Làm việc từ xa – giấc mơ hay “ác mộng” của người quản lý? Nhiều doanh nghiệp bước vào remote như thể bước vào sương mù: không rõ đường, chỉ thấy trước mắt là… Zoom call nối Zoom call. Nhưng thực chất, văn hóa làm việc từ xa không phải là copy-paste văn phòng lên Internet. Đó là một chiến lược văn hóa cần xây dựng từ gốc rễ – và người quản lý là người cầm cờ đầu.
1. Hiểu sai phổ biến về làm việc từ xa
Một trong những hiểu lầm lớn nhất của nhiều doanh nghiệp khi triển khai làm việc từ xa là: “Chỉ cần laptop và Wi-Fi ổn định là xong!”. Nhưng thực tế thì sao? Sự sụp đổ không đến từ thiết bị, mà đến từ cách con người tương tác – hay nói cách khác, từ văn hóa tổ chức.
Làm việc từ xa không có nghĩa là “mỗi người một nơi” mà không cần ràng buộc. Nó đòi hỏi cao hơn về tính kỷ luật, chủ động và niềm tin. Nhiều nhà quản lý mắc sai lầm khi kiểm soát bằng việc đếm giờ online, thay vì đánh giá hiệu quả thực tế. Trong khi đó, nhân viên cảm thấy mất kết nối và thiếu động lực.
Gợi ý: Hãy bắt đầu bằng cách thiết lập một “văn hóa rõ ràng” – như cách Tinh Hoa tư vấn: chuẩn hóa các nguyên tắc ứng xử từ xa, giờ phản hồi kỳ vọng, và phương thức báo cáo cụ thể. Đừng để remote trở thành “rừng không luật”.
2. Vai trò của quản lý: từ kiểm soát sang định hướng
Một nhà quản lý trong môi trường từ xa không còn là người “đi vòng kiểm tra” từng bàn, mà là người thiết lập nhịp điệu làm việc – giống như một nhạc trưởng. Khi nhân viên không còn ngồi trước mắt bạn, sự tin tưởng và định hướng trở thành công cụ chính.
Thay vì hỏi “em đang làm gì?”, hãy giúp họ biết “điều gì là quan trọng nhất tuần này?”. Việc đặt kỳ vọng rõ ràng, thiết lập OKRs (Objectives & Key Results) và làm mẫu cho thái độ làm việc sẽ giúp đội nhóm duy trì hiệu suất.
Các nhà quản lý nên tạo ra các “nhịp kiểm tra” (cadence): ví dụ mỗi sáng thứ Hai họp 15 phút để đặt mục tiêu, chiều thứ Sáu check-out nhẹ nhàng. Những cấu trúc nhẹ nhàng nhưng đều đặn giúp tạo cảm giác ổn định, đặc biệt trong môi trường thiếu tương tác trực tiếp.
3. Hiệu quả quan trọng hơn thời gian làm việc
Một sai lầm lớn khác là: đánh giá hiệu suất theo thời gian online. Nhưng ai cũng biết: mở máy 8 tiếng không có nghĩa là làm việc 8 tiếng. Thay vào đó, doanh nghiệp nên chuyển trọng tâm sang kết quả.
Áp dụng mô hình “output-based” (dựa trên kết quả) là hướng đi đúng. Quản lý nên cùng nhân viên xây dựng KPI rõ ràng, và cho phép họ linh hoạt trong cách thực hiện. Tinh Hoa từng hỗ trợ một công ty công nghệ Việt áp dụng mô hình này – kết quả: số giờ họp giảm 40%, nhưng tiến độ dự án lại nhanh hơn.
Câu hỏi quan trọng không phải là “họ có đang online không?”, mà là: “điều gì đã hoàn thành hôm nay, tuần này?”
4. Giao tiếp – yếu tố quyết định thành bại khi remote
Giao tiếp là mạch máu của bất kỳ tổ chức nào, và khi remote – nó càng trở nên sống còn. Nhưng giao tiếp từ xa dễ rơi vào 2 thái cực: hoặc là im lặng đáng sợ, hoặc là chat, call liên miên không ngừng.
Giải pháp là: đặt ra quy tắc giao tiếp. Ví dụ: dùng Slack/Zalo cho câu chuyện ngắn, dùng email cho các thông tin cần lưu trữ, họp video chỉ khi cần ra quyết định.
Ngoài ra, cần làm rõ: phản hồi trong bao lâu là hợp lý? Một nhóm ở Tinh Hoa tư vấn đề xuất quy tắc “3-30-3”: phản hồi chat trong 3 giờ, email trong 30 giờ, và không họp quá 3 người nếu không thật sự cần thiết.
