Trí tuệ nhân tạo (AI) đã tiến hóa vượt ra ngoài tự động hóa cơ bản, và Tác nhân AI (Agentic AI) đang nổi lên như một công nghệ then chốt, hứa hẹn một kỷ nguyên mới về quản lý lực lượng lao động thông minh và thích ứng.
Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, cơ chế hoạt động, lợi ích, các trường hợp sử dụng, và những thực tiễn tốt nhất để triển khai Tác nhân AI trong lĩnh vực Nguồn nhân lực (HR).
Tác nhân AI là gì?
Tác nhân AI (Agentic AI) là một dạng trí tuệ nhân tạo có khả năng hành động với “tính chủ động” (agency). Điều này có nghĩa là hệ thống không chỉ đơn thuần phản hồi các lệnh đầu vào mà còn có thể xác định mục tiêu, đưa ra quyết định, chủ động thực hiện các bước và học hỏi từ kết quả để đạt được các mục tiêu đó một cách tự động.
Tác nhân AI sử dụng các kỹ thuật xử lý ngôn ngữ tự nhiên tiên tiến của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để phản hồi đầu vào của người dùng, tự động thực hiện các quy trình làm việc liên quan đến HR và thực hiện phân tích dữ liệu theo thời gian thực.
Sự khác biệt so với các loại AI khác:
- Generative AI (AI tạo sinh) tập trung vào việc tạo ra nội dung như văn bản, hình ảnh hoặc mã. Mặc dù nó có thể hiểu ngữ cảnh cục bộ trong một phiên làm việc, nhưng thường cần các lời nhắc từ con người để hoạt động và không được xây dựng để tự mình hành động hay đưa ra quyết định độc lập.
- Robotic Process Automation (RPA) tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc. Nó cứng nhắc, không thể xử lý sự không chắc chắn hoặc thích ứng với các tình huống mới, và cần cập nhật thủ công cho mọi thay đổi.
- Tác nhân AI kết hợp khả năng ra quyết định, nhận thức ngữ cảnh và khả năng thích ứng. Nó vượt ra ngoài việc thực thi tác vụ đơn thuần để khởi xướng hành động phù hợp với các mục tiêu rộng hơn, hoạt động như một cộng tác viên đáng tin cậy: theo dõi ngữ cảnh, phát hiện cơ hội và chỉ yêu cầu sự can thiệp của con người khi cần.
Sự tiến hóa của AI từ các hệ thống dựa trên quy tắc đơn giản đến các mô hình học máy, AI tạo sinh và giờ đây là Tác nhân AI, cho thấy một con đường ổn định hướng tới các khả năng ngày càng tăng – và sự phát triển đó vẫn còn tiếp diễn. Gartner® dự đoán rằng đến năm 2028, một phần ba các giải pháp phần mềm doanh nghiệp sẽ bao gồm Tác nhân AI, chiếm đến 15% các quyết định hàng ngày tự động.
Cơ chế hoạt động của Tác nhân AI
Các hệ thống Tác nhân AI hiện đại thường hoạt động thông qua một vòng lặp liên tục gồm “lập kế hoạch – hành động – học hỏi” (plan-act-learn).
- Lập kế hoạch (Plan): Đặc điểm khởi đầu của Tác nhân AI là khả năng hiểu và đặt ra các mục tiêu cụ thể, hoặc suy luận từ dữ liệu, ngữ cảnh và các nhiệm vụ trước đó. Sau khi xác định mục tiêu, Tác nhân AI sẽ phân tích dữ liệu đầu vào, chia nhỏ mục tiêu thành các bước cụ thể và ưu tiên hành động.
- Hành động (Act): AI chủ động thực hiện các hành động đã được lập kế hoạch. Nhờ khả năng tích hợp API, dữ liệu và các nền tảng phần mềm, Tác nhân AI có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ đồng thời.
- Học hỏi (Learn): Tác nhân AI theo dõi kết quả của từng hành động, đánh giá hiệu suất, và liên tục tự tối ưu hóa và học hỏi. Nó có thể tự đánh giá, rút kinh nghiệm và thay đổi hành vi cho lần sau mà không cần sự can thiệp của lập trình viên. Điều này giúp nó cải thiện kết quả theo thời gian.
Tác nhân AI được thiết kế để làm việc liên tục với các hệ thống hiện có, tích hợp liền mạch với các nền tảng quản lý nguồn nhân lực (HCM), phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), công cụ giao tiếp và tạo phiếu yêu cầu, thư mục hoặc các hệ thống HR khác.
