Trong thế giới làm việc từ xa, việc xây dựng lòng tin giống như sợi dây kết nối vô hình giữa các thành viên. Không có nó, mọi quy trình và công cụ quản lý sẽ trở nên lỏng lẻo, dễ gãy. Nhiều quản lý cấp trung, cấp cao và team leader thừa nhận: điều khó nhất không phải là theo dõi tiến độ, mà là duy trì sự tin tưởng lẫn nhau khi không gặp mặt trực tiếp.
Bài viết này tổng hợp những chiến lược then chốt để bạn – những người dẫn dắt đội nhóm – có thể xây dựng và củng cố lòng tin, từ kinh nghiệm thực tế ở Việt Nam lẫn quốc tế.
1. Sự minh bạch trong giao tiếp
Minh bạch không chỉ là chia sẻ thông tin, mà còn là cách bạn làm cho mọi người cảm thấy thông tin ấy dễ tiếp cận và đáng tin. Khi làm việc từ xa, việc “đoán ý” dễ dẫn đến hiểu lầm. Một leader tốt sẽ biến sự mơ hồ thành rõ ràng, từ mục tiêu dự án, tiến độ đến các thay đổi trong kế hoạch.
Ví dụ, một công ty công nghệ tại TP.HCM áp dụng nguyên tắc “mọi cuộc họp đều có biên bản và chia sẻ công khai” trên Notion. Kết quả là nhân viên mới cũng nhanh chóng bắt nhịp, không còn cảm giác bị “ra rìa”.
Theo Tinh Hoa, minh bạch trong giao tiếp không chỉ giúp giảm rủi ro sai sót, mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với đội nhóm. Một email ngắn nhưng đầy đủ thông tin có thể thay cho 3 cuộc họp kéo dài.
Sai lầm phổ biến: chỉ minh bạch khi có vấn đề. Điều này khiến nhân viên cảm giác “chỉ lúc nguy mới nói thật”. Thay vào đó, hãy biến minh bạch thành thói quen hàng ngày.
2. Đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu
Trong môi trường remote, “đầu xuôi đuôi lọt” bắt đầu từ việc mọi người biết rõ mình cần làm gì. Kỳ vọng bao gồm mục tiêu, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn, và cách đánh giá.
Một leader có kinh nghiệm sẽ dành thời gian để “làm hợp đồng tâm lý” với nhân viên: chúng ta mong đợi điều gì ở nhau? Đây là lúc để tránh những câu mơ hồ như “làm sớm nhất có thể” – thay bằng “nộp trước 5 giờ chiều thứ Sáu”.
Công ty khởi nghiệp ở Hà Nội mà Tinh Hoa từng tư vấn áp dụng mô hình OKR rõ ràng, gắn KPI cụ thể cho từng cá nhân. Nhờ vậy, mọi người biết rõ vai trò và mức độ đóng góp của mình.
Sai lầm phổ biến: kỳ vọng thay đổi liên tục mà không báo trước, hoặc giao nhiệm vụ không có tiêu chí hoàn thành. Điều này giết chết lòng tin nhanh hơn bất cứ công cụ quản lý nào.
3. Cân bằng giữa giám sát và trao quyền
Khi làm việc từ xa, giám sát quá chặt dễ khiến nhân viên cảm giác bị “theo dõi” thay vì được tin tưởng. Ngược lại, buông lỏng hoàn toàn cũng dẫn đến mất kiểm soát.
Giải pháp nằm ở “giám sát thông minh” – dùng công cụ để nắm tình hình, nhưng không can thiệp vào từng chi tiết nhỏ. Ví dụ: báo cáo tiến độ hàng tuần, check-in ngắn vào đầu tuần và cuối tuần.
Tinh Hoa gợi ý một công thức: 70% trao quyền + 30% giám sát. Con số này giúp nhân viên cảm thấy tự chủ nhưng vẫn được hỗ trợ khi cần.
