Nền kinh tế toàn cầu không ngừng biến động và đối mặt với nhiều thách thức, việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí đã trở thành một yếu tố sống còn, mang tính chiến lược đối với mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, chi phí nhân sự luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí vận hành. Mục tiêu hàng đầu mà nhiều nhà lãnh đạo hướng tới là làm thế nào để gia tăng lợi nhuận và duy trì sự phát triển bền vững mà không cần phải thực hiện các biện pháp đau lòng như cắt giảm nhân sự.
I. Khái niệm về chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự, hay còn gọi là chi phí lao động, là tổng số tiền mà một tổ chức, doanh nghiệp phải chi trả để tuyển dụng, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên trong tổ chức đó. Các khoản chi phí này không chỉ giới hạn ở tiền lương mà còn bao gồm nhiều thành phần khác có thể phát sinh trong suốt quá trình quản lý nhân sự.
Các thành phần chính của chi phí nhân sự bao gồm:
Chi phí trực tiếp: Đây là những khoản chi trả trực tiếp cho người lao động khi họ tham gia vào quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản trợ cấp khác.
Chi phí gián tiếp: Các khoản chi này liên quan đến các hoạt động hỗ trợ lao động, như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, phí công đoàn, các quỹ bảo hộ, chi phí đào tạo và phát triển nhân sự, cũng như chi phí trang bị phương tiện làm việc (như đồng phục, máy tính, văn phòng phẩm) và chi phí khám sức khỏe định kỳ.
Chi phí ẩn: Đây là những khoản chi không được ghi nhận cụ thể trong báo cáo tài chính nhưng luôn tồn tại và có thể chiếm một tỷ lệ lớn. Ví dụ điển hình bao gồm:
- Chi phí họp hành: Các cuộc họp không hiệu quả, thiếu mục tiêu rõ ràng có thể lãng phí thời gian và năng suất của nhân viên.
- Chi phí làm thêm giờ: Khi nhân viên lợi dụng thời gian làm thêm giờ để làm việc riêng, chi phí phát sinh từ việc trả lương tăng ca và khấu hao công cụ dụng cụ có thể tăng cao mà không cải thiện hiệu suất.
- Chi phí nhàn rỗi: Phát sinh khi doanh nghiệp chưa áp dụng tự động hóa vào quy trình làm việc, dẫn đến lãng phí nguồn lực lao động.
- Chi phí tài sản cơ sở vật chất: Các khoản chi liên quan đến bảo trì, khấu hao và duy trì máy móc, thiết bị, văn phòng.
II. Tầm quan trọng của việc tối ưu chi phí nhân sự
Việc hiểu rõ và tối ưu hóa chi phí nhân sự đóng vai trò chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo ông Tony Dzung, Chủ tịch HBR Holdings, với tỷ lệ lao động thâm dụng cao như ở Việt Nam, chi phí nhân sự chiếm một phần lớn trong tổng chi phí, ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận.
Lợi ích của việc quản lý chi phí nhân sự một cách hợp lý bao gồm:
- Tăng khả năng sinh lời và cải thiện hiệu quả vốn: Giảm chi phí vận hành và sản xuất trực tiếp dẫn đến lợi nhuận cao hơn và tạo ra nguồn tài chính cần thiết để tái đầu tư.
- Duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường: Mức chi phí thấp hơn giúp doanh nghiệp ổn định giá cả và tạo lợi thế trong việc chiếm lĩnh thị trường.
- Tăng cường ổn định tài chính và quản lý rủi ro: Xây dựng quỹ dự trữ tài chính và giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến các quy định về bảo hiểm, tiền lương tối thiểu.
- Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo: Tối giản chi phí không cần thiết giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
- Quản lý tài chính thông minh và đánh giá ROI: Cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả, kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định thông minh về kế hoạch nhân lực và đầu tư.
III. Các yếu tố thúc đẩy chi phí nhân sự tăng cao
Chi phí nhân sự tăng cao là một bài toán nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Các yếu tố chính bao gồm:
- Tiền tăng ca tăng cao: Tiền lương tăng ca (gấp rưỡi hoặc gấp ba lần lương cơ bản) chiếm một phần lớn trong chi phí nhân sự khi công ty yêu cầu nhân viên làm thêm giờ để hoàn thành công việc.
- Thay đổi các quy định làm thêm giờ: Các luật lao động mới mở rộng đối tượng được hưởng lương làm thêm giờ, buộc doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ hơn.
