Onboarding không chỉ là một quy trình hành chính thông thường, mà là hành trình “nhập môn” chiến lược, định hình ấn tượng đầu tiên và đặt nền móng vững chắc cho hành trình của mỗi nhân viên mới tại công ty. Một chương trình onboarding hấp dẫn và hiệu quả được thiết kế để giúp họ tích hợp mượt mà vào văn hóa doanh nghiệp, nhanh chóng nắm bắt vai trò và trách nhiệm công việc, đồng thời cảm thấy được chào đón, công nhận và sẵn sàng đóng góp.
Việc đầu tư vào trải nghiệm ban đầu này mang lại lợi ích to lớn, không chỉ giúp tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% và nâng cao năng suất làm việc hơn 70%, mà còn giảm thiểu căng thẳng ban đầu và thúc đẩy sự gắn kết lâu dài với tổ chức.
I. Giới thiệu về Onboarding
A. Định nghĩa Onboarding Onboarding, hay còn được gọi là quy trình nhập môn hoặc hội nhập nhân sự, là một chuỗi các hoạt động được thiết kế nhằm giúp nhân viên mới thích nghi một cách mượt mà và nhanh chóng với công việc, đồng nghiệp, cũng như văn hóa của tổ chức. Quy trình này cung cấp cho nhân viên mới những kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả, đồng thời giúp họ hiểu rõ về vị trí, trách nhiệm và các quy trình liên quan trong công ty.
B. Mục tiêu của Onboarding Mục tiêu chính của quá trình onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và thích nghi với công việc mới, xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực, và gia tăng năng suất làm việc. Onboarding còn nhằm mục đích tạo ra cảm giác được chào đón, công nhận và chuẩn bị sẵn sàng cho nhân viên mới để bắt đầu công việc, từ đó giúp họ cảm thấy tự tin và có khả năng đóng góp vào tổ chức ngay từ giai đoạn ban đầu.
C. Tầm quan trọng của Onboarding Đầu tư vào trải nghiệm ban đầu của nhân viên mới có tác động mạnh mẽ đến sự hài lòng, năng suất và cam kết lâu dài của họ với tổ chức.
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên và năng suất: Nghiên cứu cho thấy các công ty có chương trình onboarding tốt có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% và năng suất lao động của nhân viên mới lên hơn 70%. Thậm chí, những tổ chức có lộ trình onboarding chuẩn hóa có thể chứng kiến năng suất của nhân viên mới cao hơn trung bình 54% và tỷ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%.
- Tiết kiệm chi phí đào tạo: Một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn, qua đó giảm thiểu và tối ưu chi phí đào tạo.
- Giảm căng thẳng ban đầu cho nhân viên mới: Bắt đầu một công việc mới có thể gây căng thẳng và bối rối. Một quy trình onboarding có cấu trúc và hấp dẫn giúp giảm thiểu sự chuyển đổi này, thiết lập kỳ vọng rõ ràng và tạo cảm giác được hỗ trợ, từ đó giảm lo lắng cho nhân viên mới.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực và gắn kết: Onboarding là cơ hội để doanh nghiệp truyền đạt các giá trị cốt lõi, quy tắc và kỳ vọng về hành vi, giúp nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa công ty nhanh hơn và có cảm giác thuộc về. Quy trình này còn giúp xây dựng mối quan hệ và mạng lưới chuyên nghiệp giữa nhân viên mới và đồng nghiệp, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự đoàn kết.
- Xác định và phát triển tiềm năng nhân sự: Onboarding cung cấp cơ hội để nhân viên mới khám phá và phát triển tiềm năng của mình thông qua việc định hướng mục tiêu sự nghiệp và cung cấp cơ hội phát triển kỹ năng, nâng cao năng lực chuyên môn.
- Củng cố thương hiệu tuyển dụng: Một chương trình onboarding tốt sẽ gửi một thông điệp tích cực về công ty, không chỉ đến nhân viên mới mà còn đến cộng đồng rộng hơn, góp phần xây dựng hình ảnh tích cực và thu hút nhân tài. Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày; onboarding hiệu quả là quy trình “chốt sales” quan trọng để giữ chân nhân viên chính thức.
II. Quy trình Onboarding hiệu quả
Một quy trình onboarding hiệu quả thường được chia thành bốn giai đoạn chính, kéo dài từ khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc đến vài tháng sau đó.
A. Giai đoạn Pre-Onboarding (Trước khi nhận việc) Đây là giai đoạn đầu tiên và vô cùng quan trọng, bắt đầu ngay sau khi ứng viên chấp nhận offer làm việc. Giai đoạn này nhằm tạo ấn tượng tích cực ban đầu và duy trì sự hứng khởi, cam kết của nhân viên mới.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất và tài liệu: Chuẩn bị sẵn chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hoặc điện thoại cá nhân. Gửi các tài liệu quan trọng như sổ tay công ty (Employee Handbook) giới thiệu lịch sử, văn hóa, chính sách, giá trị, và quy tắc ứng xử. Chuẩn bị hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên và các giấy tờ liên quan.
