân sự ezHR cung cấp cho doanh nghiệp công cụ để quản lý tập trung dữ liệu của nhân viên, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Nhà quản trị có thể đánh giá nhân viên của mình dựa trên thông tin tổng hợp từ đó phân bố và quản lý công việc cho nhân viên một cách hợp lý.
Bên cạnh đó, ứng dụng mở rộng của ezHR trên điện thoại giúp gia tăng khả năng tương tác của nhân viên với doanh nghiệp, nhận được các thông báo công việc nhanh chóng và báo cáo tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi.
Để trải nghiệm hiệu quả của phần mềm nhân sự ezHR trong việc tối ưu hóa quản lý công việc của bạn thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