- Mức lương cơ bản tăng cao: Do điều kiện kinh tế và nhu cầu cải thiện chất lượng sống, mức lương tối thiểu ngày càng tăng, tạo gánh nặng chi phí lớn cho doanh nghiệp.
- Các khoản chăm sóc sức khỏe và phúc lợi cho nhân viên: Bảo hiểm sức khỏe, thưởng lễ Tết, nghỉ ốm và các phụ cấp khác, dù giúp nâng cao đời sống người lao động, cũng là một gánh nặng tài chính không nhỏ.
- Thị trường lao động cạnh tranh và kinh tế suy thoái: Nguồn cung nhân sự lớn và mức độ cạnh tranh tìm việc cao thôi thúc doanh nghiệp phải cân đối chi tiêu.
IV. Tỷ lệ chi phí nhân sự hợp lý
Để xác định chi phí nhân sự hợp lý, doanh nghiệp cần tính tỷ lệ chi phí nhân sự bằng cách chia tổng doanh thu từ việc bán hàng cho tổng số tiền lương và các chi phí liên quan. Tỷ lệ lý tưởng phụ thuộc vào ngành nghề. Ví dụ, trong lĩnh vực bán lẻ, tỷ lệ hợp lý thường dao động từ 15% đến 20%, trong khi ngành nhà hàng, tỷ lệ 30% được coi là an toàn để duy trì ổn định tài chính và tối ưu nguồn lực.
V. Các chiến lược tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả
Trong bối cảnh hiện nay, việc áp dụng các giải pháp tối ưu chi phí nhân sự mà không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc là vô cùng cần thiết. Dưới đây là các chiến lược hiệu quả đã được các chuyên gia và doanh nghiệp áp dụng thành công:
- Tiêu chuẩn hóa các loại chi phí: Doanh nghiệp cần sơ đồ hóa các khoản chi và tính toán tỷ trọng của chúng để xác định mục tiêu giảm chi phí. Việc này giúp tăng cường và tiêu chuẩn hóa các chi phí cần thiết. Tái cấu trúc vị trí nhân sự, tối ưu chính sách lương – thưởng và tập trung nhân sự vào những vị trí quan trọng, cần thiết.
- Cải thiện các quy trình làm việc: Áp dụng các giải pháp tự động hóa quy trình như RPA (Robotic Process Automation) giúp giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ thủ công tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào những phân đoạn quan trọng hơn. Việc này không chỉ giảm thiểu chi phí nhân sự mà còn loại bỏ sự cồng kềnh, phức tạp và đẩy nhanh tốc độ xử lý quy trình. Điển hình là Central Retail tại Việt Nam đã cắt giảm 90.000 giờ làm việc của 75 nhân sự nhờ RPA.
- Sử dụng công nghệ phù hợp: Ứng dụng công nghệ là một trong những bước thúc đẩy chuyển đổi số doanh nghiệp, như sử dụng điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu hiệu quả. Các giải pháp tự động hóa quy trình xử lý tác vụ giúp nhân sự tập trung vào công việc quan trọng hơn, tiết kiệm lượng lớn chi phí. DHL đã đầu tư hệ thống robot xếp dỡ container tự động, giảm số nhân sự vận hành từ 3 xuống 1 người cho mỗi container, đồng thời tăng tốc độ và hiệu suất công việc. Các phần mềm quản lý nhân sự như MISA AMIS HRM hay AiHR (JobTest) giúp tự động hóa chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đánh giá KPI và phân bổ nguồn lực hiệu quả, giảm thiểu thao tác thủ công và tiết kiệm đáng kể chi phí.
- Tối ưu chính sách lương thưởng: Thay vì trả lương cứng thật cao, doanh nghiệp có thể áp dụng lương 3P (Position, Person, Performance) với phần lương được trả theo hiệu suất công việc. Các hình thức trả lương theo sản phẩm, theo doanh thu hoặc theo mục tiêu KPI cũng khuyến khích nhân viên tăng năng suất và giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả.
- Thúc đẩy chính sách làm việc tại nhà/làm việc từ xa: Chính sách này giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí gián tiếp như chi phí địa điểm làm việc, văn phòng phẩm, điện nước. Đồng thời, nó còn nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng sáng tạo của nhân sự. Tuy nhiên, cần có chiến lược cụ thể để quản lý hiệu quả. Google là một ví dụ điển hình với kế hoạch làm việc kết hợp, khuyến khích 20% nhân viên làm việc từ xa.
- Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt: Thuê ngoài một bên thứ ba giúp đảm bảo hiệu suất công việc và cắt giảm chi phí nhân sự đáng kể, đặc biệt khi doanh nghiệp cần nhu cầu nhân sự đột biến trong thời gian ngắn. Giải pháp này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi. Skype đã thuê ngoài ba nhà phát triển chuyên nghiệp từ Estonia thay vì tự xây dựng phần mềm, giúp tiếp cận công nghệ mới nhất và cắt giảm chi phí không cần thiết. Các dịch vụ thuê ngoài tính lương như terra Payroll cũng là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý.
- Khuyến khích và phát triển khả năng làm việc đa nhiệm của nhân viên: Doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống nhân sự chuyên môn cao bằng cách khuyến khích khả năng đa nhiệm của mỗi cá nhân, thông qua việc tổ chức đào tạo thường niên và khuyến khích học hỏi lẫn nhau. Giải pháp này không chỉ giảm chi phí nhân sự mà còn cải thiện hiệu quả công việc, đẩy nhanh tốc độ xử lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Marriott International là một ví dụ với chiến lược đào tạo nội bộ ấn tượng, giúp nhân viên phát triển và gắn bó lâu dài.
- Cân nhắc điều chuyển nhân viên toàn thời gian sang bán thời gian: Mức lương và các khoản thưởng trả cho nhân sự bán thời gian thường thấp hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tiền lương mà vẫn giữ được nhân viên tốt. Điều này đặc biệt phù hợp với các vị trí không cần thiết phải có nhân sự toàn thời gian như lái xe, bốc dỡ hàng hóa. Quan trọng là cần trao đổi cởi mở và minh bạch với nhân viên về sự thay đổi này.
- Tuyển dụng chọn lọc: Chi phí nhân sự bắt đầu phát sinh từ giai đoạn tuyển dụng, vì vậy cần cẩn trọng ngay từ bước này. Tuyển dụng có chọn lọc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời xây dựng hệ thống nhân sự chất lượng cao và tối ưu hiệu suất. Apple nổi tiếng với chiến lược tuyển dụng nghiêm ngặt, chú trọng vào khả năng và sự phù hợp với công việc hơn là bằng cấp. Doanh nghiệp nên xây dựng công thức tính chi phí tuyển dụng chuẩn và tính toán chi phí định kỳ theo từng bộ phận, vị trí, nguồn tuyển dụng để tối ưu.
- Đầu tư cho các giải pháp giữ chân người lao động: Quá trình tuyển dụng và đào tạo một nhân sự tốn kém nhiều chi phí, vì vậy việc nhân sự nghỉ việc sẽ gây lãng phí lớn. Đầu tư để giữ chân người lao động là giải pháp phù hợp để tiết kiệm chi phí nhân sự. Các giải pháp bao gồm: đào tạo nhân sự để phát triển bản thân, tạo động lực (khen ngợi, thưởng, cơ hội thăng tiến), và quản lý hiệu suất nhân viên để tăng cường sự gắn kết. Khách sạn Hyatt là một ví dụ thành công khi giữ chân nhân sự lâu dài nhờ tạo cơ hội phát triển thông qua các khóa đào tạo nội bộ.
- Phân bổ nhân sự vào các vị trí hợp lý: Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự đúng người, đúng vị trí và đúng nhiệm vụ, giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực và tránh lãng phí nguồn lực. Cần đánh giá năng lực của từng nhân viên, chia sẻ rõ ràng mục tiêu công việc và cung cấp đào tạo liên tục để họ có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau.
- Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên: Việc theo dõi và đo lường hiệu suất giúp phát hiện những lãng phí chi phí, như thời gian nhàn rỗi hoặc việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả. Bằng cách cập nhật liên tục số giờ làm việc và năng suất, doanh nghiệp có thể kịp thời cắt giảm những chi phí không cần thiết và tối ưu hóa ngân sách.
- Sử dụng chiến lược thời gian hiệu quả: Lãng phí thời gian cũng là lãng phí tiền bạc. Doanh nghiệp cần xác định và ưu tiên các công việc quan trọng, định kỳ xem xét và đánh giá hiệu suất làm việc để điều chỉnh kịp thời. Khuyến khích nhân viên tổ chức công việc thành các nhóm nhỏ và hoàn thành trong thời gian nhất định.