Sai lầm phổ biến: leader chỉ xuất hiện khi có vấn đề, khiến nhân viên nghĩ “sếp chỉ để phạt chứ không để giúp”.
4. Xây dựng văn hóa phản hồi cởi mở
Phản hồi là công cụ xây dựng lòng tin mạnh mẽ, nếu nó diễn ra hai chiều và dựa trên thiện chí. Một nhóm remote hiệu quả là nơi mọi người không ngại góp ý, và góp ý được tiếp nhận một cách tôn trọng.
Một công ty thương mại điện tử tại Đà Nẵng tổ chức “phiên phản hồi 360 độ” mỗi tháng qua Zoom, nơi ai cũng có thể chia sẻ ý kiến về đồng đội, kể cả leader. Điều này giúp giảm bớt những ấm ức âm thầm.
Theo Tinh Hoa, phản hồi cởi mở không chỉ nâng cao hiệu suất, mà còn làm mọi người cảm thấy tiếng nói của mình có giá trị.
Sai lầm phổ biến: chỉ phản hồi tiêu cực, hoặc biến phản hồi thành chỉ trích cá nhân.
5. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý minh bạch
Công cụ quản lý không phải để “bắt lỗi” mà để tạo bức tranh chung về tiến độ. Các nền tảng như Trello, Asana, Notion, hay Google Workspace cho phép mọi thành viên thấy được ai đang làm gì, đến đâu.
Tinh Hoa đã triển khai giải pháp kết hợp Slack + Notion cho một doanh nghiệp dịch vụ tại TP.HCM, giúp giảm 40% thời gian họp, vì mọi cập nhật đều rõ ràng trên hệ thống.
Sai lầm phổ biến: dùng quá nhiều công cụ cùng lúc, khiến thông tin bị phân tán. Nguyên tắc: càng ít, càng tốt – nhưng phải đồng bộ.
6. Công nhận và khen thưởng thành tích công bằng
Khi làm việc từ xa, thành tích của ai đó dễ bị “chìm” nếu không được ghi nhận công khai. Lòng tin được nuôi dưỡng khi mọi người cảm thấy công sức của mình được nhìn thấy.
Một công ty fintech ở Hà Nội có chính sách “Shout-out Friday” – mỗi cuối tuần, leader sẽ gửi email nêu bật đóng góp của từng cá nhân trong tuần.
Tinh Hoa cho rằng, khen thưởng công bằng giúp giữ chân nhân tài và tránh tâm lý “mình làm nhiều nhưng không ai biết”.
Sai lầm phổ biến: chỉ khen thưởng những người làm ở vị trí dễ thấy, bỏ qua những đóng góp “hậu trường”.
7. Đảm bảo công bằng về cơ hội và phân chia công việc
Trong nhóm remote, nếu một số người luôn nhận nhiệm vụ quan trọng còn người khác chỉ làm việc lặt vặt, lòng tin sẽ nhanh chóng bào mòn.
Giải pháp là phân công dựa trên năng lực và cơ hội phát triển, đồng thời luân chuyển nhiệm vụ để ai cũng có cơ hội thể hiện.
Tinh Hoa đã giúp một công ty outsourcing tại TP.HCM áp dụng bảng phân công công việc minh bạch, nơi mọi người đều biết ai đang làm gì và vì sao.
Sai lầm phổ biến: leader ưu ái người quen hoặc người “hay nói chuyện” với mình, bỏ qua những nhân viên ít tiếp xúc trực tiếp.
8. Duy trì sự hiện diện của lãnh đạo
Leader không chỉ là người giao việc, mà còn là hình ảnh tạo động lực. Khi làm việc từ xa, sự hiện diện này cần thể hiện qua cách bạn chủ động giao tiếp, chia sẻ định hướng, và xuất hiện trong những thời khắc quan trọng.