- Gửi thông tin chào mừng và lịch trình: Gửi email chào mừng, nhắc lại giờ làm việc và chia sẻ sơ lược về lịch trình onboarding ngày đầu tiên, bao gồm các buổi gặp gỡ, tham quan văn phòng và Happy Hour.
- Kết nối với quản lý trực tiếp và giải đáp thắc mắc: Giới thiệu người quản lý trực tiếp – người sẽ đồng hành cùng nhân viên mới. Hỏi và giải đáp các thắc mắc của nhân viên về những vấn đề nhỏ như khu vực để xe, cơm trưa, quy định trang phục. Thông báo cho các thành viên trong nhóm về sự có mặt của nhân viên mới để họ chuẩn bị tinh thần chào đón và hỗ trợ.
B. Ngày đầu tiên làm việc (Orientation) Đây là giai đoạn quan trọng nhất để tạo ấn tượng tốt cho nhân viên mới, tập trung vào việc giúp họ làm quen và trải nghiệm môi trường làm việc thực tế.
- Giới thiệu tổng quan về công ty và phòng ban: Bắt đầu bằng chuyến tham quan văn phòng, giới thiệu các bộ phận liên quan và dừng tại bộ phận làm việc để chào hỏi, làm quen với đồng nghiệp trực tiếp. Phòng nhân sự sẽ giới thiệu lịch sử, văn hóa, nội quy và sơ đồ tổ chức công ty.
- Hoàn thiện thủ tục hành chính: Giới thiệu quy chế chung của công ty bao gồm lương thưởng, phụ cấp và tiến hành ký hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ. Cung cấp tài khoản, công cụ, phần mềm hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng.
- Tạo điều kiện giao lưu, kết nối với đồng nghiệp: Tổ chức các buổi gặp gỡ không chính thức như ăn trưa nhóm, nghỉ giải lao cà phê hoặc các sự kiện xã hội sau giờ làm việc. Các trò chơi tương tác như “Truy tìm chữ ký” hoặc “Nhìn hình đoán tên” có thể thúc đẩy sự kết nối.
C. Đào tạo theo vai trò cụ thể (Role Specific Training) Giai đoạn này tập trung vào việc trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết để nhân viên mới thực hiện tốt công việc của mình.
- Kiến thức sản phẩm/dịch vụ: Cung cấp kiến thức sâu về tính năng, lợi ích và đối tượng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
- Quy trình vận hành nội bộ: Giúp nhân viên nắm vững quy trình vận hành của doanh nghiệp như quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất.
- Sử dụng công cụ và phần mềm: Đào tạo về cách sử dụng các công cụ và phần mềm cần thiết cho vai trò công việc.
- Kỹ năng mềm cần thiết: Rèn luyện các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề. Phương pháp “vừa học vừa làm” (on-the-job training) và sử dụng các công cụ tương tác, kỹ thuật số như khóa học trực tuyến, mô phỏng thực tế ảo được khuyến khích để việc học trở nên linh hoạt và dễ ghi nhớ hơn.
D. Hỗ trợ liên tục (Ongoing Support) Giai đoạn này thường kéo dài từ 2 đến 6 tháng, giúp nhân viên mới chuyển từ vai trò thử việc sang chính thức, củng cố kiến thức và phát huy thế mạnh.
- Cung cấp cơ hội học hỏi và phát triển: Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo, hội thảo, dự án để phát triển kỹ năng và kiến thức liên tục. Thảo luận về lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng và cơ hội thăng tiến.
- Hỗ trợ giải quyết khó khăn trong công việc: Quản lý và đồng nghiệp cần hỗ trợ kịp thời khi nhân viên gặp khó khăn, giúp họ giải quyết vấn đề và hoàn thành công việc hiệu quả. Việc chỉ định một người cố vấn (mentor hoặc buddy) là một giải pháp hiệu quả.
- Đánh giá hiệu suất định kỳ và định hướng phát triển: Thực hiện các buổi phản hồi 1-1 định kỳ giữa nhân viên mới và người quản lý/mentor. Đánh giá hiệu suất định kỳ giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp.
III. Các hoạt động Onboarding hấp dẫn và sáng tạo
Để quá trình onboarding trở nên thú vị và thu hút, giảm căng thẳng cho nhân viên mới, các doanh nghiệp có thể áp dụng các hoạt động sau:
- Cung cấp Welcome kit: Bao gồm sổ tay công ty giới thiệu lịch sử, văn hóa, chính sách và giá trị của tổ chức. Các món quà có thương hiệu như áo thun, cốc, hoặc sổ tay giúp tạo cảm giác thuộc về. Đặc biệt, các món đồ cá nhân hóa như bút khắc tên hoặc áo thun có tên nhân viên mới sẽ tạo ấn tượng tích cực ban đầu.
