CHẤM CÔNG TỪ XA: TỐI ƯU HÓA HIỆU QUẢ VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, chấm công từ xa đang trở thành một giải pháp không thể thiếu để nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả quản lý nhân sự. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, giải pháp còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể đối với cả nhân viên và người quản lý.

Chấm công từ xa là gì? 

Với giải pháp chấm công truyền thống, nhân viên cần phải thực hiện các thao tác như quẹt thẻ, xác nhận vân tay, quét Face ID tại văn phòng làm việc, nơi bố trí các thiết bị của công ty. Chấm công từ xa là một phương pháp mà nhân viên có thể thực hiện check-in check-out từ bất kỳ đâu, thông qua hệ thống định vị trên Mobile App. Điều này giúp cho việc quản lý thời gian và ghi nhân công việc trở nên linh hoạt hơn bao giờ hết.

Tại sao phải chấm công từ xa?

• Nhân viên làm việc tại văn phòng tại các địa điểm khác nhau, số lượng nhân viên từng chi nhánh ít.
• Nhân viên cần phải di chuyển nhiều như shipper, tài xế, nhân viên kinh doanh, nhân viên bảo trì,… Do tính chất công việc nên những nhân viên này không thường hay có mặt tại văn phòng mà phải di chuyển nhiều. 
• Nhân viên làm việc cố định tại nơi không có thiết bị chấm công như bảo vệ, công nhân xây dựng,…Nếu chỉ áp dụng phương thức truyền thống thì rất khó kiểm soát và ghi nhận hiệu quả làm việc của nhân viên.

Giải pháp Mobile App kết hợp GPS –

Giúp doanh nghiệp chấm công linh hoạt:

Hiện nay, các doanh nghiệp thường cho phép nhân viên chấm công thông qua ứng dụng trên điện thoại có tích hợp định vị GPS (Global Positioning System), giúp nhà quản lý dễ dàng xác định vị trí của nhân viên ở mọi địa điểm. Khi nhân viên đăng nhập từ xa trên ứng dụng này, phần mềm sẽ yêu cầu nhập các thông tin như họ tên, mã nhân viên và bộ phận. Phần mềm sẽ ghi nhận tọa độ địa lý, và khoảng cách so với địa điểm đã khai báo trước đó. Các dữ liệu này sẽ được tự động đồng bộ hóa trên hệ thống để tạo bảng công.

Ngoài ra, để việc chấm công xác thực, minh bạch và rõ ràng hơn, doanh nghiệp thường yêu cầu nhân viên kết hợp thêm xác nhận khuôn mặt (Face ID).

Lợi ích của việc chấm công từ xa thông

qua ứng dụng trên điện thoại:

Đối với doanh nghiệp/HR:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư máy móc: Việc sử dụng ứng dụng trên điện thoại để chấm công từ xa giúp giảm thiểu chi phí về việc mua sắm, bảo trì và nâng cấp các thiết bị chấm công truyền thống như máy vân tay, thẻ từ.
• Tiết kiệm thời gian quản lý nhân viên: Quản lý có thể dễ dàng theo dõi và xác nhận thời gian làm việc của nhân viên từ xa một cách nhanh chóng và hiệu quả. 
• Quản lý nhân viên hiệu quả: Việc sử dụng hệ thống chấm công từ xa giúp đảm bảo sự kỷ luật trong công việc của nhân viên, bởi thông tin chấm công được ghi nhận và quản lý một cách tự động và chính xác. Điều này cũng thúc đẩy tính tiện lợi cho nhân viên, giúp họ có thể tự quản lý thời gian làm việc một cách hiệu quả hơn.

Đối với nhân viên:

• Đơn giản hóa các thủ tục hành chính: Nhân viên không cần phải tốn thời gian vào văn phòng để chấm công mỗi ngày. Thay vào đó, họ có thể thực hiện thao tác chỉ cần có kết nối internet và ứng dụng trên điện thoại. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt, giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc chính.

Lưu ý khi thực hiện chấm công từ xa

Tuy vậy, cần lưu ý rằng, để có thể kiểm soát thời gian làm việc cũng như đưa ra những báo cáo công chính xác cho nhân viên, hạn chế xảy ra sai sót, đặc biệt đối với ngành sản xuất, dịch vụ, khi ca làm thường rất biến động, nhân sự thay đổi theo ngày. Doanh nghiệp cần có một phần mềm có chức năng phân ca đa dạng, cung cấp nhiều cách thức tính công khác nhau. Nếu không, việc lập báo cáo tổng kết sẽ rất dễ xảy ra sai sót và có thể khiến nhân viên “bất mãn” khi nhận bảng công.

Giải pháp chấm công ezHR, làm một giải pháp chấm công toàn diện, tích hơn được với nhiều thiết bị và phần mềm máy chấm công từ GPS, FaceID, vân tay…Tất cả dữ liệu chấm công từ điện thoại hay từ máy chấm công cùng chuyển về cùng 1 hệ thống tính công và kết quả trên cùng 1 bảng công. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp nhiều chức năng phân ca, xử lý công linh hoạt sẽ là một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.