Lợi ích của việc ứng dụng Tác nhân AI trong HR
Việc tích hợp Tác nhân AI vào phòng HR mang lại nhiều lợi ích đan xen, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Tác nhân AI cung cấp quyền truy cập tức thì vào thông tin liên quan đến HR được cá nhân hóa, giảm thời gian chờ đợi và cải thiện độ chính xác phản hồi. Các chương trình học tập và phát triển cá nhân hóa do AI điều khiển cũng giúp nhân viên phát triển sự nghiệp, dẫn đến sự hài lòng công việc cao hơn.
- Cải thiện ra quyết định chuyên sâu: Các bộ phận HR nhận được lượng lớn thông tin cụ thể về ứng viên, nhân viên và hiệu suất. Tác nhân AI có thể giúp thu thập các chỉ số và điểm dữ liệu, hỗ trợ các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược tuyển dụng, thăng chức và giữ chân nhân tài.
- Tăng năng suất: Tác nhân AI tự động hóa các tác vụ HR lặp đi lặp lại như xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi và sàng lọc ứng viên, giúp các chuyên gia HR tập trung vào các vai trò có giá trị cao hơn và mang tính con người hơn. Theo nghiên cứu nội bộ của IBM Consulting, khi nhân viên áp dụng các tùy chọn tự phục vụ cho các tác vụ thường xuyên và các tác vụ HR thủ công được giảm bớt, công suất tăng lên trên toàn doanh nghiệp có thể mang lại tiết kiệm từ 50% đến 60% chi phí cung cấp dịch vụ HR.
- Giảm chi phí vận hành: Tự động hóa các quy trình HR giúp giảm chi phí hành chính bằng cách giảm thiểu nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, giấy tờ và các tác vụ tốn thời gian khác. Hiệu quả do AI điều khiển dẫn đến tiết kiệm chi phí trong tuyển dụng, quy trình giới thiệu và các hoạt động HR khác.
- Khả năng mở rộng (Scalability): Tác nhân AI cho phép các bộ phận HR xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng mà không cần thêm tài nguyên. Cho dù một công ty đang phát triển hay quản lý một lực lượng lao động lớn, Tác nhân AI có khả năng mở rộng ngay lập tức, cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho các doanh nghiệp lớn và toàn cầu. Các tổ chức sử dụng Tác nhân AI có thể giảm thời gian tuyển dụng lên đến 10 lần, cắt giảm chi phí HR và cải thiện độ chính xác tuyển dụng khi hệ thống học hỏi từ sự xác nhận của con người.
Các trường hợp sử dụng chính của Tác nhân AI trong HR
Tác nhân AI có thể hỗ trợ mọi phần của vòng đời nhân tài, từ tuyển dụng đến giữ chân, từ lập kế hoạch đến thực thi.
- Tuyển dụng và tìm kiếm nhân tài (Talent Acquisition): Tác nhân AI có thể sàng lọc các nhóm ứng viên lớn, lên lịch phỏng vấn, hỗ trợ đánh giá ứng viên và sử dụng AI tạo sinh để giao tiếp với các ứng viên tiềm năng. Ví dụ, công cụ Hiring Assistant của LinkedIn tự động hóa tới 80% quy trình tuyển dụng, tăng năng suất của nhà tuyển dụng và chất lượng ứng viên. Paradox đã giúp Chipotle giảm 75% thời gian tuyển dụng.
- Giới thiệu và đào tạo (Onboarding and Training): Tác nhân AI tạo điều kiện cho quá trình giới thiệu nhân viên diễn ra suôn sẻ bằng cách tự động hóa xác minh tài liệu, kiểm tra trước khi tuyển dụng và gửi yêu cầu IT. Chúng cũng cá nhân hóa chương trình đào tạo và quản lý việc tạo hồ sơ người dùng.
- Quản lý hiệu suất (Performance Management): Tác nhân AI có khả năng tạo mục tiêu khả thi và kế hoạch phát triển sự nghiệp cho nhân viên, đề xuất các vị trí nội bộ tiềm năng và tóm tắt các cơ hội phát triển kỹ năng. Chúng cũng có thể cung cấp phản hồi theo thời gian thực và phân tích năng suất của nhân viên.
- Quản lý và hành chính HR (HR Management and Administration): Tác nhân AI tự động hóa nhiều tác vụ hệ thống HR như xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi, lập lịch, tóm tắt phỏng vấn và giám sát tuân thủ. Các cổng tự phục vụ AI cho phép nhân viên truy cập thông tin và gửi yêu cầu mà không cần sự can thiệp của con người, giảm chi phí hành chính. IBM’s AskHR tool giải quyết 10,1 triệu lượt tương tác mỗi năm, tiết kiệm 50.000 giờ và 5 triệu USD mỗi năm.
- Gắn kết và giữ chân nhân viên (Employee Engagement and Retention): Tác nhân AI có thể chủ động giải quyết nhu cầu của nhân viên trước khi chúng phát sinh, giúp cải thiện văn hóa nơi làm việc và giảm xích mích trong tổ chức.