- Ghép nhân viên mới với một mentor hoặc buddy: Hệ thống này ghép nhân viên mới với một đồng nghiệp có kinh nghiệm để họ tìm đến khi cần trợ giúp hoặc giải đáp thắc mắc. Người đồng nghiệp này sẽ lên lịch kiểm tra định kỳ, giới thiệu nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm và hướng dẫn họ trong các dự án và nhiệm vụ ban đầu.
- Đặt mục tiêu SMART rõ ràng cho nhân viên mới: Hỗ trợ quản lý xây dựng một kế hoạch có cấu trúc, ghi rõ mục tiêu cụ thể, có khả năng đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART) cho 30, 60 và 90 ngày đầu tiên. Việc phản hồi thường xuyên với quản lý và phòng HR là một phần quan trọng của kế hoạch này, cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ liên tục.
- Tổ chức các sự kiện xã hội và hoạt động xây dựng đội nhóm: Lên kế hoạch các buổi gặp gỡ không chính thức như trưa nhóm, nghỉ giải lao cà phê hoặc các sự kiện xã hội sau giờ làm việc để xây dựng mối quan hệ và giúp nhân viên mới cảm thấy là một phần của đội nhóm. Tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm như các buổi học nhóm hoặc thách thức đội ngoài trời cũng có thể thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự đoàn kết. Một số công ty còn tạo chủ đề cho tuần onboarding hoặc tổ chức phòng thoát hiểm để tăng tính tương tác.
- Tạo các phiên phản hồi định kỳ: Lên lịch các buổi phản hồi 1-1 định kỳ giữa nhân viên mới và người quản lý hoặc mentor, cho phép nhân viên mới đặt câu hỏi, nhận phản hồi xây dựng và thảo luận về tiến trình. Tổ chức các buổi họp không chính thức với tất cả nhân viên mới qua một buổi gặp gỡ thoải mái để họ chia sẻ kinh nghiệm, thách thức và thành công, tạo không khí thân thiện và cơ hội học hỏi lẫn nhau. Phương pháp chơi game như “Goal Bingo” có thể làm cho các phiên phản hồi trở nên tương tác và đặt cho nhân viên mới những mục tiêu rõ ràng, thú vị.
- Tạo chương trình định hướng tương tác: Thiết kế một chương trình định hướng vượt qua những kiến thức cơ bản bằng cách kết hợp các phiên thông tin truyền thống với các hoạt động tương tác, ví dụ, biến việc giới thiệu lịch sử và giá trị của công ty thành một trò chơi trắc nghiệm hoặc một trò săn mục tiêu. Tổ chức một buổi gặp gỡ không chính thức với các thành viên khác nhau trong nhóm, bao gồm cả lãnh đạo, trong một môi trường thoải mái để tạo cơ hội xây dựng mối quan hệ bên ngoài môi trường làm việc chính thức.
- Tạo điều kiện đào tạo theo công việc cụ thể (On-the-job training): Thay vì chỉ nghe giảng hoặc xem video, hãy cho nhân viên mới tham gia vào các nhiệm vụ công việc thực tế ngay lập tức, được hướng dẫn bởi một đồng nghiệp có kinh nghiệm. Sử dụng các công cụ tương tác và kỹ thuật số như các khóa học trực tuyến bao gồm bài kiểm tra và tình huống tương tác, hoặc thậm chí là mô phỏng thực tế ảo cho các nhiệm vụ phức tạp hơn.
- Thực hiện một lịch trình “tuần đầu” chi tiết: Lập kế hoạch cho mỗi ngày trong tuần đầu tiên với các phiên quan trọng như định hướng, các mô-đun đào tạo và giới thiệu nhóm. Kết hợp các yếu tố tương tác như buổi ăn sáng nhóm hoặc buổi trưa với buddy, cùng các chuyến tham quan ngắn của các phòng ban khác. Thêm vào đó là thời gian nghỉ giải lao và một checklist về mục tiêu và nhiệm vụ trong tuần.
- Tổ chức một chuyến tham quan công ty đáng nhớ: Biến chuyến tham quan công ty thành một trải nghiệm thú vị và tương tác bằng cách áp dụng phương pháp kể chuyện. Người hướng dẫn có thể chia sẻ những câu chuyện thú vị về công ty, văn hóa và lịch sử, đồng thời kết hợp nhân viên mới vào các hoạt động nhỏ tại các điểm dừng khác nhau (ví dụ: giới thiệu nhóm nhanh, thử thách nhỏ, trình diễn thực tế).