- Luôn quản lý dòng tiền ra vào: Nhà quản lý cần lên kế hoạch và theo dõi chặt chẽ dòng tiền thu chi hàng tháng, xây dựng hệ thống theo dõi dòng tiền và quản lý hàng tồn kho để giảm thiểu lãng phí và cắt giảm chi phí không cần thiết.
- Hạn chế đầu tư dàn trải, tập trung vào chất lượng: Doanh nghiệp nên xem xét các dự án và đầu tư, tập trung vào những dự án có tiềm năng sinh lời cao và chất lượng cao hơn. Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng đổi mới.
- Giảm chi phí văn phòng: Tối ưu chi phí văn phòng là giải pháp đơn giản và hiệu quả, bao gồm tận dụng tối đa diện tích, áp dụng các biện pháp tiết kiệm năng lượng (đèn LED), giảm thiểu sử dụng giấy và in ấn, lựa chọn dịch vụ văn phòng tối ưu. Việc sử dụng văn phòng chia sẻ cũng là một lựa chọn tiết kiệm.
- Tối ưu hóa chi phí Marketing: Giảm ngân sách tiếp thị bằng cách sử dụng tiếp thị nội bộ (In-House Marketing), tận dụng các kênh truyền thông miễn phí (mạng xã hội, Email Marketing), chú trọng tạo nội dung hữu ích và có giá trị.
- Giảm chi tiêu tài chính, bảo hiểm: Doanh nghiệp cần xem xét và so sánh các hợp đồng bảo hiểm, dịch vụ tài chính hiện tại để tìm kiếm gói ưu đãi hợp lý hơn, đồng thời đánh giá lại nhu cầu để chỉ mua các loại bảo hiểm cần thiết.
- Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất: Nghiên cứu và so sánh các nhà cung cấp để tìm ra đối tác có chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý và chiết khấu cao hơn, đồng thời đàm phán giá cả.
- Lên kế hoạch tìm người kế nhiệm: Đối với các vị trí quản lý cấp cao, nên ưu tiên hình thức tuyển dụng nội bộ và đề bạt nhân sự giỏi từ cấp chuyên viên. Cách làm này giúp tổ chức chủ động, tiết kiệm nguồn lực tuyển dụng và tạo động lực gắn kết lâu dài cho nhân viên.
- Tuân thủ các nghị quyết của Chính phủ: Nghị quyết 139/NQ-CP tập trung vào việc cắt giảm các quy định không cần thiết về thủ tục lập quy hoạch, tăng cường ứng dụng các phương tiện thanh toán mới, hiện đại và xử lý nghiêm hành vi nhũng nhiễu gây gánh nặng cho doanh nghiệp.
VI. Những yếu tố cần đảm bảo khi cắt giảm chi phí
Khi tiến hành cắt giảm chi phí, điều quan trọng là phải đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả mà không ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và uy tín doanh nghiệp.
- Không ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm: Đảm bảo rằng việc cắt giảm chi phí không làm giảm chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
- Tập trung vào lợi ích dài hạn: Cắt giảm chi phí không chỉ là tiết kiệm ngay lập tức mà cần tập trung vào lợi ích dài hạn. Đôi khi, việc đầu tư một số chi phí có thể mang lại hiệu quả lớn hơn trong tương lai.
- Đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong mọi hoạt động: Quá trình cắt giảm chi phí cần được thực hiện một cách minh bạch và công bằng, khuyến khích nhân viên tham gia vào quyết định và có ý kiến đóng góp.
- Đảm bảo đời sống nhân viên không bị ảnh hưởng quá mức: Cần thực hiện các biện pháp cắt giảm một cách công bằng và hợp lý, tránh sa thải quá đà hoặc giảm quyền lợi của nhân viên một cách không công bằng, để tránh làm giảm động lực và mất nhân tài.
VII. Kết luận
Tối ưu hóa chi phí nhân sự là một hoạt động thiết yếu và thông minh cho các doanh nghiệp để phát triển ổn định và bền vững. Có nhiều cách thức để doanh nghiệp giảm và tiết kiệm chi phí nhân sự mà không cần sa thải người của mình. Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện của mình và, nếu có thể, nên ứng dụng kết hợp một vài giải pháp để đạt hiệu quả tối đa. Việc áp dụng công nghệ và đổi mới quy trình làm việc không chỉ giúp giảm gánh nặng tài chính mà còn nâng cao năng suất và tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả hơn trong thời đại mới.