- Phân tích HR và lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược (HR Analytics and Strategic Workforce Planning): Tác nhân AI có thể tiếp nhận dữ liệu lực lượng lao động, kinh doanh và thị trường để tự động chạy các kịch bản lập kế hoạch lực lượng lao động, xây dựng dự báo kỹ năng và phát hiện các lỗ hổng trong chiến lược nhân tài.
Thực tiễn tốt nhất và các cân nhắc khi triển khai Tác nhân AI
Việc triển khai Tác nhân AI đòi hỏi một chiến lược cẩn thận để tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro.
- Kết hợp AI với sự giám sát của con người (Human-in-the-loop): Mặc dù Tác nhân AI có khả năng thực hiện các tác vụ phức tạp một cách tự động, công nghệ này nên nâng cao chứ không phải thay thế việc ra quyết định của con người. Các tổ chức thành công thiết lập các giao thức để con người xem xét các đề xuất do AI tạo ra, đặc biệt đối với các chức năng HR nhạy cảm như tuyển dụng, thăng chức và đánh giá hiệu suất.
- Tập trung vào quản lý thay đổi và nâng cao kỹ năng cho nhân viên: Việc triển khai Tác nhân AI thường bộc lộ khoảng cách về kỹ năng. Các tổ chức thành công dành nỗ lực đáng kể vào đào tạo và chiến lược quản lý thay đổi để giúp nhân viên làm việc hiệu quả cùng với các tác nhân AI.
- Kết nối AI với nhiều ứng dụng và bộ dữ liệu: AI hoạt động hiệu quả hơn khi được kết nối với các hệ thống và quy trình làm việc quen thuộc của nhân viên. Việc tích hợp AI với một bộ đa dạng các hệ thống quản lý HR, công cụ giao tiếp và cơ sở dữ liệu bên ngoài là rất quan trọng để tối đa hóa hiệu quả của chúng.
- Tái thiết kế mô hình vận hành doanh nghiệp: Thay vì triển khai AI ngẫu nhiên để thay thế một nỗ lực thủ công duy nhất, việc thiết kế lại các quy trình làm việc của phòng ban để bổ trợ cho khả năng của AI thường mang lại giá trị lớn hơn.
- Đảm bảo tuân thủ đạo đức và pháp lý: Các quyết định của Tác nhân AI có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp, sinh kế và tương lai của con người, do đó, sự tuân thủ, minh bạch và đạo đức phải được tích hợp vào mọi bước. Điều này bao gồm việc giảm thiểu sai lệch trong các mô hình AI, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, và tuân thủ các quy định như GDPR và Đạo luật AI của EU. Các hệ thống cần được kiểm toán định kỳ bởi bên thứ ba độc lập để đánh giá tiềm năng sai lệch và xác nhận tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu.
Kết luận
Tác nhân AI đang định hình lại các chức năng HR bằng cách tự động hóa các tác vụ thường xuyên và tạo điều kiện cho việc ra quyết định chiến lược. Đối với các giám đốc HR (CHRO), việc áp dụng công nghệ này đồng nghĩa với việc mở khóa các cấp độ hiệu quả, sự gắn kết và hiệu suất kinh doanh mới. Tương lai của HR sẽ là sự hợp tác chặt chẽ giữa con người và AI, nơi các chuyên gia HR có thể tập trung vào các sáng kiến chiến lược, xây dựng mối quan hệ và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
AI là xu hướng – nhưng con người vẫn là trung tâm
Trong kỷ nguyên AI, công nghệ đang giúp HR tự động hóa những tác vụ phức tạp, tối ưu hóa hiệu suất và phân tích dữ liệu thông minh. Tuy nhiên, yếu tố con người vẫn đóng vai trò cốt lõi trong việc xây dựng văn hóa, tạo sự gắn kết và định hướng chiến lược.
ezHR kết hợp sức mạnh của AI và tự động hóa với khả năng quản trị nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối đa mà không đánh mất tính nhân văn.
👉 Khám phá cách ezHR giúp bạn cân bằng công nghệ và con người:
Trải nghiệm ezHR ngay hôm nay
Tham khảo thêm
Hệ Thống Lương 3P: Chìa Khóa Quản Trị Nhân Sự Hiện Đại Hay “Con Dao Hai Lưỡi”?
Thúc Đẩy Động Lực Làm Việc Của Nhân Viên: 10 Cách Hiệu Quả
Chấm công hộ (Buddy Punching): Khái niệm và 6 Chiến Lược Phòng Ngừa Hiệu Quả
Hacking sinh trắc học: Nhận diện rủi ro và tăng cường phòng thủ trong kỷ nguyên số