- Tổ chức buổi “gặp gỡ các nhà điều hành”: Để làm cho buổi gặp gỡ này có tính tương tác và đáng nhớ hơn, hãy tổ chức nó như một ‘cuộc trò chuyện bên lò sưởi’ nơi nhân viên mới có thể tương tác với các nhà điều hành trong một môi trường thoải mái. Khuyến khích một cuộc trò chuyện mở nơi các nhà điều hành chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, những hiểu biết về tầm nhìn và văn hóa của công ty, và những bài học. Cho phép nhân viên mới gửi câu hỏi trước hoặc trong buổi gặp và thêm vào đó một hoạt động nhẹ nhàng như bữa trưa chung.
- Cung cấp một nền tảng tự giới thiệu cho nhân viên mới: Khuyến khích nhân viên mới tự giới thiệu thông qua email, một bài đăng trên mạng xã hội nội bộ của công ty hoặc một bài thuyết trình ngắn trong cuộc họp nhóm. Tổ chức sự kiện ‘Giới thiệu nhân viên mới’ nơi mỗi người được cấp vài phút để giới thiệu điều gì đó độc đáo về bản thân (PowerPoint ngắn, video vui nhộn, hoặc loạt ảnh) bao gồm sở thích cá nhân và hành trình chuyên nghiệp.
IV. Lưu ý và tối ưu hóa quy trình Onboarding
Để quy trình onboarding đạt hiệu quả tối đa và mang lại trải nghiệm tốt nhất, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm:
- Cá nhân hóa trải nghiệm: Thay vì áp dụng một quy trình chung, doanh nghiệp nên tạo ra trải nghiệm onboarding cá nhân hóa, phù hợp với từng vị trí công việc và nhu cầu riêng của nhân viên mới. Việc này giúp họ cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ tốt hơn.
- Tận dụng công nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), hệ thống quản lý học tập (LMS), hoặc các công cụ tự động hóa quy trình như FastWork Workflow, Base Onboard, MISA AMIS HRM, CoDX EXP có thể giúp tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình onboarding. Các công cụ này giúp giảm gánh nặng cho bộ phận nhân sự, đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và hiệu quả. Đặc biệt, checklist onboarding là một công cụ hữu ích để đảm bảo sự rõ ràng, tự tin, tuân thủ, bền vững, giảm thiểu sai sót, tạo sự an tâm, nhất quán và tăng hiệu quả cho quy trình.
- Đảm bảo tính nhất quán và minh bạch: Mỗi nhân viên mới cần được chào đón với mức độ quan tâm và chi tiết như nhau. Việc có một checklist onboarding chi tiết giúp mọi người biết rõ nhiệm vụ và thời hạn, đồng thời tạo ra một trải nghiệm nhất quán cho tất cả.
- Theo dõi và điều chỉnh dựa trên phản hồi: Quy trình onboarding không chỉ dừng lại ở việc triển khai mà cần được đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục dựa trên phản hồi từ nhân viên mới. Các công cụ khảo sát như SurveyMonkey, Google Forms có thể được sử dụng để thu thập ý kiến.
V. Kết luận
Onboarding hiệu quả là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi ích lâu dài cho cả nhân viên và tổ chức. Nó không chỉ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm, mà còn tạo cảm giác thuộc về và tăng cường cam kết với công ty.
Việc biến các thủ tục khô khan thành những trải nghiệm tương tác và thú vị thông qua các hoạt động sáng tạo, cá nhân hóa và sự hỗ trợ liên tục sẽ góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp và bền vững. Bằng cách liên tục cải thiện quy trình onboarding, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa hiệu quả và đầu tư vào sự thành công lâu dài của nhân viên cũng như tổ chức.
Phần mềm nhân sự ezHR giúp chuẩn hóa và tối ưu toàn bộ quy trình onboarding: từ quản lý hồ sơ, phân quyền thiết bị – công cụ làm việc, lập kế hoạch đào tạo, đến theo dõi mức độ hòa nhập và hiệu suất ban đầu của nhân viên. Giao diện trực quan, tự động thông báo, dễ tích hợp – tất cả đều được thiết kế để xây dựng trải nghiệm khởi đầu chuyên nghiệp và gắn kết hơn.
➡️ Khám phá tính năng Onboarding thông minh trong ezHR tại đây: Demo phần mềm miễn phí
ezHR – Khởi đầu chuyên nghiệp, giữ chân nhân tài.
Tham khảo thêm
Đào Tạo Nội Bộ: Chìa Khóa Vàng Nâng Tầm Doanh Nghiệp Thời Đại Mới
Giữ chân nhân tài bằng đào tạo: Chiến lược quyền lực mềm trong thời đại nhảy việc
Hệ thống kiểm soát truy cập (Access Control System – ACS): Khái niệm, vai trò và ứng dụng chuyên sâu