Một mẹo nữa: tổng hợp lại bằng văn bản sau các cuộc họp – đảm bảo mọi người nắm được cùng một thông tin.
5. Giữ lửa đội ngũ khi xa mặt cách lòng
Khoảng cách địa lý có thể tạo ra khoảng cách tinh thần nếu không được chăm sóc. Một đội ngũ từ xa rất dễ mất kết nối cảm xúc, từ đó dẫn đến giảm gắn bó, và… nhân sự lặng lẽ rời đi.
Lời giải không nằm ở những buổi teambuilding ảo gượng gạo, mà ở việc tạo ra các “khoảnh khắc văn hóa” thường xuyên. Ví dụ: mời 1 thành viên chia sẻ “một điều vui trong tuần” mỗi sáng thứ Hai, tổ chức “Happy Friday call” chỉ để trò chuyện không công việc, hoặc gửi quà nhỏ bất ngờ (như Tinh Hoa từng tư vấn: gửi sổ tay cá nhân hóa nhân dịp sinh nhật – cực kỳ hiệu quả).
Văn hóa không phải chỉ là slogan treo tường. Nó là cảm giác mà nhân viên có mỗi sáng mở máy – dù ở bất cứ đâu.
6. Công cụ và quy trình: bệ phóng cho sự minh bạch
Không có công cụ – quy trình thì remote sẽ trở thành hỗn loạn. Nhưng quá nhiều công cụ lại khiến mọi người bối rối. Vậy nên điều quan trọng là: chọn ít nhưng đúng.
Một công ty Việt trong lĩnh vực đào tạo mà Tinh Hoa từng tư vấn đã áp dụng combo: Trello để quản lý công việc, Notion lưu trữ quy trình nội bộ, Google Meet họp định kỳ. Họ giữ nguyên tắc “1 công cụ cho 1 mục đích”, giảm trùng lặp, tăng rõ ràng.
Ngoài ra, quy trình làm việc cũng cần được viết ra: Ai làm gì? Khi nào báo cáo? Mốc thời gian ra sao? Hãy biến những điều từng “ngầm hiểu” ở văn phòng thành văn bản cụ thể khi làm từ xa.
7. Họp online thông minh – đừng để mỗi cuộc họp là một lần chịu đựng
“Hội chứng họp liên miên” là thực trạng ở nhiều doanh nghiệp làm từ xa. Tưởng online thì tiện, ai ngờ… rã rời. Một cuộc họp không có agenda, không kết luận, không cam kết hành động thì chỉ là một cuộc… tụ họp.
Vì vậy, hãy áp dụng quy tắc “A-B-C”:
Tinh Hoa từng huấn luyện một công ty Startup Việt xây dựng lịch họp thông minh: mỗi thứ Hai chỉ họp 1 tiếng toàn công ty, mỗi nhóm họp không quá 30 phút/ngày. Kết quả? Nhân viên cảm ơn rối rít vì “giải phóng thời gian sống”.
8. Khen ngợi và phản hồi – từ xa nhưng không lạnh lùng
Một điều dễ bị bỏ quên trong môi trường làm việc từ xa là khen ngợi và phản hồi tích cực. Không có ánh mắt, nụ cười, một cái đập tay động viên – nên mọi sự công nhận cần được… “chủ động hóa”.
Các nhà quản lý nên học cách đưa ra lời khen qua chat, qua email, thậm chí là trong cuộc họp nhóm. Một câu “Làm tốt lắm, cảm ơn em vì xử lý gọn gàng vụ đó” – ngắn gọn nhưng có sức mạnh giữ chân nhân viên.
Với phản hồi tiêu cực, hãy dùng cấu trúc SBI (Situation – Behavior – Impact): không đổ lỗi, chỉ rõ hành vi và hệ quả. Sự trung thực + tử tế là văn hóa cần được duy trì, đặc biệt khi khoảng cách làm cho mọi thứ dễ hiểu lầm hơn.
Văn hóa là thứ tồn tại… kể cả khi offline
Làm việc từ xa không chỉ là một mô hình tạm thời. Đó là xu hướng không thể đảo ngược, đặc biệt với thế hệ lao động trẻ. Việc xây dựng văn hóa làm việc từ xa – với sự chủ động, tin tưởng, minh bạch và cảm xúc – chính là chìa khóa để doanh nghiệp không chỉ sống sót, mà còn phát triển mạnh mẽ trong thời đại “không gian số”.
Và như Tinh Hoa luôn nhấn mạnh: công nghệ là phương tiện, văn hóa mới là nền móng. Không ai xây nhà bằng gạch mà không cần móng – và không ai nên làm việc từ xa mà thiếu văn hóa dẫn đường.