Một CEO ở TP.HCM dành 15 phút mỗi sáng để gửi một video ngắn cho toàn đội, chia sẻ tình hình và lời chúc ngày mới. Điều này tạo cảm giác “sếp luôn ở bên” dù cách nhau hàng trăm km.
Tinh Hoa nhận định: sự hiện diện liên tục của lãnh đạo giúp đội nhóm cảm thấy mình đang đi đúng hướng.
Sai lầm phổ biến: biến mất trong thời gian dài rồi xuất hiện với danh sách công việc mới.
9. Đào tạo kỹ năng làm việc từ xa
Làm việc từ xa không chỉ đòi hỏi kỹ năng chuyên môn, mà còn cần kỹ năng giao tiếp online, quản lý thời gian, và tự kỷ luật.
Một công ty phần mềm ở Hà Nội tổ chức khóa đào tạo 2 buổi/tháng về kỹ năng remote cho cả nhân viên và quản lý. Nội dung bao gồm cách họp hiệu quả, quản lý dự án online, và xử lý xung đột qua chat.
Theo Tinh Hoa, đầu tư vào đào tạo là cách xây dựng lòng tin lâu dài: nhân viên thấy công ty quan tâm đến sự phát triển của họ, chứ không chỉ quan tâm đến kết quả trước mắt.
Sai lầm phổ biến: nghĩ rằng kỹ năng làm việc từ xa “ai cũng biết”, dẫn đến khoảng cách giữa mong đợi và thực tế.
Kết luận
Xây dựng lòng tin trong nhóm làm việc từ xa không phải là một chiến dịch ngắn hạn, mà là một quá trình liên tục. Từ minh bạch trong giao tiếp, đặt kỳ vọng rõ ràng, cân bằng giám sát – trao quyền, đến duy trì sự hiện diện của lãnh đạo và đào tạo kỹ năng, tất cả đều góp phần tạo nên một môi trường làm việc nơi mọi người tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.
Như Tinh Hoa vẫn nói: “Lòng tin là vốn liếng duy nhất mà càng cho đi, bạn càng có nhiều hơn.” Trong kỷ nguyên làm việc từ xa, vốn liếng này chính là thứ giữ cho đội nhóm gắn bó, sáng tạo, và bền bỉ vượt qua mọi thử thách.
ezHR – Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ xây dựng lòng tin trong nhóm làm việc từ xa
Xây dựng lòng tin trong nhóm làm việc từ xa không chỉ dừng lại ở những quy định hay công cụ giao tiếp. Đó là một hành trình liên tục, nơi minh bạch – trách nhiệm – kết nối trở thành nền tảng để đội ngũ phát triển bền vững.
Với ezHR, doanh nghiệp có thể:
- Thiết lập mục tiêu & kỳ vọng rõ ràng, minh bạch cho từng cá nhân và nhóm.
- Tích hợp đánh giá hiệu suất, phản hồi đa chiều để củng cố sự công bằng và tin cậy.
- Tăng cường gắn kết nhân viên từ xa thông qua các công cụ truyền thông nội bộ và quản lý công việc.
- Tạo môi trường trao quyền, giúp nhân viên chủ động và gắn bó dài lâu.
Trong kỷ nguyên làm việc từ xa, lòng tin là tài sản quý nhất của đội ngũ. Hãy để ezHR đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng đội nhóm gắn kết, minh bạch và bền vững.
Khám phá chi tiết tại: ezhrsoftware.com/phan-mem-nhan-su-ezhrsoftware/
Tham khảo thêm
Hệ Thống Lương 3P: Chìa Khóa Quản Trị Nhân Sự Hiện Đại Hay “Con Dao Hai Lưỡi”?
Thúc Đẩy Động Lực Làm Việc Của Nhân Viên: 10 Cách Hiệu Quả
Chấm công hộ (Buddy Punching): Khái niệm và 6 Chiến Lược Phòng Ngừa Hiệu Quả
Hacking sinh trắc học: Nhận diện rủi ro và tăng cường phòng thủ trong kỷ nguyên số
